Закон про охорону здоров'я вимагає звітності для роботодавців

Закон про охорону здоров’я від 2009 року, Закон про доступне лікування (ACA), містить кілька положень, які стосуються звітності роботодавців про медичні виплати працівникам.

Деякі вимоги стосуються всіх роботодавців, а деякі додаткові вимоги стосуються великих роботодавців. IRS керує процесами та звітує відповідно до цього закону.

Вимоги до звітності для всіх роботодавців

IRS вимагає від усіх роботодавців звітувати про вартість медичних послуг для працівників у коді DD на працівника форма W-2, річний звіт про заробітну плату, який роздається працівникам і подається до Управління соціального захисту кожного рік.

Введіть суму цього медичного страхування у форму W-2 працівника, зокрема використовуючи код DD, який є вартістю медичного страхування, що фінансується роботодавцем. Повідомте про частку, сплачену вашою компанією та працівником.

У звіті вкажіть вартість будь-якого медичного, стоматологічного та окулярного страхування, за яке ви можете заплатити. Включайте частку вартості як роботодавця, так і працівника; іншими словами, загальна вартість плану, незалежно від того, хто за нього платить.

Вам не потрібно видавати W-2, якщо інформація про медичне обслуговування в коді DD — це єдине, про що ви повідомляєте, як, наприклад, пенсіонеру.

Якщо ви забули включити вартість медичних послуг у W-2 для співробітників, вам потрібно буде подати форми W-2c, щоб виправити цю помилку.

Податки та медичні пільги

Перш ніж розраховувати виплати медичного обслуговування працівникам і вводити їх у код DD форми W-2, вам потрібно знати, що оподатковується для працівників.

Витрати, які роботодавці сплачують за медичне страхування, не підлягають оподаткуванню працівників ні федеральними податками на доходи, ні податками FICA (соціальне забезпечення та медичне забезпечення). Ці виплати також не вважаються заробітною платою для цілей податку на випадок безробіття. (Існують особливі вимоги до працівників корпорації S.)

Вимоги до звітності для великих роботодавців

Що таке великий роботодавець?

Податкове управління США називає великих роботодавців Applicable Large Employers (ALE), що означає, що вони повинні відповідати певним вимогам до звітності ALE для цілей Закону про доступне медичне обслуговування. Ваш бізнес може бути ALE один рік, а не наступного, оскільки вимога визначається кожного календарного року залежно від середньої кількості працівників за попередній рік.

Якщо у вашій компанії працює 50 або більше штатних працівників, ви вважаєтеся «відповідним великим роботодавцем» (ALE) для цілей звітності та для цілей Спільна відповідальність роботодавця.

Працівниками повного робочого дня вважаються ті, хто працює в середньому не менше 30 годин на тиждень. Якщо у вас є працівники, які працюють неповний робочий день, ви об’єднуєте години роботи, які працюють неповний робочий день, щоб отримати так звану кількість працівників, еквівалентну повній зайнятості.

Великі обов’язки роботодавця відповідно до ACA

Якщо ваш бізнес є ALE, ви повинні виконати одну з наведених нижче дій.

• Пропонуйте «доступне» медичне обслуговування працівникам, які працюють повний робочий день. Це покриття має забезпечувати «мінімальне значення».
• Зробіть платіж із спільною відповідальністю роботодавця (ESR) до IRS. Цей платіж необхідно здійснити, якщо принаймні один штатний працівник отримує податкову пільгу за купівлю індивідуального покриття на біржі охорони здоров’я.

Що великі роботодавці повинні звітувати працівникам

Ось деталі того, що ви повинні звітувати співробітникам і коли.

1. Заява для працівників про медичне страхування, яке пропонується працівникам. Ця заява на IRS Форма 1095-C, має бути (а) надано кожному працівнику та (б) повідомлено в IRS.
2. Якщо ваш бізнес самостійно страхує свій план медичного обслуговування, ви повинні надати заяву до IRS про це покриття. Для цього вам потрібно буде використати розділ III форми 1095-C.

Подання форм 1095-C в електронному вигляді

Якщо ви подаєте до IRS менше 250 форм 1095-C, вам не потрібно подавати їх в електронному вигляді. Якщо ви подаєте більше 250 форм, ви повинні подати їх в електронному вигляді.

IRS має спеціальну систему інтерфейсу користувача для Повернення інформації щодо Закону про доступне лікування які ви можете використовувати.

Терміни подання звітності за 1095-C

Звіти за формою 1095-C необхідно подати за попередній календарний рік. Наприклад, форму потрібно було подати до IRS до 28 лютого 2019 року за 2018 рік. Переконайтеся, що ви використовуєте правильну форму для звітного року, а не для року, коли ви заповнюєте форму.

Звітування перед працівниками: Ви повинні надати кожному працівнику копію форми 1095-C за попередній календарний рік до 31 січня.

Звітування до IRS: Форму IRS 1095-C потрібно подати в IRS до 28 лютого (31 березня, якщо подається в електронному вигляді).

Реквізити форми 1095-С

Форма 1095-C вимагає такої інформації.

• Прізвище, адреса та ідентифікаційний податковий номер працівника
• Адреса, контактна інформація та EIN роботодавця
• Пропозиції працівників щодо покриття, загальний рік і місяць за місяцем
• Необхідний внесок працівника, загальний рік і місяць за місяцем
• Для планів самострахування — охоплені працівники, ідентифікація та місяці страхування

The інструкції для форми 1095-C надайте більш детальну інформацію про вимоги до цієї форми.

Інформація про вимоги роботодавця до Закону про доступні послуги є складною та все ще змінюється, а кожна бізнес-ситуація унікальна. Зверніться до своїх податкових, страхових і юридичних консультантів, перш ніж застосовувати будь-яку з цих вимог до звітності.