Це гарна ідея для роботодавця підтримувати a особова справа за кожного працівника. Документи про трудову діяльність, записи про внесок і досягнення, дисциплінарні повідомлення, акції, плани розвитку діяльності, та багато іншого, належать до особової справи. Відповідальні, дбайливі роботодавці також зберігають більше однієї персональної справи, оскільки кожен тип файлу має вміст, який відповідає їхнім цілям.
Роботодавець має вагомі підстави зберігати кілька особових справ — деякі юридичні, а інші — для найкращих практик працевлаштування. Документація потрібна, щоб роботодавець мав точне уявлення про трудову історію працівника. Документація підтверджує рішення роботодавця і може захистити роботодавця в судовому процесі — збережено правильно.
The вміст особової справи надати історичний огляд важливих подій протягом кар'єри працівника. Вони підтримують рішення, які приймаються щодо працівника та його чи її кар’єри. Вони демонструють обґрунтування роботодавця найму, підвищення, переведення, винагороди та визнання, та рішення про звільнення.
Різні вказівки пов’язані з різними типами файлів персоналу
Оскільки рекомендовано декілька типів персональних файлів, для кожного типу персональних файлів пов’язані різні правила та вказівки щодо того, де вони зберігаються та хто має доступ.
Наприклад, більшість організацій не дозволяють керівнику співробітника отримати доступ до загальної особової справи. Вони очікують, що керівники зберігатимуть відповідну документацію у власній справі управлінського працівника, яка не є офіційною особою.
- Кожен тип файлу особового складу має різну причину існування та різний вміст, виходячи з цієї причини.
- Кожен вид особової справи зберігається по-різному.
- У більшості організацій доступ до особистої справи обмежений певними співробітниками. Багато організацій обмежують доступ до персональних справ лише для співробітників відділу кадрів. Різні типи файлів персоналу також мають різні правила доступу.
- Доступ працівника до його або її особистої справи дозволено, але більшість роботодавців встановлюють інструкції щодо доступу працівників за допомогою політики доступу до особистої справи в довідник працівника. (У різних штатах і юрисдикціях діють різні правила, тому слідкуйте за останніми вимогами для свого місцезнаходження.)
- Відділ кадрів володіє та відповідає за особисті справи працівників.
Рекомендовані файли персоналу
Ось рекомендовані типи персональних файлів і те, що вам потрібно знати про роботу з ними.
Особова справа працівника
Це основна особова справа, яку веде роботодавець за кожного працівника. В особовій справі зберігається трудова історія кожного працівника. Ось що потрібно знати про особову справу працівника.
Медична карта
Працівник медична карта має серйозні правові обмеження, які роботодавець повинен знати та враховувати. Ось що вам потрібно знати про конфіденційність і вміст медичної карти працівника.
Файл заробітної плати
Доступ працівника до працівника файл із заробітною платою є менш обмежувальним, ніж доступ до медичної чи особистої справи. Картотека заробітної плати містить інформацію про заробітну плату, вибір переваг, зміни ставок заробітної плати, арешти та інші юридичні документи, які впливають на зарплату працівника. Різні працівники бухгалтерії та відділу кадрів мають доступ до інформації у файлі заробітної плати.
Файл форм I-9 для працівників
Оскільки різні державні установи мають права доступу, ви дотримуєтесь найкращих практик, зберігаючи окремий файл для всіх форм I-9 працівників. Ви ж не хочете, щоб державні установи порпалися у вашій основній кадровій справі. Дізнайтеся більше про зберігання форм I-9.
Політика доступу до кадрових справ для працівників
Ви хочете, щоб кожен працівник міг знати, що міститься в його або її особовій справі, але вам потрібно контролювати цілісність, повноту та ретельність файлу. Збереження конфіденційності працівників і роботодавця та обмежений доступ забезпечується політикою доступу до файлів особового складу.
Що не можна включати в кадрову справу працівника
Шукаю вказівки щодо вмісту, який ніколи не слід включати в особовій справі працівника? Ось мої найкращі рекомендації щодо вмісту, який ви хочете зберігати в окремому неофіційному місці або не зберігати взагалі. Зберігання непотрібної та суто впевненої документації може завдати вам шкоди.
Документація
Ви знаєте, що таке документація? Слово «документація» часто виникає у світі працевлаштування та людських ресурсів. Але значення документації та чому ви можете задокументувати певні події працевлаштування детально висвітлено в цій статті, "Важливість документації в людських ресурсах." Подивіться, тому що належна документація є важливою для точних трудових файлів.
Відмова від відповідальності: Будь ласка, зверніть увагу, що надана інформація, незважаючи на достовірність, не гарантує точності та законності. Сайт читає аудиторія з усього світутрудове законодавство і правила відрізняються від штату до штату та країни до країни. Будь ласка звернутися за правовою допомогоюабо допомогу від державних, федеральних або міжнародних урядових ресурсів, щоб переконатися, що ваше юридичне тлумачення та рішення є правильними для вашого місцезнаходження. Ця інформація призначена для вказівок, ідей і допомоги.
