Однією з великих переваг орендодавця є податкові відрахування, якими ви можете скористатися. Однак ці відрахування можуть бути складними, тому важливо вести детальний облік усіх важливих документів, доходів і витрат протягом року. Організованість і збереження належних документів можуть допомогти вам максимізувати відрахування та зменшити стрес.
Чотири причини вести записи
- Це значно спростить декларування податків.
- Записування всього допоможе вам не втратити жодних відрахувань, що заощадить ваші гроші.
- Це допоможе вам переконатися, що ви подаєте точні претензії. Замість того, щоб здогадуватися: «Здається, я заплатив цьому підряднику 1000 доларів», швидко відкривши електронну таблицю, ви дізнаєтеся, що заплатили йому 850 доларів 17 липня.
- Якщо вас перевірять або у податкової служби виникнуть запитання щодо статей вашої податкової декларації, ви матимете докази, які підтвердять вашу претензію. Якщо у вас немає цього документа, ви витратите час і гроші, намагаючись знайти підтвердження. Гірше того, якщо ви не зможете придумати квитанцію, ваша вимога не буде задоволена, і вам, можливо, навіть доведеться сплатити додаткові податки та штрафи.
Які записи слід відстежувати?
Коротка відповідь: ви повинні стежити за всім. IRS відомий аудитом малих підприємств, особливо тих, які показують збитки протягом наступних років. Крім того, багато агентів IRS не розуміють нюансів оподаткування, які застосовуються до інвесторів у нерухомість, через що вони частіше сумніваються у вашій заявці. Вам знадобиться мати докази, якщо податкове управління ставить під сумнів будь-який із ваших речей або навіть у повсякденному бізнесі, якщо хтось намагається поставити під сумнів платіж.
Два типи записів, які вам потрібно буде зберігати, це постійні записи та короткострокові записи.
Постійні записи
Які приклади постійних записів? Це документи, які ви захочете зберігати необмежений час і будуть актуальними та цінними для вас навіть після закінчення поточного податкового року, наприклад:
- Усі договори оренди орендаря
- Будь-які юридичні документи — штрафи, акти перевірок, суди
- Будь-який тип дозволу, який ви отримали на майно
- Все, що ви б знецінили, наприклад майно або поліпшення
- Якщо ваша компанія зареєстрована як LLC, LP, S Corporation або інше, ви захочете зберігати всі записи, що стосуються цього
- Страхові поліси
- Кредитні документи, наприклад іпотека
- Податки минулих років
- Право власності/акт
Короткострокові записи
Ви захочете зберігати будь-які документи, які вважаєте достатньо важливими, щоб вимагати сплати податків, щонайменше п’ять років. Як довго ви їх зберігаєте після цього, залежить від вашого рівня комфорту. Це допоможе вам у випадку, якщо вас коли-небудь перевірять або потягнуть до суду.
Деякі приклади короткострокових записів – це будь-що, що вважається доходом або витратою за певний податковий рік, наприклад:
- Витрати на рекламу вашого бізнесу чи нерухомості
- Розважальні витрати, такі як вечері або обіди для поточних або потенційних клієнтів
- Відсотки, сплачені за іпотекою та будь-якими кредитними картками для використання в бізнесі
- Юридичні/професійні гонорари для бухгалтерів, юристів, страхових агентів і ріелторів
- Офісні витрати, як-от доступ до Інтернету, друга телефонна лінія для бізнесу, канцелярське приладдя, відрахування з домашнього офісу, якщо ваш домашній офіс використовується виключно для бізнесу
- Орендна плата отримана
- Виконано ремонт
- Гарантійні депозити отримано: коли закінчується договір оренди орендаря, якщо ви зберігаєте частину застави, ви повинні записати її як дохід. Якщо ви залишите частину з них для оплати ремонту, гроші, які ви витрачаєте на ремонт, вважаються витратами, які ви можете вирахувати зі своїх податків
- Витрати на відрядження для бізнесу, наприклад милі, пройдені для оренди
- Комунальні оплачені
- Заробітна плата працівникам або незалежним підрядникам
Як вести облік своїх записів?
Вам слід зберігати цифрову копію (на комп’ютері) та друковану копію (на папері) усіх ваших записів.
Цифрова копія
Ви захочете використовувати електронну таблицю або програму, таку як Quicken Rental Property Manager, щоб відстежувати свої доходи та витрати. Ви повинні зробити це, як тільки надходить дохід або виникають витрати. Ви захочете включити якомога більше детальної інформації:
- Дата
- час
- Кому це було сплачено або хто заплатив вам
- Характер доходу або витрати
- Сума
- Ви навіть можете вказати, як було сплачено або понесено (готівкою, номером чека, кредитною карткою, грошовим переказом тощо).
Рівень деталізації залежатиме від програмного забезпечення, яке ви використовуєте або створюєте. Деякі програми зв’язуються безпосередньо з вашими банківськими рахунками та записують ваші доходи та витрати.
Навіть якщо ви обираєте менш дорогу програму або ведете свої записи в особистих електронних таблицях, ви повинні як і раніше створювати окремі записи для кожного майна, для кожного виду витрат і для окремих видів дохід. Сенс полягає в тому, щоб записати якомога більше інформації під час транзакції, щоб ви могли легко створювати фінансові звіти в майбутньому.
Завжди слід створювати їх резервні копії на компакт-диску, зовнішньому жорсткому диску, у хмарі та навіть на паперовому носії. Їх слід роздруковувати в кінці кожного місяця та/або в кінці року.
Роздрукована копія
Ви захочете переконатися, що у вас є паперові копії найважливіших документів. Якщо можливо, ви захочете зберігати їх у якійсь вогнезахисній системі зберігання або сейфі. Якщо ви не можете знайти один, достатньо великий для всіх ваших файлів, ви захочете зберегти найважливіші, наприклад назви власності, у цьому полі. Класифікуйте все за роками, а потім сортуйте файли за алфавітом, щоб їх було легко знайти.
