Чому певним менеджерам проектів вдається реалізувати свої проекти вчасно, в рамках бюджету та із задоволеними клієнтами, тоді як іншим це важко? Давайте розглянемо десять звичок, якими поділяються дуже успішні керівники проектів, щоб дізнатися.
Ці звички знову і знову згадуються під час оцінювання ефективності та в оглядах наприкінці проекту, де клієнт, команда чи спонсор пропонують відгук керівнику проекту.
Вам не обов’язково мати десятирічний досвід, щоб щоразу досягати успіху. Змінивши свої звички та вдосконаливши свої навички, ви можете суттєво підвищити шанси на успіх вашого проекту, а також зменшити стресовий час на роботі.
#1. Використання правильної команди
Найефективніший і успішний керівники проектів знати можливості членів своєї команди. Це означає, що вони можуть розподілити потрібну роботу потрібним людям.
Використання неправильного ресурсу для виконання завдання може призвести до того, що воно займе більше часу або буде погано виконано. Це допомагає знати сильні та слабкі сторони людей, які працюють з вами, щоб ви могли якнайкраще розподілити їх над проектними завданнями.
#2. Управління проблемами проекту
Усі проекти час від часу стикаються з проблемами. Успішні керівники проектів не дозволяють цьому хвилюватися. Вони знають процеси управління проблемами, а також знають, як найкраще вирішувати проблеми в міру їх виникнення.
Ви теж можете це зробити. Коли ви знаєте, як оцінювати проблему проекту, ви побачите, що керування проблемами стане легкою звичкою, яку легко включити у свій щотижневий розпорядок. Виділіть трохи часу, щоб проаналізувати свій журнал випусків кожного тижня, і незабаром ви переконаєтеся, що легко залишатися в курсі вирішення проблем.
#3. Боротьба зі змінами
Проекти покликані змінювати речі, але такі зміни відбуваються з іншими людьми. Важче керувати змінами, які стосуються безпосередньо команди проекту, порушуючи детальний графік проекту та створюючи нову роботу та цілу купу оновлень документації.
Успішні менеджери проектів мають процес управління змінами, якого вони дотримуються. Виконання певних кроків полегшує перетворення будь-якої дії на звичку, оскільки вона структурована та повторюється.
Процес управління змінами виглядає так:
- Отримати інформацію про зміну
- Оцініть зміни
- Визначте, скільки роботи доведеться виконати, щоб виконати зміни
- Підготуйте рекомендацію щодо того, чи варто йти далі
Коли ви підготуєте рекомендацію, попросіть свого спонсора отримати від нього рішення про те, чи слід вам включати зміни чи ні. Ви можете самостійно схвалити деякі невеликі зміни, якщо вони належать до ваших повноважень і повноважень. Успішні менеджери проектів знають, що впоратися зі змінами є частиною роботи, і вони мають план, як впоратися з ними, коли вони виникають.
#4. Управління витратами проекту
Цілком ймовірно, що ваш проект потребуватиме витрат, навіть якщо ви не маєте повного контролю над бюджетом. Можливість керувати фінансовими елементами, які ви контролюєте, має стати звичкою. Якщо ви не підходите до цього регулярно й регулярно, ви побачите, що робота стає настільки великою, що її неможливо виконувати добре.
Фантастичні менеджери проектів залишаються в курсі витрат завдяки системам файлів, які працюють для рахунків-фактур, цінових пропозицій і кошторисів. Візьміть у звичку використовувати програмне забезпечення для складання бюджету (навіть якщо це просто електронна таблиця).
Ви не можете керувати витратами на проект, доки не сформуєте план витрат. Дізнайтеся, як створити a бюджет проекту так що ви можете почати.
#5. Командоутворення
Команда проекту може не працювати безпосередньо на вас. Отже, чому формування команди є частиною звичок успішних менеджерів проектів? Це тому, що вам потрібно, щоб ваша команда ефективно працювала разом, і вам потрібно, щоб люди, залучені до проекту, швидко дійшли до точки довіри один до одного. Ви отримуєте це, будуючи команду. Слідкуйте за ситуаціями, коли ваша команда розпадається. Зокрема, неприйнятною є агресивна поведінка.
