Більшість місць звикли до тиску, пов’язаного з координацією кількох подій за короткий проміжок часу. Зрештою, їхній бізнес залежить від того, чи вони нададуть якісні послуги, і кожен захід є можливістю продемонструвати свої вміння обом організатори заходів та присутніх. Однак найкритичніший час настає ще до початку шоу, коли клієнт заходить у банкетний зал для налаштування. Саме в цей момент буде задано тон решті дня.
Підготуйте візки
Перше, що ваш клієнт захоче зробити, це розпакувати всі свої товари для заходів зі свого автомобіля. Це може бути складним завданням, особливо якщо в ситуації паркування важко орієнтуватися. Уявіть собі, що хтось заходить у ваше приміщення з купою важких ящиків – що вони в першу чергу шукатимуть? Відповідь, звичайно, візок або щось інше, що полегшить їхній вантаж і значно полегшить зловісну роботу з розвантаження. Наявність візків прямо під час проходження закладу — це простий спосіб змусити їх відчути «полегшення», просто з’явившись.
Підготуйте реєстраційні таблиці
Наступним у списку речей, які потрібно зробити для більшості клієнтів, є налаштування реєстрації. Це означає ваше місце проведення краще підготувати всі компоненти реєстрації до їх прибуття. Це включає в себе всі столи, стільці, електричні та плінтуса. Організація тегів з іменами та матеріалів для реєстрації займе багато часу для організаторів подій, і їм не доведеться чекати, поки ви підготуєте ці прості речі, щоб вони могли почати.
Встановіть столи та постільну білизну в усіх кімнатах
Встановлення всіх столів і стільців у залі, очевидно, може зайняти деякий час. Сподіваємось, якщо ви збираєтесь на більш ранню подію, ви заздалегідь повідомили клієнта, коли очікувати встановлення всіх компонентів кімнати. Якщо ваш клієнт зайде в кімнату з десятками працівників, які намагаються розкласти столи та стільці, він, швидше за все, впаде в паніку. В ідеалі ваша операційна команда матиме все, що накрито столовою білизною, щоб планувальники могли почати розміщувати центральні елементи, предмети для аукціону тощо.
Отримайте всі вивіски завчасно
Те, що провідний планувальник знає, як орієнтуватися в будівлі, не означає, що це знає і її команда підтримки. Ви можете позбавити кожного від непотрібних клопотів оновлення вивіски у вашій будівлі, як тільки розпочнеться період налаштування. Майте на увазі, що продавці, як-от флористи та діджеї, також повинні знати, куди звернутися. Усі ці речі слід переглянути з вашим клієнтом перед днем події, але на них також необхідно звернути увагу у великий день.
Перегляньте BEO та рахунки-фактури
Знову ж таки, ви, ймовірно, надсилали ці документи електронною поштою кілька разів протягом днів, що передували події, але ніколи не завадить переглянути їх востаннє. Незважаючи на те, що час налаштування займає неспокійну роботу, вам потрібно виділити 15 хвилин, щоб разом переглянути ці документи. Координатори об’єктів мають підготувати для свого клієнта пакет, який містить BEO, схема приміщення та передбачуваний рахунок. Дуже небагато досвідчених планувальників пропустять можливість переглянути ці важливі документи.
Введення
Обов’язково приведіть ключових членів вашої команди до клієнта для офіційного представлення. Цей список включає в себе менеджер громадського харчування, банкетний капітан, керівник операцій та аудіо/візуальний координатор. Думайте від імені свого клієнта, представляючи команду – чи є якісь деталі, які слід обговорити віч-на-віч з вашою командою керівництва? Початок короткої розмови – ефективний спосіб підкреслити, хто відповідає за кожну сферу.
Цей короткий контрольний перелік елементів налаштування подій значною мірою допоможе зробити вашого клієнта щасливим після прибуття. Як головному представнику вашого закладу, завжди краще давати клієнтам свій номер мобільного телефону на випадок, якщо щось піде не так, поки ви працюєте в офісі. Пам’ятайте, вони можуть розчаруватися, якщо їм щось знадобиться, але вони будуть ще більше розчаровані, якщо не зможуть знайти нікого, хто б їм допоміг.
