Професійні організатори заходів мають багато головних уборів і беруть на себе різноманітні обов’язки, залежно від індивідуальних обставин події. Для цієї професії потрібен унікальний набір навичок — можливо, одну хвилину вам знадобиться бути багатозадачним майстром, а наступної — експертом у вирішенні проблем, який може легко й ефективно вирішити ситуацію.
Якою має бути бізнес-пропозиція
Бізнес-пропозиція щодо планування заходів — це вичерпний документ, у якому описано послуги, які ви надаватимете для події. Це брошура вашої компанії, ваша маркетингова кампанія та рекламна презентація – все в одному. Ця бізнес-пропозиція щодо проведення заходу має представляти вас як досвідченого, кваліфікованого професіонала, який має унікальну кваліфікацію для проведення цього заходу. Це має відрізняти вас від інших організаторів подій і зробити вас людиною, якій клієнт може довіряти.
Бізнес-пропозиція щодо планування заходів повинна бути добре написана, містити конкретизацію щодо того, які послуги включені в пропозицію (і які не є), і проілюструйте, як ви будете проводити захід, надаючи необхідні деталі, щоб клієнт міг легко уявити, що ви пропонуючи.
7 речей, які слід включити в бізнес-пропозицію щодо планування заходів
Невід’ємним кроком у плануванні подій є складання надійної бізнес-пропозиції щодо планування подій, знання того, що включити, щоб рекламувати свої послуги та забезпечити бізнес клієнта.
- Введення в бізнес: Коротко представте свій бізнес з організації заходів. Обговоріть свій досвід, будь-які професійні сертифікати та тривалість роботи в бізнесі, відповідний досвід і вашу конкретну нішу, якщо вона у вас є.
- Опис заходу: Надайте загальний обсяг події, включно з деталями, які обговорювалися під час початкової зустрічі зустріч з клієнтами, наприклад мета заходу, можливі дати, місця проведення, кількість гостей, тощо
- Послуги з планування заходів, які будуть надані: Будьте дуже конкретними в цьому розділі, перелічивши всі послуги, які ви надаватимете для цієї події. Перерахування елементів із пунктами або підзаголовками є дуже ефективним, оскільки це простий спосіб для клієнта побачити спектр включених послуг. Перелічіть будь-яких постачальників, якими ви будете користуватися, і будь-які додаткові послуги за додаткову плату. Важливо бути дуже детальним у цьому розділі, щоб клієнт мав чітке розуміння того, що включено, а що додатково.
- Приклади ваших робіт: Якщо ви запланували подію, подібну до тієї, яку ви пропонуєте цьому клієнту, то це ваш шанс продемонструвати свої навички. Додайте фотографії, ескізи, вирізки з новин або будь-які інші візуальні матеріали, які допоможуть намалювати в уяві клієнта картину того, що ви можете зробити. Це чудовий спосіб продати свій бізнес з планування заходів.
- Запропоновані витрати: Ретельно сформулюйте всі витрати, пов'язані з плануванням і проведенням цього заходу. Форматування цього розділу як серії кроків проведе вашого клієнта через усі етапи події, допомагаючи йому візуалізувати кожен аспект, коли він розгортається. Конкретизуйте загальну категорію витрат. Наприклад, якщо у вас є позиція для громадського харчування, розбийте окремі витрати на їжу із зазначенням суму на одну особу, кількість необхідних серверів і погодинну ставку, витрати на оренду столів, білизни та так далі. Замість того, щоб готувати пропозицію з одним великим цінником унизу, напишіть детальну пропозицію, щоб ваш клієнт міг зрозуміти окремі витрати. Це корисно з двох причин: це запобігає неминучому «шоку від наклейок», коли всі товари підраховано та є висока ціна унизу, і це дає вашому клієнту можливість вирішити, чи варта вартість додаткової години коктейлю витрати.
- Наступні кроки: Унизу вашої бізнес-пропозиції щодо заходу вкажіть будь-які деталі щодо часу та наступних кроків. Якщо подія має чітку дату, переконайтеся, що ви вказали, що підписаний контракт має бути отриманий до певної дати, щоб ви могли спланувати та провести подію. Вкажіть необхідний депозит і дату, до якої він має бути отриманий.
- Контактна інформація: Обов’язково вкажіть свою ділову контактну інформацію внизу бізнес-пропозиції щодо події. Вкажіть свій веб-сайт, електронну адресу, номери телефонів, номери факсів і поштову адресу. Також додайте візитну картку до вашої пропозиції для зручності.
Як слідкувати
Надіславши клієнту свою бізнес-пропозицію щодо планування заходів, зв’яжіться з ним, щоб повідомити, що пропозиція готова. Скажіть їм, що ви зв’яжетеся з ними через кілька днів, щоб дізнатися, чи є у них запитання. Тримайте лінії зв'язку відкритими. Будьте чуйними та надайте особисту увагу. Це показник того, як ви ведете бізнес, і допоможе вам укласти угоду професійно.
