Коли ви розпочинаєте нову ініціативу, документ про зміст проекту є важливою інформацією для всієї вашої команди. Він визначає кінцевий продукт, який буде доставлений клієнту, коли він повинен бути доставлений і за яку вартість.
По суті, цей документ визначає межі роботи, щоб кожен член команди та замовник розуміли, що передбачає проект. Не менш важливо, вони розуміють, що це робить ні тягне за собою.
Переваги
Повідомлення про обсяг проекту, передане кожному члену команди та клієнтам проекту, стає невід’ємною частиною управління проектом. Серед його переваг:
- Загальне розуміння серед усіх учасників щодо очікуваних характеристик, якості та термінів проекту
- Засіб спілкування з іншими зацікавленими сторонами в проекті для отримання їхньої підтримки та участі
- Інструмент для зосередження зусиль команди на роботі, необхідній для задоволення потреб клієнта
Крім того, якщо пропонуються зміни, які виходять за межі початкового обсягу, заява стає основою для оцінки та пропозиції модифікацій. Якщо зміни прийняті всіма зацікавленими сторонами, заяву про обсяг можна переглянути.
Починаємо
Менеджер проекту повинен отримати інформацію від членів команди, клієнтів, виконавчого спонсора та інших ключових зацікавлених сторін, щоб зрозуміти та описати необхідні результати ініціативи проекту. Це часто називають результатом.
Опис результату повинен містити вартість або прийнятний діапазон витрат для проекту. Він також визначає ключові функції, які необхідно включити, і часові рамки доставки.
Після узгодження замовником, керівником проекту, командою проекту та виконавчим спонсором будь-який зміни до заяви про проект необхідно вносити за допомогою ретельно контрольованих і задокументованих змін процес.
Каскадний вплив
Після узгодження заяви про обсяг або документа кожна частина команди використовує його як основу для власних оцінок роботи, термінів і витрат. Чим точніший і точніший опис обсягу, тим більша ймовірність того, що робочі групи складуть точні оцінки та потреби в ресурсах.
Винятки можуть бути важливими
Нерідкі випадки, коли в документі про зміст проекту перелічуються конкретні пункти, які мають бути виключені з результату. Наприклад, документ підрядника про будівництво будинку може передбачати таке екологічне дозволи повинні бути отримані власником і не є відповідальністю підрядника, який будує будинок.
Що може піти не так?
Відсутність ясності є поширеним джерелом стресу та провалу проекту. Нечіткий або неоднозначний документ залишає багато питань відкритими для дискусій і необґрунтованих суджень. Це може вплинути на функції, якість, терміни та вартість проекту.
Інший підводний камінь, якого слід уникати, відомий як «розповзання області». Якщо заява про обсяг розпливчаста, у замовника виникає спокуса висунути вимоги, які виходять за межі намірів або меж початкових планів.
Налаштування прицілу
Незважаючи на те, що часті зміни обсягу затримують завершення проекту та можуть збільшити значні витрати, іноді вони необхідні та розумні. Менеджери проектів покладаються на процес «управління змінами», який визначає потрібні зміни та переглядає всі відповідні оцінки часу, вартості та робочого навантаження, а також переоцінює проект на наявність нових ризиків змінити.
Керівник проекту та виконавчий спонсор зазвичай приймають остаточне рішення про зміну обсягу лише після повного аналізу ситуації. Зміни документуються в журналі рішень, а потім повідомляються більшій команді проекту.
