Волонтери – це чудово і навіть необхідний для вашої благодійності. Але якщо з волонтером щось піде не так, це може означати погані новини для вашої організації.
Наприклад, що, якщо волонтер потрапив у нещасний випадок під час служби з вами? Що робити, якщо волонтер порушує закон або завдає шкоди іншим? Ваша організація може нести відповідальність.
Ось п’ять способів зменшити ймовірність того, що у вас виникнуть проблеми з волонтерами. Деякі з них можуть здатися обтяжливими, але знайдіть час, щоб виконати їх правильно та захистити як свою організацію, так і своїх волонтерів.
Розробіть волонтерську політику та процедури
Проконсультуйтеся з адвокатом або спеціалістом-волонтером, щоб переконатися, що вони достатні. Політика має визначати обов’язки волонтера та вирішувати такі проблеми, як дискримінація, переслідування та інша, можливо, незаконна поведінка.
Чітко заборонивши погану поведінку, ваша організація може бути захищена від відповідальності. Не забудьте також включити захист волонтера від зловживань з боку організації та її персоналу.
Напишіть посадові інструкції для всіх волонтерських посад
Будьте чіткі щодо очікування від волонтера і що він або вона може і не може робити. Описуйте будь-який можливий ризик для волонтера та вимагайте підписаного звільнення від відповідальності. Ретельний і стислий опис посади може допомогти захистити організацію від відповідальності, якщо волонтер виходить за межі того, що йому чи їй дозволено робити.
Ось деякі речі, які слід включити в посадові інструкції:
- ваш некомерційна мета
- необхідне навчання для цієї посади
- обов'язки, покладені на волонтера
- час, необхідний для виконання завдання
- місце, де волонтер буде виконувати роботу
Вимагайте від кожного волонтера заповнення заявки
У більшості випадків це окупається вимагають заявки. Однак іноді в групових проектах, які передбачають «виклик худоби» для волонтерів, ви можете просто попросити волонтерів заповнити заяву про відмову, яка звільняє організацію від відповідальності.
Складність заявки залежатиме від посади. Якщо волонтер працює з уразливими людьми, такими як діти чи люди похилого віку, планка має бути вищою. Для простих завдань з невеликим ризиком для будь-кого підійде коротша програма. Будьте обережні, щоб мати різні заявки на різні вакансії. Немає сенсу відмовляти деяких волонтерів довгою формою, якщо в цьому немає необхідності.
Ось деякі речі, які потрібно включити в заявку, якщо це доречно:
- Особиста інформація, така як адреса, номер телефону, адреса електронної пошти, контактна особа у разі хвороби чи нещасного випадку, водійські права, підтвердження особистого страхування тощо.
- Кваліфікація, якщо це необхідно для роботи, наприклад спеціальні навички або рівень освіти.
- Рекомендації, які можуть засвідчити хороші якості або трудову етику заявника. Рекомендації можуть бути від члена спільноти, іншої некомерційної організації, у якій заявник виступив волонтером, або роботодавця.
- Письмовий дозвіл на проведення перевірки даних, необхідний, якщо волонтери працюватимуть з дітьми чи іншими групами ризику
- Відмова від конфіденційності, щоб ви могли збирати потрібну інформацію та належним чином ділитися нею.
Проведіть належний скринінг
Будьте обережні тут. Перевірка особливо важлива для волонтерів, які можуть контактувати з уразливими людьми, або яким доводиться керувати автомобілем під час виконання волонтерської роботи чи займатися іншою небезпечною роботою.
Однак, згідно з одним дослідженням, 31 відсоток некомерційних організацій не проводять волонтерських перевірок. Некомерційні організації часто думають, що можуть самі контролювати своїх волонтерів, і нехтують належною перевіркою довідкових даних. Але це може зробити організацію відкритою для відповідальності. Подумайте про перевірку як про частину ваших процедур безпеки та управління ризиками.
Скринінг завжди має бути шанобливим і максимально захищати конфіденційність волонтерів. Перш ніж продовжити, отримайте письмову згоду на перевірку. Крім того, час від часу переглядайте екран як запобіжний захід.
Перевірка може бути такою ж простою, як особиста співбесіда, або може включати:
- перевірки кримінального минулого
- водійські документи та права
- підтвердження страхування
- перевірка стану здоров’я або запит на підтвердження певних щеплень
- перевірка облікових даних, таких як сертифікат викладання або оцінювання спеціальних навичок
Забезпечте відмінне навчання та управління
Ніколи не відпускайте волонтера без нього адекватне навчання. Волонтери цінують навчання, щоб вони знали, що і коли робити. Тренуйтеся в групах або один на один. Розробіть письмові матеріали, які волонтер може взяти з собою, і тренуйтеся виконувати їхні конкретні завдання. Призначте волонтера до штатної особи для нагляду.
Навчання може включати:
- кодекс поведінки вашої організації
- як діяти, представляючи організацію
- як визначити та повідомити про порушення
- як зберегти конфіденційність організації та людей, яких вона обслуговує
- що конкретно ви очікуєте від волонтера
- як повідомляти про будь-які проблеми
- хто відповідальний і як до них достукатися
Нарешті, будьте готові звільнити волонтера, якщо він порушує будь-які правила, з ним важко ладнати, він ненадійний або будь-яким чином образливий. Розробіть письмову процедуру для персоналу, якщо вони повинні відпустити волонтера.
Завжди повідомляйте волонтеру, чому ви його відпускаєте, а потім документуйте звільнення, як і у випадку з оплачуваним співробітником. Наявність процедури, її дотримання та фіксація дії допоможуть вам, якщо волонтер вирішить подати скаргу до вашого вищого керівництва або іншим чином спробує помститися вам.
Не забудьте мати політику для свого персоналу, яка визначає, як вони мають ставитися до волонтерів. Розкажіть, що таке переслідування та як його уникнути. Налаштуйте процедуру подання скарг, за допомогою якої волонтери можуть повідомляти про будь-які порушення.
Волонтери хочуть робити добро і цінують, коли організація готова працювати з ними. Їм потрібна хороша політика, а також належне навчання та управління. Утримання волонтерів вимагає не тільки вдячність з вашого боку, а також організований підхід, який захищає як волонтерів, так і вашу неприбуткову організацію.
