Якщо ви плануєте свій перший подія громади, швидше за все, ви не будете прагнути до чогось подібного до масштабного щорічного фестивалю «Смак Чикаго». Знову ж таки, ця подія, один із найбільших фестивалів їжі в Америці, розпочався в 1980 році як одноденний подія з 36 постачальниками продуктів харчування.
Зараз він залучає більше 3,5 мільйонів за кілька днів і приносить близько 12 мільйонів доларів доходу на рік. Управління спеціальних подій мерії та Асоціація ресторанів Іллінойсу співпрацюють, щоб спланувати та провести захід.
Якщо ви хочете спланувати громадський фестиваль їжі, яким би скромним він не був у порівнянні з чиказьким, ви не помилитеся, дотримуючись перевіреного часом плану.
Основні завдання
Перш ніж почати, це допоможе визначити ключові сфери відповідальності. Основні функціональні сфери Taste of Chicago або будь-якого громадського фестивалю їжі повинні включати наступне:
- Операції
- Продавці продуктів харчування
- Програмування
- Спонсорство
- Маркетинг і зв'язки з громадськістю
- Облік і управління контрактами
Усе вищезазначене відбуватиметься за єдиним загальним графіком планування фестивалю.
Хронологія фестивалю
Планування фестивалю починається за цілий рік до того, як піднімуть намети. Це розклад, якого Управління спеціальних заходів мерії дотримується для своєї ролі в щорічному фестивалі «Смак Чикаго»:
- 12 місяців: визначте місце та дати та створіть приблизний ескіз карти фестивалю
- 9 місяців: оновіть карту фестивалю та визначте постачальників
- 6 місяців: підтвердьте постачальників, спонсорів, програми та постачальників
- 4 місяці: завершіть розваги та повторно підтвердьте функціональну область
- 3 місяці: Виготовлення маркетингових матеріалів фестивалю
- 1 тиждень: Керуйте завантаженням операцій
- 1 день: Керуйте завантаженням постачальників
- Висновок події: Керуйте завантаженням операцій
- Через 1 тиждень: проведіть підсумкову зустріч і надайте рекомендації
Дирекція фестивалю
Як державна установа, Офіс мерії з особливих подій відповідає за Смак Чикаго та довгий список інших подій, які відбуваються на березі озера Чикаго та в багатьох містах околиці. Дохід від Taste оплачує більшість інших заходів, якими керує офіс.
Оскільки агентство виконує цю роботу з 1980 року, більшість функціональних команд Управління спеціальних подій мерії та Асоціації ресторанів Іллінойсу мають великий досвід у своїх сферах. Є генеральний менеджер події, який зосереджується на дотриманні розкладу.
Окрім членів офісу, генеральний менеджер працює щонайменше з 20 міськими офісами та установами, включаючи поліцію та пожежні департаменти, Департамент охорони здоров'я, вулиць і санітарії, Парковий округ і Управління з питань надзвичайних ситуацій Комунікації.
Ще одна важлива функціональна сфера – бухгалтерський облік і управління контрактами. Оскільки це державна установа, вона має дотримуватися міського процесу закупівель та інших міських інструкцій.
Операції
The операції зона відповідає за підготовку майданчика, сцену та виробництво, підтримку заходів та безпеку. Він відповідає за те, щоб подія була правильно побудована на початку та демонтована після закінчення фестивалю.
Робота вимагає узгодження з багатьма міськими установами на початку процесу.
У Чикаго ці процеси включають закриття вулиць, будівництво наметів, теслярські та електричні роботи, безпеку, логістику для вантажівок-постачальників і багато іншого.
Подумайте, чим займатиметься ваша оперативна група самостійно, а що слід укласти за контрактом для вашого заходу. Почніть дзвонити, щоб знайти потрібних людей. З якими місцевими агентствами вашій команді потрібно буде працювати? Зв'яжіться з ними якомога швидше.
Ресторани та продавці
У рамках фестивалю Taste of Chicago у 2015 році захід співпрацював із понад 60 постачальниками їжі, включаючи принаймні 19 нових ресторанів, які представляють багато характерних районів Чикаго. Звичайно, в Чикаго певні продукти повинні бути в меню, включаючи піцу, ребра, морозиво та чізкейк.
Під час власного планування вам потрібно буде подумати про їжу та частування, які цінує ваша громада.
У Чикаго бажані місця для проведення фестивалів, і продавці повинні бути в змозі впоратися з обсягом і мати абсолютно чистий статус у місті. Вони навіть мають пройти державний курс санітарії на літньому фестивалі.
Вам потрібно буде подумати про те, які критерії ви можете вимагати від постачальників продуктів харчування, які беруть участь, і скільки ви хочете мати.
Примітка. Перший рік може бути важким, але з кожним роком успіху ви побачите, що у вас буде все більше бажаючих учасників.
Програмування
У Taste of Chicago їжа приваблює натовпи, але багато інших заходів залишаються там навіть після того, як вони наситилися. Протягом багатьох років команда розробників включила всі наступні елементи в загальну програму:
- Безкоштовні концерти на кількох сценах
- Кулінарні демонстрації з найкращими кухарями та авторами кулінарних книг
- Сімейне селище з дитячою сценою
- Екологічний намет для зеленої освіти
- Спортивний павільйон
- Міжнародний торговий павільйон
- Budweiser Clydesdales та їхні далматинські супутники
- Атракціони
- Феєрверк
Подумайте, які ще програми та заходи ви можете включити у свій фестиваль їжі.
Спонсорство
The Taste of Chicago створив кілька категорій для спонсорство, і вони стали основним джерелом фінансування та підтримки в натуральній формі. Корпоративні маркетологи та організатори корпоративних подій беруть участь у громадських заходах, щоб зміцнити свій бренд і отримати популярність.
Своєю чергою, вони отримують деякі бонуси, як-от намет гостинності лише для спонсорів на заході.
Подумайте, які місцеві корпоративні спонсори можуть бути зацікавлені у фінансуванні вашої спільноти, і подумайте про те, які пакети та бонуси ви можете надати.
Маркетинг і зв'язки з громадськістю
Маркетологи ті, хто працює над Taste of Chicago, перебувають у завидному становищі, оскільки подія автоматично привертає увагу ЗМІ в Чикаго та в інших місцях. Управлінню спеціальних заходів мерії не потрібно витрачати занадто багато на традиційну рекламу, щоб поширити інформацію просувати подію.
Проте робота маркетологів полягає в тому, щоб переконатися, що вся релевантна інформація про подію доступна й точна. Вони підтримують веб-сайт події та присутність у соціальних мережах і рекламують веб-вміст як у ЗМІ, так і серед громадськості. Як і в будь-якій іншій події, зміни в останню хвилину є звичайним явищем.
На початку громадським фестивалям їжі може бути важко отримати таку популярність, як більші та відоміші заходи. Не соромтеся звернутися до місцевих ЗМІ та повідомити їх про подію.
І пам’ятайте, фестивалі їжі дуже фотогенічні! Цьогорічний розголос зробить фестиваль наступного року ще більшим успіхом.
