Одним із ваших найважливіших завдань як роботодавця є ведення обліку заробітної плати та пільг працівників, а також податків із заробітної плати, сплачених вашим підприємством та вашими працівниками. Ці записи вимагають федеральні установи та органи штату. Документи про заробітну плату та податок на заробітну плату необхідні з різних причин.
Чому роботодавці повинні вести облік заробітної плати
І федеральні, і державні органи вимагають від роботодавців вести облік заробітної плати працівників і податків із заробітної плати.
Ви повинні вести записи з кількома цілями:
- Для заповнення фінансової звітності вашої компанії необхідні точні записи, податкові декларації, а також звітує перед працівниками та державними органами.
- Федеральні, державні та місцеві органи можуть проводити аудит вашого бізнесу та перевіряти записи ваших працівників у будь-який час без попередження.
- Якщо працівник має скаргу або подає позов проти вашої компанії, чим повніші ваші записи, тим краще ви зможете захистити себе.
Ще одна причина вести облік заробітної плати співробітникам — це дозволити їм переглядати свої файли. Ви повинні надати їм доступ до цих документів відповідно до вимог закони в 22 штатах.
Які записи про заробітну плату повинні вести роботодавці?
Федеральні агентства мають різні вимоги до того, яку платіжну відомість зберігати та як довго. Дивись нижче:
| Федеральне агентство | Тип документів | Як довго зберігати |
| кафедра праці | Оплата записів для підтримки мінімальної заробітної плати, понаднормової роботи тощо | 3 роки для більшості, 2 роки для розрахунків та графіків заробітної плати |
| IRS | Форми заробітної плати та вся інформація про виплати та виплати | 4 роки на податки з працевлаштування |
| Пенсійні плани | Інформація про учасника плану та бенефіціара | Поки план діє і виплачує допомогу |
| EEOC | Всі особисті та трудові книжки | 1 рік для поточних працівників або 1 рік після звільнення |
| ADEA | Облік заробітної плати та записи про учасників пенсійного плану | 3 роки; під час дії плану виплат і через рік після його закінчення |
Вимоги до діловодства Закону про справедливі стандарти праці
Міністерство праці вимагає, щоб підприємства вели записи про зарплату та іншу документацію працівників, щоб підтвердити, що вони дотримуються Закон про справедливі трудові норми положення про мінімальну заробітну плату, понаднормову роботу, рівну оплату праці та дитячу працю.
Записи можна вести в будь-якій формі, в тому числі в електронному вигляді. Для всіх працівників, які не звільняються від оподаткування та тих, на яких поширюються вимоги щодо мінімальної заробітної плати, ви повинні зберігати:
- Персональна інформація
- Оплата праці, включаючи оплату понаднормової роботи
- Уся інформація, яка використовується для розрахунку валової та чистої заробітної плати, включаючи утримання та відрахування.
Ви повинні зберігати більшість записів принаймні три роки, але деякі розрахунки та графіки потрібно зберігати лише протягом двох років.
Записи, необхідні для працівників, звільнених від оподаткування, відрізняються від записів для працівників, які не звільнені від оподаткування, і спеціальна інформація потрібна для домашніх працівників, для працівники, які працюють за незвичайними умовами оплати праці, працівники, яким надається житло чи інші зручності, а також працівники, які отримують відшкодування освіти. Якщо хтось із ваших працівників підпадає під ці категорії, проконсультуйтеся з адвокатом.
Вимоги до звітів IRS
Служба внутрішніх доходів (IRS) вимагає, щоб ви зберігали всі записи про заробітну плату для всіх поточних працівників протягом щонайменше чотирьох років для цілей оподаткування працевлаштування. Для всіх працівників зберігайте всі форми, що стосуються заробітної плати та податків із заробітної плати, включаючи поточну форму W-4 працівника для цілей утримання.
Ваші записи повинні містити:
- Ваш податковий номер (EIN)
- Суми та дати всіх виплат заробітної плати, ануїтету та пенсії
- Суми чайових, про які повідомляють вам працівники, і записи про всі виділені чайові
- Справедлива ринкова вартість виплаченої натуральної заробітної плати
- Ім’я, адреси, соціальні номери та професії працівників і одержувачів
- Дати прийому на роботу кожного працівника
- Періоди, коли працівники та одержувачі отримували заробітну плату за час відсутності через хворобу або травму, а також розмір і щотижня розмір платежів, які ви або сторонні платники зробили їм (щодо компенсації працівникам або страхування на випадок непрацездатності, для приклад)
- Записи про виплати працівникам та відшкодування витрат, надані працівникам, включаючи обґрунтування (докази)
- Документація будь-яких кредитів, на які претендує ваш бізнес (для податкові пільги на сімейну відпустку або податкові пільги на можливість роботи)
- Документально підтверджена сума будь-якої частки роботодавця або працівника податок на соціальне страхування що ви відстрочили та сплатили
Вимоги до пенсійного плану
Якщо ваша компанія має пенсійний план, ви повинні тримати свої книги та записи доступними для перегляду податковою службою та відповідати на запитання учасників. Зберігайте ці записи, доки не буде виплачено всі виплати та не пройде достатньо часу, щоб план не перевірявся. Оскільки пенсійні плани можуть виплачувати виплати десятиліттями, вам доведеться зберігати всі записи необмежений час.
Окрім усіх планових документів, для кожного учасника та бенефіціара зберігайте:
- Залишки на рахунках
- Внески та заробітки
- Документи та інформація про кредит
- Дані про компенсацію
- Заяви та записи учасників
Вимоги до ведення документації EEOC та ADEA
Комісія з рівних можливостей працевлаштування (EEOC) вимагає, щоб роботодавці зберігали всі особисті та трудові записи протягом року. Якщо працівника звільняють або звільняють, його облікові записи повинні зберігатися протягом року з дня звільнення.
Закон про дискримінацію за віком у працевлаштуванні (ADEA) вимагає, щоб роботодавці вели облікові записи про заробітну плату протягом трьох років. Якщо ваша компанія має план пільг, ви повинні вести записи про учасників плану та файли про письмовий стаж або системи заслуг, поки план діє та щонайменше через рік після його закінчення.
Інші форми нарахування заробітної плати, які ви повинні зберігати
Окрім відомостей про зарплату, ви повинні зберігати кілька інших документів для кожного працівника.
- Копія будь-якої форми, на якій працівник дозволив відрахування із заробітної плати, включно з пільгами та спеціальними відрахуваннями, такими як United Way або внески в пенсійний план. Ви повинні мати письмову згоду на будь-які відрахування із заробітної плати працівника, за винятком податків FICA та прикраси.
- Копія оригінальної форми заяви працівника та будь-яких підтверджуючих документів, таких як резюме або стенограми.
Якщо ви не знаєте, які записи зберігати та як довго, найкраще зберігати кожну платіжну відомість і записи про персонал щодо всіх працівників і звільнених працівників якомога довше. Деякі записи, як-от документи пенсійного плану, потрібно зберігати необмежений час.
