Як ан організатор заходів, залишатися в межах бюджету клієнта є ключовим. А для цього вам потрібен детальний бюджет заходу, який ви погоджуєте з вашим клієнтом. Незалежно від того, чи ви новачок планування заходів або досвідчений професіонал, зберігаючи бюджет заходу допоможе вам бути організованим і готовим до будь-якого запиту клієнта, допомагаючи вам уникнути перевищення бюджету.
Важливі аспекти бюджету події
Для звичайного заходу, такого як семінар або вечеря, Excel або інші програми для роботи з електронними таблицями можуть бути корисними. Перелічіть наступні чотири категорії вгорі: пункт, прогнозовані витрати, фактичні витрати, деталі. Після цього ви просто заповнюєте електронну таблицю та керуєте нею, як будь-якою іншою частиною свого бізнесу.
- Відстежуйте витрати на оренду сайту. Під час планування самого заходу та під час зустрічі з менеджером із продажу місця проведення відстежуйте всі прогнозовані плати за оренду приміщення для проведення заходу та заходів, прибирання, обробку багажу та пов’язані з цим витрати.
- Оцініть витрати на харчування. Це включає всі збори за їжу та напої, включаючи чайові та чайові, які можуть становити до 30 відсотків. Бюджети громадського харчування можуть збільшуватися або скорочуватися, і обережне управління ними є хорошою ідеєю, оскільки вони можуть стати чудовим джерелом заощаджень.
- Вартість транспортування документів. Сюди входять трансфери, автобуси, трансфери на події та будь-які пов’язані з цим витрати. Не забувайте про страхування, паливо, мита або причепи, якщо вони потрібні.
- Додайте витрати на декор. Більшість подій включає витрати на декор, як-от центральні елементи, квіти, оренду наметів тощо. Тут ви перераховуєте ці витрати.
- Комісії за розваги та обладнання для документів. Звичайні витрати в цій категорії включають аудіо/відеообладнання, але це також гарне місце для перерахування гонорарів доповідачам або якщо ви наймаєте артистів.
- Узагальніть витрати на друк. Кілька дрібних витрат фактично поєднуються, щоб створити більшу статтю витрат. До них входять запрошення, значки з іменами, буклети з програмою, вивіски подій та банери.
- Створіть позицію для подарунків. Одна поширена порада щодо заходу: ніколи не дозволяйте гостю піти з порожніми руками. Отже, який би подарунок чи подарунки ви не надали, відстежуйте їх вартість окремо; ви були б здивовані, скільки ці предмети можуть коштувати.
- Визначити витрати діяльності. Якщо ваша подія включає в себе такі види діяльності, як гольф, теніс, спа, рафтинг, їзда на велосипеді або інші види діяльності, вам слід зазначити вартість цих зборів окремо. Узагальніть загальну вартість у своїй електронній таблиці та додайте розбивку.
- Провести інші витрати. Якщо витрати не підпадають під жодну з наведених вище категорій, перелічіть їх як статтю різних витрат тут.
- Призначте собі категорію резервного фонду. Залежно від розміру чи складності події, ви можете виділити тут до 20% бюджету події. Незважаючи на найкраще планування, витрати перевищуватимуть заплановані плани з витратами, які ви ніколи не враховуєте. Це дозволить вам не перевищувати бюджет кожного разу.
- Узагальніть прогнозовані витрати. Складаючи програму заходу, ви матимете гарний прогноз загальних витрат. Це інформація, якою ви поділитеся з клієнтом заходу, щоб переконатися, що він знає про бюджет заходу, щоб потім не було сюрпризів.
- Узагальніть фактичні витрати. Це відбувається після завершення події. Підсумуйте рахунки-фактури за 10 вищевказаними категоріями та задокументуйте фактичний бюджет. Якщо дуже сприятливий, визначте економію фактичного бюджету проти прогнозований бюджет, що демонструє цінність, яку ви привнесли в цю роль.
