Статут проекту формально описує проект в організації. Він охоплює масштаби досягнень проекту, а також залучених людей, основні етапи, бюджет і можливі ризики. Багато організацій вважають цей документ важливою частиною планування проекту, хоча це не так те саме, що й план проекту, оскільки він не вникає в деталі окремих завдань у межах демонструвати.
Ефективний статут проекту може виконувати наступне:
- Окресліть обсяг і цілі проекту
- Переконайтеся, що спонсори проекту та всі зацікавлені сторони узгоджені щодо проекту
- Будьте чітким, єдиним посиланням для всіх, хто бере участь у проекті
- Допоможіть спонсорам проекту отримати схвалення зацікавлених сторін, коли бай-ін все ще потрібен
Статути проекту можуть відрізнятися залежно від типу проекту та організації, але основні елементи зазвичай включають історію проекту, зацікавлених сторін, бюджет, ризики, етапи,
Передумови проекту
Перший розділ статуту проекту містить основні відомості, такі як назва проекту, спонсори та керівник проекту, а також дата підготовки документа.
У цьому розділі також пояснюється мета проекту. Ви можете послатися на бізнес-кейс або контракт, який є рушієм проекту, або просто пояснити, чому це важливо для організації. Слід розглянути, чому було розпочато цей проект: чи вирішує він проблему для бізнесу? Чи стосується це нової тенденції? Чи підтримує це загальний стратегічний напрямок компанії?
Зацікавлені сторони
Це окреслить людей і відділи, які беруть участь у проекті. Він не буде вникати в суть кожного завдання в проекті, натомість визнає загальні ролі та участь. Наприклад, ви можете вказати головних спонсорів проекту, головних менеджерів проекту, членів команди, будь-яких сторонніх працівників або партнерів і клієнтів, якщо це можливо. У великих проектах можуть не перераховуватися всі залучені особи, натомість може бути зазначено керівник відділу для певного аспекту проекту.
Цілі
Тут ви відповідаєте на запитання: «Як ми дізнаємося, що ми закінчимо?» Він включає в себе те, що ви очікуєте від проекту, і як ви дізнаєтесь, чи досягли ви цього. Наприклад, у проекті із запуску системи обліку робочого часу для всіх відділів мета може бути такою: «Усі команди використовуватимуть систему обліку робочого часу до кінця року».
Також запишіть, хто буде нести відповідальність за те, що ви досягли цієї мети. Це дозволяє уникнути будь-яких проблем наприкінці проекту, коли раптом ніхто не готовий підписати роботу як завершену.
Бюджет
На цьому етапі ви можете не мати всіх деталей про завдання проекту, тому ви не можете розмістити їх повно та детально бюджет проекту разом. Однак ви можете занотувати будь-які бюджетні обмеження або загальну оцінку очікуваних витрат.
Ризики
Усі проекти мають ризики. Цей розділ статуту проекту формує ранню версію журналу ризиків вашого проекту. Задокументуйте будь-які ризики, про які вам відомо на даний момент, щоб команда управління могла бачити, що може вплинути на подальший проект.
Віхи
Якщо ви знаєте віхи високого рівня, включіть їх у статут проекту в цьому розділі. Принаймні, ви повинні вказати приблизну дату початку та завершення проекту. Ви також повинні вказати дати відміни або будь-що, що зазначено в контрактах, з якими ви працюєте. Ви можете перенести ці віхи на свій Діаграма Ганта пізніше, коли ви прийдете, щоб скласти більш детальний план проекту.
Рівні повноважень керівника проекту
Якщо це не чітко й задокументовано десь ще, варто включити в статут розділ про те, що може робити керівник проекту, не отримуючи додаткового підпису від когось старшого. Загалом це стосується того, які рівні допустимих відхилень були встановлені в бюджеті та часових масштабах і які б вони були можна виразити так: «Керівник проекту має 10% допуск на бюджет і 5% допуск на графік. Будь-яке відхилення вище цих затверджених обмежень має бути підтверджене спонсором проекту».
Ви можете розширити цей розділ, щоб указати, які повноваження, якщо такі є, має керівник проекту щодо найму та звільнення персоналу з команди проекту.
Затвердження статуту проекту
Останнім розділом статуту проекту є розділ погоджень. The керівник проекту і спонсор проекту (або особа, яка розпочала роботу, якщо довгострокового спонсора ще не призначено) повинні підписати документ і поставити дату. Сьогодні це, швидше за все, буде електронною поштою, тому збережіть копію авторизації електронною поштою у файлах проекту на випадок, якщо вам знадобиться повернутися до неї.
