Однією з найпоширеніших проблем для власників малого бізнесу є балансування між потребою досягти багато чого за час, який, здається, ніколи не вистачає. Ми часто перевантажуємо графік, і більшість із нас може отримати користь від додаткового часу або принаймні продуктивніше використання часу, який у нас є.
Коли справа доходить до управління часом, з’ясувати, як більш продуктивно використовувати час, часто є проблемою. Добре почати з керування електронною поштою; це сфера, яка очолює список тих, хто вбиває час для багатьох власників малого бізнесу.
Оскільки електронний лист є постійною формою спілкування, і ми не маємо повного контролю над вхідними потоку, нам потрібно працювати над підвищенням нашої продуктивності в тому, як ми отримуємо, організовуємо, відповідаємо на них і навіть думаємо про них електронною поштою. Наведені нижче поради допоможуть вам створити систему керування електронною поштою таким чином, щоб підтримувати продуктивність, а не з’їдати її.
1. Вимкніть сповіщення електронною поштою
Електронна пошта зазвичай надходить у будь-який час дня та ночі, тому дуже важливо контролювати, як потік вхідних повідомлень вписується у ваш день. Вимкніть сповіщення про нові повідомлення як на комп’ютері, так і на смартфоні, щоб запобігти постійним відволіканням і зривам у вашому розкладі, і перевіряйте пошту, коли вам це зручно.
2. Вирішіть, як використовувати папку "Вхідні".
Існує багато різних філософій, коли справа доходить до керування вашою скринькою електронної пошти. Ви можете використовувати папку «Вхідні» як повідомлення, обмежити її лише високопріоритетними повідомленнями або зробити її робочим списком завдань. Головне – вибрати одну мету для папки «Вхідні» та дотримуватися її.
3. Створення білих і чорних списків електронної пошти
Більшість клієнтів електронної пошти та постачальників послуг електронної пошти дозволяють користувачам створювати списки безпечних адрес, щоб забезпечити проходження цих повідомлень, одночасно вносячи в чорний список або блокуючи адреси, які ви вважаєте спамом. Знайдіть час, щоб часто оновлювати ці списки, щоб ваша вхідна електронна пошта була чистою.
4. Встановіть таймер і пакетний процес
Деякі власники малого бізнесу отримують вигоду від того, що в їхній день є кишені часу лише для електронної пошти. Якщо це вам підходить, виділіть певний час протягом дня, щоб відповісти на повідомлення, рухайтеся пункти дій у свій список завдань, видаліть сміття та отримайте миттєве уявлення про те, що потребує вашої уваги наступний.
5. Використовуйте правила для автоматизації процесу
Щоб ще більше спростити процес керування електронною поштою, використовуйте правила у вашому поштовому клієнті, які сортують, позначають, переміщують і впорядковують ваші повідомлення. Хоча для створення правил, які підтримують спосіб використання електронної пошти, знадобиться деякий час, після їх створення ви зможете скоротити значну частину часу обробки електронної пошти.
6. Отримайте перевагу зі свого смартфона
Багато власників малого бізнесу мають смартфони, щоб вони могли залишатися на зв’язку та працювати, навіть коли їх немає в офісі. Якщо ви часто перевіряєте електронну пошту на своєму мобільному пристрої, ви можете заощадити значну кількість часу, читаючи та починаючи обробляти повідомлення, коли ви мобільні. Навіть якщо ви просто візьмете за звичку видаляти непотрібні повідомлення та повідомлення, які вам не потрібно зберігати, ви можете отримати вигоду від оптимізованої папки вхідних повідомлень, коли повернетеся в офіс.
7. Якщо ви не читаєте, скасуйте підписку
Електронна розсилка та інше маркетинг електронною поштою повідомлення можуть бути чудовим способом залишатися на зв’язку з клієнтами, колегами, партнерами та іншими компаніями, які вас цікавлять, але ці повідомлення можуть швидко накопичуватися. Якщо ви не читали конкретне регулярне листування в кількох випусках, припиніть свою підписку. Обмеження інформаційних бюлетенів електронною поштою та інших автоматизованих повідомлень лише тими, які ви регулярно читаєте, може бути простим способом зменшити масу у вашій папці "Вхідні".
Після того, як ваша електронна адреса буде готова, подумайте про додаткові цифрові засоби стати ще ефективнішим.
