Листи-догани - це листи, написані керівником, щоб надати офіційну заяву про проблему продуктивності, яку працівник повинен покращити. Листи-догани часто є одним із формальних дисциплінарне стягнення, адміністративний захід процес, який може призвести до додаткових дисциплінарних стягнень для працівника, аж до звільнення, якщо працівник не покращиться.
Листи-догани є важливим компонентом у документуванні проблеми продуктивності працівника для працівника та роботодавця. У письмових листах-доганах чітко та конкретно зазначається продуктивність, яку необхідно покращити, і наслідки, якщо продуктивність не покращиться.
Ці офіційні ділові листи зазвичай йдуть після будь-яких спроб усного інструктажу з боку керівника. Однак вони часто передують усному виправленню працівника, яке називається усним попередженням або офіційним усним попередженням. Усі кроки мають бути зосереджені на проблемі продуктивності або пов’язаних проблемах продуктивності.
Складові листи-догани
Ефективні листи-догани мають кілька спільних компонентів. У них має бути чітке формулювання проблеми або проблеми продуктивності, яку працівник повинен покращити. У листі можна навести кілька прикладів способів, якими працівник може змінити свою продуктивність, щоб відповідати очікуваним результатам. Наведення прикладів дає працівнику спільну картину — спільне значення — навколо
Якщо доцільно, додайте графік, протягом якого продуктивність працівника має покращитися. Ця довідка може бути у формі дати виконання або кінцевої дати, коли керівник переоцінить роботу працівника.
Поясніть, як неефективність впливає не лише на працівників, але й на робоче місце та успіх організації. У листі-догані також має бути чітко вказано, на які наслідки може розраховувати працівник, якщо його продуктивність не покращиться, як описано в листі-догані.
Важливість підписів
Підпис керівника або керівника працівника важливий, коли йдеться про догани. Зазвичай лист містить заяву про те, що підпис працівника свідчить про те, що він отримав листа. Це не обов’язково означає, що вони згодні з його змістом. Ви повинні бути точними у формулюванні, щоб працівник зрозумів, що він підтверджує отримання листа, а не правопорушення.
Дайте можливість працівникам відреагувати
Ви повинні дати працівникові можливість відповісти на питання, порушені в листі-догані. Заперечення має бути в письмовій формі з датою та підписом працівника. Працівник може погоджуватися, не погоджуватися, висловлювати розкаяння і так далі. До оригіналів листів догани додаються спростування, написані працівником.
Зразок листа-догани
Ось приклад листа-догани. Скачати шаблон листа догани (сумісний із Google Docs і Word Online) або перегляньте нижче приклади.
Зразок листа-догани №1 (текстова версія)
Кому: Джеффрі Джонс
Від: Джордж Петерсон
Дата проведення: 1 вересня 2018 року
Re: Лист-догана
Це офіційний лист-догана, який сповіщає вас про те, що ваша робота не відповідає очікуваним рівням внеску. У вашій роботі як технічного експерта з підтримки клієнтів робочі очікування були розроблені всією групою експертів з технічної підтримки та їхнім керівником. Це означає, що вони є прийнятим стандартом для роботи кожного експерта з технічної підтримки.
Вам не вдається виконати наступні способи.
- Кількість клієнтів, яких ви обслуговуєте за тиждень, на 30% нижча за стандарт, якому відповідають інші експерти з технічної підтримки.
- Рівень складності проблем, на які ви вирішили відповісти, на 40% нижчий за стандарт, якого досягає решта персоналу.
- Тривалість часу, який клієнти проводять з вами по телефону, на 25% перевищує час решти персоналу.
Як бачите, ви не досягаєте успіху за трьома найважливішими показниками ефективності вашої роботи. Ваш керівник спілкувався з вами багато разів, і ви пройшли додаткове навчання. Отже, ми вважаємо, що ви не бажаєте виконувати. Це негативно впливає на навантаження решти технічного персоналу.
Ми маємо побачити негайне покращення в усіх трьох сферах діяльності, інакше будуть застосовані додаткові дисциплінарні заходи, аж до звільнення. Ми віримо, що ви можете покращитися. Ми повинні побачити негайне покращення.
Джордж Петерсон, керівник
Маріан Демарк, менеджер з персоналу
Зразок листа-догани №2 (текстова версія)
Кому: Лінда Родрігес
Від: Мері Вілмонт
Дата проведення: 1 вересня 2018 року
Re: Лист-догана
Мета цього листа-догани — офіційно повідомити вас про те, що ваша присутність негативно впливає на вашу здатність виконувати роботу. Незважаючи на те, що працівники, звільнені від оподаткування, не зобов’язані працювати в певні години, сорокагодинний робочий тиждень є стандартним і очікуваним.
Ви не з’являлися на роботі принаймні один день на тиждень з моменту вступу на нову роботу і працюєте лише тридцять дві години на тиждень. Ваш керівник повідомив вас про наявність відпустки FMLA для особистих або сімейних медичних проблем. Він також запитав вас, чи потрібне вам житло, щоб ви могли ефективно виконувати свою роботу.
Він запропонував вам відвідати відділ кадрів, щоб обговорити ці питання та вашу присутність. Ви відмовилися від усіх трьох можливостей, які ми пропонували, щоб допомогти вам покращити цю погану продуктивність.
Реальність така, що ви не можете виконати свою роботу менш ніж за сорок годин. Ви пропускаєте терміни виконання своїх робочих завдань, і ваше запізнення негативно впливає на роботу ваших колег з відділу маркетингу. Вони пропускають свої дедлайни через вашу невиконання.
Крім того, ваша незавершена робота, доручена вашим колегам, перевантажує їхню роботу, оскільки вони вже мають роботу, яка потребує сорока годин роботи на тиждень. Це несправедливо, і ми не будемо терпіти цей негативний вплив на робоче місце, починаючи з цього моменту.
Нам потрібно негайно покращити вашу відвідуваність, інакше ми припинимо вашу роботу. Це означає, що ви повинні бути на роботі п'ять днів на тиждень. Якщо ви не відвідуєте роботу п’ять днів на тиждень, ви не можете досягти цілей, заради яких вас найняли.
Наша стандартна політика оплачуваної відпустки передбачає шість оплачуваних лікарняних і дві особисті дні відпустки, які ви повинні використовувати протягом року. Заявку на дні відпустки необхідно подати заздалегідь.
Ви вже використали чотири свої лікарняні та всі особисті дні з поточною відсутністю. Ми не плануємо приділяти вам більше часу. Це залишає вам лише два дні хвороби та оплачувану відпустку, про яку ви повинні запитати заздалегідь.
Якщо ваша відсутність перевищує ваш оплачуваний час, ми припиняємо вашу роботу. Сподіваємося, ви розумієте, наскільки близькі ви до втрати роботи. Ви більше не отримуватимете попереджень.
З повагою,
Мері Вілмонт, менеджер
Томас Креденс, директор з персоналу
Підтвердження працівником отримання
Важливо створити паперовий слід дій працівника щодо догани. Цей процес дозволяє створити докази того, що працівник отримав належне повідомлення про проблеми та вжито заходів, наприклад консультування, щоб виправити ситуацію.
Простий підтвердження отримання для керівництва уточнює, що працівник отримав догану.
