Після того, як ви найняли людей для роботи на вас, одним із ваших обов’язків як роботодавця є належна оплата їм. У Канаді це означає дотримання вимог Канадського агентства доходів (CRA) і здійснення та перерахування правильних відрахувань із заробітної плати. Ця стаття проведе вас через процес нарахування заробітної плати в Канаді.
Як нарахувати зарплату в Канаді
Для канадських роботодавців є п’ять кроків, щоб нарахувати зарплату:
- Відкриття та ведення зарплатного рахунку в ЦРА.
- Збір необхідної інформації від працівників, як-от номер соціального страхування (SIN) і заповнена федеральна та провінційна форма TD1.
- Здійснення відповідних канадських відрахувань із заробітної плати працівників кожного платіжного періоду.
- Перерахування цих відрахувань із заробітної плати разом із часткою роботодавця внесків Канадського пенсійного плану (CPP) і премій страхування зайнятості (EI) до CRA, якщо це необхідно.
- Повідомлення про доходи та відрахування кожного працівника у відповідній квитанції T4 або T4A та подання інформаційної декларації до останнього дня лютого наступного календарного року.
Давайте розглянемо кожен із цих кроків детально.
1. Відкрийте платіжний рахунок
Вам знадобиться обліковий запис програми відрахувань із заробітної плати CRA, щоб перераховувати відрахування із заробітної плати до CRA.
Якщо у вас уже є бізнес-номер (BN) і ви раніше реєструвалися в інших облікових записах програми CRA (наприклад, GST/HST), ви просто додасте рахунок відрахувань із заробітної плати до вашої існуючої програми облікові записи.
Якщо у вас ще немає BN, вам доведеться спочатку його отримати, що можна зробити одним із кількох способів:
- Зареєструйтесь онлайн за допомогою Реєстрація бізнесу онлайн (BRO) послуга.
- Зв’яжіться з CRA за телефоном 1-800-959-5525.
- Поштою або факсом Форма RC1, Запит на бізнес-номер до найближчої податкової служби (TSO) або податкового центру (TC).
Отримавши BN, ви можете зареєструвати облікові записи програми через службу BRO, включаючи відрахування із заробітної плати.
2. Збирайте необхідну інформацію від працівників
Як частина процес найму, вам слід було перевірити картку SIN кожного нового працівника та записати ім’я працівника та номер SIN точно так, як вони вказані на картці. Пам’ятайте, що номери соціального страхування починаються з цифри «9». Це число сигналізує про особу, яка не є громадянином або постійним громадянином Канади резидентом і має право працювати лише до закінчення терміну дії, зазначеного в документі, виданому їм Управлінням імміграції, біженців та громадянства Канади.
Ви також повинні були попросити нового працівника заповнити відповідну федеральну та провінційну форму TD1, яка визначає суму податку, яку потрібно вирахувати з доходу особи.
3. Зробіть відповідні відрахування із заробітної плати
Перш ніж робити відрахування, переконайтеся, що ви їх додали оподатковувані пільги до оплати праці ваших співробітників. Чи надаєте ви працівнику харчування та житло, користування службовим автомобілем, паркуванням чи кредит під низькі відсотки? Усе, що ви надаєте працівнику на додаток до його грошової заробітної плати, може вважатися оподатковуваною вигодою.
І якщо заробітна плата працівника передбачає оподатковувані пільги, їх потрібно додавати до його доходу кожного платіжного періоду, перш ніж робити будь-які відрахування із заробітної плати. Загальний дохід визначає загальну суму, яка підлягає внескам CPP, преміям EI та відрахуванням податку на прибуток.
CRA Керівництво T4130 містить детальну інформацію про те, як розрахувати вартість цих пільг і які оподатковувані пільги підлягають оподаткуванню GST/HST.
Коли ви врахуєте всю оподатковувану заробітну плату та виплати, ви готові робити відрахування із заробітної плати в Канаді. Як правило, роботодавці повинні робити відрахування із заробітної плати працівників за такими трьома державними програмами:
- Податок на прибуток: Використовуйте таблиці провінцій або територій для провінції або території, де працівник звітує про роботу. Найпростіший спосіб зробити це — скористатися CRA онлайн калькулятор, який розрахує всі інші відрахування із заробітної плати, які вам також потрібно зробити. Ви також можете знайти всі необхідні таблиці відрахувань із заробітної плати в CRA сторінка заробітної плати.
- Канадський пенсійний план внески: Як правило, ви повинні вираховувати внески CPP, якщо працівник віком від 18 до 69 років. працевлаштований на пенсію, без інвалідності та на даний момент не отримує CPP або QPP (Пенсійний план Квебеку) пенсія. Ставки внесків, максимальні розміри, звільнення від сплати та інша корисна інформація міститься в CRA Сторінка Пенсійного плану Канади. Квебекські роботодавці повинні відвідати Ревеню Квебек.
