Теми для розмови – це як шпаргалка для тих, хто спілкується від імені компанії, організації, політика чи навіть себе. Вони забезпечують швидкий і простий спосіб залишатися в курсі, не відхилятися від теми, а також забезпечити послідовність спілкування в усій групі, яку представляють.
Їх часто використовують як вихідний матеріал для листів, прес-релізів, промов, дебатів тощо. Теми для розмови є внутрішньою комунікацією та не передані цільовій аудиторії.
Що включити
У певному сенсі теми для розмови схожі на план, але вони не такі щільні. Співробітники зв’язку, які використовують їх для виступів, дебатів або інтерв’ю в прямому ефірі, повинні мати можливість швидко посилатися на них. Теми для розмови, призначені для керівництва письмовими повідомленнями, такими як прес-релізи, можуть бути дещо детальнішими.
Найширші пункти, як правило, будуть темами, які потрібно розглянути. Наприклад, хтось бере інтерв’ю на телебаченні, можливо, захоче торкнутися двох або трьох тем, які мають особливе значення для організації, яку він або вона представляє. Теми розмови служать нагадуванням про те, щоб якомога більше спрямовувати розмову на ці теми. Тоді як хтось, хто виступає від імені організації, повинен мати можливість говорити про перелічені теми розумно й ретельно, теми для обговорення можуть також включати деталі чи статистичні дані, які не є такими легко запам'ятовується.
Для будь-кого, хто веде камеру чи виступає перед аудиторією, теми для розмови не повинні займати більше однієї сторінки, щоб на них було легко та швидко посилатися. Вони можуть навіть поміститися на щось не більше ніж картка.
Ефективні теми для розмови
Під час написання своїх тез для розмови важливо мати на увазі кілька ключових деталей, які допоможуть вам якнайкраще підготувати себе чи інших до передачі вашого повідомлення:
- Пріоритети: Єдине, що, перш за все, ви хочете, щоб ваша аудиторія зацікавила ваше повідомлення, має бути вашим найвищим пріоритетом і головним у списку ваших тез для розмови. З цього моменту розставте за порядком пріоритети того, що ви хочете розглянути, але зрозумійте, що якість вашого повідомлення зазвичай важливіша за кількість питань, які розглядаються. Тож ви можете не дійти до всього, що зазначено у ваших точках для розмови, але якщо ви звернулися до свого верхнього ретельно визначив пріоритети, а також торкнувся двох або трьох інших пріоритетів, які можна розглянути успішний. І ваша аудиторія з більшою ймовірністю запам’ятає одну-дві ретельно висвітлені теми, ніж дюжину замовчених тем.
- Приготувати: Теми для розмови корисні лише тоді, коли ті, хто їх використовує, уже знають деталі повідомлення, яке потрібно передати. Перш ніж навіть перейти до етапу написання тез для розмови, переконайтеся, що ви та інші, хто буде передавати повідомлення, добре ознайомлені з деталями. Теми для розмови служать нагадуванням і висвітлюють деякі конкретні деталі, які, можливо, потрібно прочитати. Ніхто не повинен покладатися на тез для розмови щодо ширини та глибини.
- Попереднє вилучення: Особливо під час інтерв’ю чи дебатів, коли тих, хто говорить, запитуватимуть про їхні повідомлення, важливо передбачити, якими будуть ці запитання. Наприклад, він представляє статистику чи інші дані, і ви очікуєте, що вас чи оратора, якого ви готуєте, запитають достовірність вашого джерела, будьте готові захищати своє джерело та включити кілька слів у тезу для розмови, щоб служити a нагадування.
- Зосередьтеся на фактах: Професійні комунікатори повинні знати, як бути привабливими без тез для обговорення, але щоб повідомлення було таким, що запам’ятовується та було ефективним, воно потребує змісту, а це означає факти. Знайте, якими фактами ви хочете поділитися зі своєю аудиторією, і будьте готові пояснити своїй аудиторії, як ці факти впливають на неї. Ваші теми для розмови нагадують вам про факти, якими ви повинні поділитися.
- Будьте прямими: Навіть якщо ваше повідомлення є негативним, перейдіть прямо до суті та прийміть те, що ви говорите. Якщо ви ділитеся поганими новинами, ваші теми для розмови також повинні містити нагадування про те, як ви реагуєте на негативну ситуацію та працюєте над тим, щоб її покращити. Якщо ви чесно розкажете про погані новини та поділитеся планом їх вирішення, ваша аудиторія, швидше за все, сприйматиме вас як людину, яка вирішує проблеми. Якщо ви ходите навколо даху або намагаєтеся прикрасити ситуацію, ваша аудиторія, швидше за все, сприйматиме вас як людину, яка не заслуговує на довіру.
Чого слід уникати
Так само, як є речі, які слід включати в розмову, існують також речі, від яких слід уникати:
- Довжина: Ти не написання промови. Якщо вам потрібно покладатися на свої доповіді, щоб допомогти сформулювати речення та абзаци, ви ще недостатньо підготовлені навіть до написання тез для розмови. Тим, хто використовує теми для розмови, просто потрібно мати можливість швидко поглянути на аркуш або картку, щоб нагадати собі про теми для обговорення або деталі фактів для цитування.
- Повні речення: Кожна точка має бути не більше ніж словом або короткою фразою — достатньо, щоб пробудити пам’ять оратора. Якщо це число або інша частина даних, слід включити не більше, ніж фактичну цифру та позначку з одного або двох слів для цих даних.
- Надмірне використання жирного шрифту, підкреслення, використання курсиву тощо: Для тих, хто просто швидко переглядає сторінку, ці спроби виділити інформацію є нічим іншим, як шумом і часто відволікають увагу. Якщо ви добре розставляєте пріоритети та зберігаєте речі короткими та простими, не потрібно буде додавати багато додаткового виділення.
