Перш ніж найняти свого першого працівника, потрібно виконати деякі кроки, а також налаштувати та зрозуміти деякі закони, правила та податки. Почніть із першого елемента й пройдіть до списку, щоб не пропустити нічого важливого.
Отримайте ідентифікаційний номер роботодавця
Якщо у вас є співробітники, ви повинні мати ідентифікаційний номер роботодавця. EIN – це унікальний федеральний ідентифікатор для компаній, подібний до номера соціального страхування, який видається IRS. Це число легко отримати; ви можете отримати його онлайн, телефоном чи факсом.
Я завжди пропоную вам роздрукувати форму заявки (SS-4), заповнити її повністю, потім зайти в Інтернет і подати. Це вбереже вас від того, щоб розпочати роботу та виявити, що ви спантеличені. Вам не потрібен адвокат, щоб допомогти вам заповнити форму, але уточніть у свого адвоката, щодо яких питань. Детальна інструкція наведена в статті вище.
Вам потрібно буде звернутися до департаменту доходів вашого штату та зареєструватися як роботодавець. Якщо у вашому штаті є податок на прибуток, вам потрібно буде дізнатися, як працівники підписуються на утримання (еквівалент штату W-4). Потім дізнайтеся, як і коли ваша держава хоче, щоб ви сплачували, і звітуйте про податок на доходи штату, який утримується із заробітної плати працівника. Також перевірте державну компенсацію з безробіття та працівникам (і страхування на випадок непрацездатності, якщо це вимагається у вашому штаті).
Ось список державних служб зайнятості в усіх штатах США.
Зареєструйтеся в IRS для сплати податків із заробітної плати
Починаючи з 1 січня 2011 року, роботодавці повинні використовувати електронну федеральну систему сплати податків (EFTPS) для внесення податку на заробітну плату та подання податкових звітів із заробітної плати. Легко зареєструватися онлайн; ви просто надаєте деяку інформацію про свій бізнес і банківський рахунок, з якого ви здійснюватимете платежі.
Зареєструйтеся в державній системі реєстрації нових працівників
Роботодавці повинні реєструвати нових наймів у своєму штаті, і штати мають загальну систему такої реєстрації. Мета полягає в тому, щоб відстежити людей, які мають борг за аліменти та інші стягнені борги, щоб на їхню зарплату можна було накласти арешт. Ви можете зареєструватися зараз і використовувати систему для нових наймів пізніше.
Будьте готові перевірити відповідність вимогам працевлаштування
Під час найму всі нові працівники повинні надати підтвердження своєї відповідності вимогам для роботи в США. Як роботодавець ви можете використовувати один із двох методів перевірки відповідності вимогам. Стандартною формою для підтвердження відповідності працівника є форма I-9. Якщо ви плануєте мати багато співробітників або якщо цього вимагає ваш штат, вам потрібно буде зареєструватися в системі E-verify. У кожному разі вам знадобляться копії форми I-9, щоб включити її до документів щодо найму нового працівника.
Підпишіться на страхування компенсацій працівникам
Компенсація працівникам — це страховка, яку виплачують компанії для надання виплат працівникам, які захворіли або отримали травму на виробництві. Страхування доступне через комерційних перевізників, на основі самострахування або через програму компенсаційного страхування працівників вашого штату.
Підпишіться на страхування на випадок безробіття
Страхування на випадок безробіття виплачується роботодавцями для забезпечення страхування на випадок безробіття тих працівників, які вимушено звільнені. Федеральні податки на страхування від безробіття мають сплачувати роботодавці, а деякі штати також вимагають сплати податків на страхування від безробіття. Дізнайтеся більше про страхування на випадок безробіття в цій статті.
Отримайте необхідні плакати на робочому місці
Усі підприємства, де працюють працівники, зобов’язані мати спеціальні інформаційні плакати, щоб працівники могли прочитати та зрозуміти їхні права. Додаткову інформацію про плакати на робочому місці див. на цій інформаційній сторінці Міністерства праці.
Збирайте документи та форми для нових працівників
Перш ніж ваш перший працівник приступить до роботи та отримає свою першу зарплату, є деякі форми, які ви повинні заповнити.
Налаштуйте свою систему оплати праці
Як роботодавець, ви зобов’язані вести якісний облік заробітної плати та податків із заробітної плати, утримувати податки із заробітної плати працівників, а також робити періодичні звіти та платежі. У цій статті описано кроки, необхідні для налаштування системи оплати праці для вашого бізнесу.
Створіть і використовуйте довідник для співробітників
Хоча немає закону, який би вимагав від вас створювати та використовувати довідник для працівників/посібник із політики та процедур, це розумно зробити. Коли ви приймаєте на роботу нового працівника, дайте йому або їй примірник довідки (розписавшись, що довідка отримана). Набагато простіше підготувати довідник, ніж мати справу з питанням «як нам це впоратися?» проблеми, непорозуміння та можливі позови пізніше.
Детальніше про трудове законодавство
Сьюзен Хітфілд із відділу кадрів підготувала цей вичерпний перелік законів і нормативних актів щодо оплати праці та зайнятості.
