Якщо ви знайшли час, щоб скласти список усіх завдань, які вам потрібно виконати, щоб керувати своїм бізнесом, а потім впорядкували їх з точки зору того, наскільки вам подобається їх виконувати, куди прийде управління записами витрат в? Двісті сімдесят? Чи ще нижче?
Але в той час як більшість із нас безумовно вважає ведення ділових записів поганою роботою та схильні давати їй низьку оцінку Пріоритет, хороше управління записами не тільки полегшує наше робоче життя, але може дати нам справжнє полегшення податкового стресу час. Ось що ви можете зробити, щоб полегшити керування записами:
Розділяйте свої ділові та особисті витрати
Звучить просто, чи не так? Але це та частина управління записами, яка збиває більшість людей. Наприклад, якщо ви візьмете потенційного клієнта на гру в гольф, це особисті чи бізнес витрати? (Відповідь є особистою, оскільки плата за використання зеленого поля не є витратами, що підлягають вирахуванню). Транспортні засоби, якими ви користуєтеся як для особистих, так і для ділових цілей, є ще однією вічною проблемою. Ви повинні знати, що вважається законними бізнес-витратами, а що ні, і бути впевненим, що ваші бізнес-записи відображають це точно.
Отримайте достатню документацію на всі бізнес-витрати
Багато ділових людей помиляються, вважаючи, що «списки» достатньо хороші для цілей управління записами. Наприклад, вони мають список покупок у виписках із кредитних карток і вважають, що це достатньо для того, щоб вважати ці покупки витратами бізнесу.
На жаль, CRA (Агенство доходів Канади) є більш вимогливим. Вони не приймають виписки з кредитних карток або анульовані чеки як достатній документ для покриття витрат, якщо зазвичай виписується рахунок-фактура чи квитанція. Податкове управління є більш поблажливим і за відсутності квитанції зазвичай приймає виписки з кредитних карток і анульовані чеки як докази претензій щодо витрат.
З точки зору ведення записів, слід мати на увазі два моменти:
Завжди отримуйте квитанцію. Візьміть за звичку вимагати квитанцію щоразу, коли робите покупку — незалежно від того, наскільки вона мала. Невеликі витрати також додаються, і вам потрібна документація для ваших ділових записів.
Позначте свої квитанції, якщо необхідно. Досі є компанії, які видають квитанції, на яких немає нічого, крім дати придбання товару та його вартості – що не дуже корисно, коли ви дивитеся на квитанцію, намагаючись з’ясувати, що це за предмет і до якої категорії витрат бізнесу він підходить в.
Отримавши квитанцію, подивіться на неї та напишіть у ній відповідну інформацію, наприклад, для чого призначена квитанція та категорію витрат.
Отримайте окремий банківський рахунок для свого бізнесу
Поки гонорари за банківські рахунки підприємств сумно відомі як високі порівняно з особистими рахунками, банківський рахунок компанії є абсолютно необхідним для ефективного управління бізнес-реєстрацією. Банківський рахунок для бізнесу допоможе вам розділити ділові та особисті витрати. Ви вносите всі прибутки від бізнесу на бізнес-рахунок і знімаєте будь-які витрати, пов’язані з бізнесом, або платежі лише з бізнес-рахунку.
Який банківський рахунок для бізнесу ви повинні мати? Чековий рахунок – бажано такий, який надає щомісячні звіти та повертає вам скасовані чеки.
Бізнес-чеки полегшують керування вашими записами, оскільки ви можете використовувати рядок для приміток на лицьовій стороні кожного чека, щоб задокументувати ділову мету витрат.
Майте та використовуйте окрему кредитну картку для комерційних витрат
Використання вашої особистої кредитної картки для ділових цілей швидко закине вас у болото управління записами. Бізнес-кредитна картка значно спрощує ведення вашої бізнес-реєстрації, допомагаючи розділити ваші особисті та бізнес-витрати (вона також допомагає зробити ваш бізнес більш професійним).
Ведіть журнал пробігу своїх ділових поїздок
Якщо ви використовуєте будь-який із своїх транспортні засоби для службових цілей, журнал пробігу стане великою підмогою в веденні записів. Зверніть увагу на показання пробігу (або кілометрів) на одометрі на початку року, а потім вводьте пробіг за датою кожного разу, коли ви використовуєте автомобіль у службових цілях. Зберігання журналу пробігу в бардачку вашого автомобіля полегшить це. Якщо у вас є кілька транспортних засобів, які ви використовуєте для службових цілей, ведіть журнал пробігу в кожному.
Зберігайте всю свою ділову документацію за певний податковий рік разом
Коли справа доходить до бухгалтерського обліку чи підготовки податкових документів, розкидані повсюди ваші ділові записи — це справжня трата часу, а Організація вашої системи управління діловими записами за фінансовим роком значно полегшить пошук потрібних вам ділових записів, коли вам це потрібно їх.
Зберігайте свою ділову документацію протягом потрібного часу
З певних причин, здається, існує велика плутанина щодо того, як довго ви повинні зберігати свою ділову документацію. Для цілей оподаткування «якщо ви подаєте декларацію вчасно, зберігайте свої записи щонайменше шість років після закінчення податкового року, якого вони стосуються». Цей шестирічний період починається з моменту останнього використання ділових записів, а не з моменту здійснення транзакції.
Для податкових декларацій у США «зберігайте записи протягом трьох років з дати, коли ви подали свою первинну декларацію, або двох років з дата, коли ви сплатили податок, залежно від того, яка настане пізніше, якщо ви подаєте заявку на кредит або відшкодування після подання декларації. Зберігайте записи протягом семи років, якщо подаєте позов про збитки від нікчемних цінних паперів або відрахування безнадійних боргів».
Бухгалтерське програмне забезпечення полегшує роботу
Завдяки простоті використання, доступності з мобільних пристроїв і низькій вартості сучасні хмарні пакети бухгалтерського програмного забезпечення для малого бізнесу можуть значно спростити керування документацією. Приблизно за 10 доларів на місяць постачальники програмного забезпечення, такі як FreshBooks і Zoho, пропонують базові стартові пакети підходить для фрілансерів і приватних підприємців, включаючи виставлення рахунків, відстеження витрат і просте звітність. Подумайте про переваги можливості, наприклад, надіслати рахунок-фактуру прямо зі свого смартфона, візьміть a зображення квитанції про обід із клієнтом і записуйте його як витрати або відстежуйте час, що підлягає оплаті, за допомогою вбудованої таймер.
Ці вісім речей, які ви можете зробити, щоб полегшити керування записами, не є складними. Як і багато інших адміністративних справ, пов’язаних із веденням бізнесу, вони просто вимагають розвитку хороших звичок і наполегливості. Але якщо ви застосуєте ці правила зараз і дотримуєтеся їх, ви побачите величезну різницю наступного податкового разу, і ваш облік буде легшим протягом усього року.