- Премії на страхування зайнятості: зазвичай ви вираховуєте премії EI із заробітної плати працівників з кожного долара страхового доходу до річного максимуму. Внесок роботодавця на EI в 1,4 рази перевищує премію EI, що утримується за кожного працівника (але ви можете претендувати на знижену ставку, якщо запропонуєте своїм працівникам короткостроковий план непрацездатності). На відміну від CPP, немає вікових обмежень для вирахування премій EI. Коли відрахування з EI вашого працівника досягають максимальної річної суми, ви припиняєте їх відрахування.
Зверніться до CRA діаграма ставок і максимумів премій EI щоб визначити відрахування EI за певний рік. Зауважте, що для Квебеку існує окремий графік, який має іншу структуру ставок.
| 2021 EI Ставки та максимуми | ||||
|---|---|---|---|---|
| Макс. Річний страховий заробіток | ставка % | Макс. Річна премія працівника | Макс. Річна премія роботодавця | |
| Федеральний | $56,300 | 1.58% | $889.54 | $1,245.36 |
| Квебек | $56,300 | 1.18% | $664.34 | $930.08 |
Як і з іншими відрахуваннями із заробітної плати, ви можете використовувати CRA онлайн калькулятор щоб визначити суму страхування зайнятості, яку потрібно відрахувати за будь-який платіжний період. Зауважте, що деякі пільги та виплати, які ви надаєте працівникам, не підлягають страхуванню зайнятості.
Як канадський роботодавець, також можуть бути особливі ситуації, які впливають на ваші відрахування EI. Перегляньте CRA Сторінка страхування зайнятості для отримання інформації на такі теми, як працевлаштування за межами Канади, спеціальні виплати та наймання члена родини.
Ви можете мати інші відрахування для співробітників, характерні для вашої організації, такі як розширені медичні виплати, страхування життя та пенсійні плани.
4. Перераховувати відрахування в CRA
Ви можете переказувати в електронному вигляді або використовувати ваучери на паперові перекази та отримувати виписки з рахунку поштою. Якщо ви здійснюєте переказ в електронному вигляді, ви можете переглядати свої виписки та операції через Інтернет Мій бізнес-акаунт.
Нові роботодавці класифікуються як звичайні платники, що означає, що ви повинні перерахувати свої відрахування, щоб CRA отримувала їх до 15-го числа місяця, наступного за місяцем, у якому ви зробили відрахування. Пізніше, коли ви створите історію грошових переказів, вас можуть перекласифікувати як платника щоквартальних або прискорених переказів, і вам доведеться виконувати менше документів.
Для отримання додаткової інформації про переказ, включно з тим, як виправити помилки переказу заробітної плати, перегляньте CRA сторінка про перерахування утримань із заробітної плати.
5. Заповніть усі бланки T4 та поверніть інформацію
Нарешті, як роботодавець, ви повинні щороку заповнювати бланк T4 для кожного працівника та заповнювати підсумкову форму T4. Ви повинні подати інформаційну декларацію T4 і надати бланки T4 працівникам до останнього дня лютого наступного за календарним роком, на який поширюється інформаційна декларація.
Бланки T4 можна заповнити в електронному вигляді за допомогою програми веб-форм T4 CRA (яка дозволяє подати до 100 оригіналів, додаткових, скасованих або змінених бланків T4) або заповнити в онлайн-файлі PDF. Для отримання додаткової інформації про бланки T4 перегляньте CRA T4 - сторінка Інформація для роботодавців.
Ви також можете подати Т4 Зведена форма в електронному або паперовому вигляді; у цьому випадку вам потрібно буде надіслати оригінал підсумку та відповідні квитанції T4 до податкового центру Jonquière. Перегляньте попереднє посилання для отримання додаткової інформації.
Більше інформації про розрахунки заробітної плати в Канаді
Уся ваша ділова документація, включно з документацією щодо заробітної плати, повинна зберігатися у вас бізнесу або у вашому місці проживання в Канаді, якщо CRA не надав вам дозвіл на їх зберігання в іншому місці. Зауважте також, що ділові записи та підтверджуючі документи, необхідні для визначення ваших податкових зобов’язань, повинні зберігатися протягом шести років.
Покарання за недотримання канадських вимог щодо заробітної плати варіюються від штрафу від 1000 до 25 000 доларів США, позбавлення волі на строк до 12 місяців або комбінації обох. CRA забезпечує відомості про конкретні правопорушення а також упущення через нездатність зробити відповідні відрахування із заробітної плати для несвоєчасного подання форм інформації.