#6. Розуміння процесів
Шоста звичка дуже успішних менеджерів проектів полягає в тому, що вони розуміють процеси, які існують у сфері їх контролю. Це означає, що вони знають, яких робочих процедур потрібно дотримуватися. Вони не витрачають час на те, як написати бізнес-кейс, тому що вони знають, що для цього існує процедура, і вони можуть слідувати їй.
Найуспішніші менеджери проектів не є рабами процесу. Вони знають, коли правильно слідувати процесу. Вони знають, коли краще трохи змінити його, щоб полегшити завдання для всіх. Прикладом цього може бути усунення бюрократії з невеликого проекту шляхом відповідного адаптування процесів.
#7. Оновлення розкладу
Графіки проектів не можна залишати напризволяще. Найуспішніші керівники проектів візьмуть за звичку регулярно перевіряти точність своїх розкладів і оновлювати їх.
Є багато способів відстежувати прогрес вашого проекту. Найголовніше, щоб ви це робили. Якщо вам важко освоїти цю звичку, то раз на тиждень записуйте в щоденник коротку зустріч із собою та своїм розкладом. Використовуйте один і той самий час щотижня та виділіть 30 хвилин, щоб переглянути, де ви знаходитесь і де вам потрібно бути. Внесіть необхідні зміни, повідомте про це команді та продовжуйте проект.
Якщо ваші зміни в розкладі впливають на дату завершення проекту або на дату доставки основного проекту віхи, потім поговоріть зі своїм спонсором. Ви не повинні змінювати основи свого базового плану без офіційного затвердження.
#8. Управління ризиками проекту
Знаючи, що включити до свого реєстр ризиків це одне, але звичайний перегляд і реагування на ризики, які виникають, це щось інше. Недостатньо використати початок свого проекту, щоб визначити ризики, а потім не думати про них знову. Управління ризиками має бути частиною ваших проектних звичок тому що без цього ви побачите, що ризики перетворюються на проблеми та створюють проблеми для вас.
Це ще одна сфера, де можуть допомогти стандартні процеси та бронювання звичайного місця для аналізу ризиків. Ви можете включити це як частину зустрічей вашої команди. Візьміть за звичку аналізувати ризики разом із командою, закривайте ті, які більше не становлять загрози, і плануйте дії щодо тих, які ви хочете зменшити.
#9. Відстеження часу
Керівники проектів знають багато про що управління часом проекту, але це, як правило, у сфері розкладу та планування. Ми говоримо про більш регулярний щоденний відлік часу. Ми говоримо про табелі обліку робочого часу.
Проектні команди часто не надто зацікавлені у використанні табелів, якщо вони не робили цього раніше. У багатьох програмних інструментах управління проектами передбачено відстеження часу. Це може полегшити перехід на відстеження часу в команді.
Незалежно від того, відстежуєте ви час своєї команди (це рекомендовано), важливо знати, куди йде ваш власний час за день. Ви повинні взяти за звичку записувати, як ви проводите свій час. Це допоможе вам зрозуміти, чи витрачаєте ви час на першочергові завдання проекту. Ви можете подумати, що ви є, але чи є ви? Табель або форма обліку робочого часу допоможе, навіть якщо це буде лише погодинний журнал у блокноті.
#10. Внесення змін у бізнес
Нарешті, звичка, яка робить менеджерів проектів найуспішнішими, — це їх здатність прирівнювати результати проекту до бізнес-результатів. Якщо користувачі не користуються вашим продуктом або програмне забезпечення швидко застаріває, або клієнти не такі вражені, як ви, тоді ваш проект був марною тратою часу.
Найуспішніші проектні команди переконані, що вони знають, яких бізнес-результатів вони прагнуть. Вони розробляють рішення, яке забезпечує ці зміни в бізнесі стабільним способом. Те, що вони забезпечують після завершення проекту, повністю використовується та повністю приймається клієнтом. Це успіх, тому що він був створений для досягнення успіху з самого початку.
Розуміння бізнес-цілей є ключовим критерієм для будь-якого керівника проекту, який хоче вплинути на клієнтів і зацікавлені сторони. Якщо ви можете показати, що зробили щось цінне, тоді легко продемонструвати свій вплив і цінність, яку ви приносите компанії.
Візьміть за звичку запитувати зацікавлених сторін, яку цінність для бізнесу вони очікують і як вони хочуть використати те, що їм надає ваш проект. Поговоріть з ними про те, як вони визначають успіх. Ви можете перетворити це в повторюваний процес на початку кожного проекту.
