Події є критично важливим компонентом збору коштів та поширення інформації. Більшість некомерційних заходів — це справа «всі руки на палубі», яка вимагає спільної роботи всіх учасників некомерційної організації. У деяких некомерційних організаціях навіть є загальний комітет з планування заходів і віддані волонтери, які допомагають у плануванні та організації події.
Однак, хоча планування події має вирішальне значення, якщо ви хочете, щоб подія пройшла гладко, вам також потрібні результати від усіх ваших зусиль. Ось чому ваша організація повинна набрати «приймаючий комітет».
Що таке приймаючий комітет?
«Господарський комітет» відрізняється від традиційного комітету з планування заходів. Замість людей, які активно планують, планують або готують події дня чи вечора, приймаючий комітет використовує свої мережі, щоб переконатися, що подія стане хітом. Члени приймаючого комітету можуть вибрати:
- Заохочуйте своїх друзів, родину чи колег купувати квитки
- Колекційні товари від місцевих компаній
- Зв’яжіться з постачальниками, щоб отримати призи за двері або організацію заходів
Звичайно, існує безліч способів, якими приймаючий комітет може зробити ваші благодійні заходи кращими, ніж будь-коли. Подумайте про приймаючий комітет як про фактичного господаря вечірки; той, хто запрошує найкращих гостей, знає, кого покликати для їжі чи декору, і може зв’язати вас з людьми, які роблять подію повним успіхом.
Оскільки приймаючий комітет може збільшити кошти, отримані на заході, або привернути більше уваги ЗМІ, знайти та залучити потрібних людей є життєво важливим.
Кого вибрати для приймаючого комітету
Справді корисний приймаючий комітет не включатиме платних маркетологів або професійних організаторів заходів. Натомість вони мають бути дуже заангажованими членами вашої існуючої команди, донорською базою або волонтерами зі зв’язками та бажанням простягнути руку допомоги.
Ваш приймаючий комітет може складатися від кількох осіб до десятків. Чим більше людей у вашому комітеті, тим більший колективний вплив вони можуть зробити на успіх вашого заходу.
Ви можете знайти членів приймаючого комітету практично будь-де, зокрема:
- Член ради або голова вашої організації
- Волонтери, які активно працюють у громаді
- Донор, який має зв’язки з місцевим бізнесом
- Донор або член правління, який має широкі контакти з вашою ідеальною демографією донорів
- Волонтери, які знають продавців або власників закладів
- Місцеві чи національні знаменитості, які часто виступають за вашу справу
Після того, як ви знайшли людей, яких ви хотіли б приєднатися до приймаючого комітету, настав час їх залучити.
Як залучити приймаючий комітет
Шукайте та спілкуйтеся з людьми, які стануть чудовими членами приймаючого комітету. Однак не просіть когось просто стати членом приймаючого комітету. Офіційне запрошення — найкращий спосіб найняти членів комітету.
У запрошенні приймаючого комітету важливо вказати:
- Повна інформація про подію та вашу організацію (дата та місце)
- Інформація про мету заходу (збір коштів на конкретну справу)
- Приклади того, як член приймаючого комітету може зробити свій внесок
- Дата для відповіді або зв’язку з вашою командою
- «Попередня» подяка за те, що ви повідомили їм, що раді їх запросити
- Ваше ім'я/контактна особа та контактна інформація
Переконайтеся, що потенційні учасники знають, що їхня участь буде визнана та оцінена, і що вони можуть зробити значний вплив, приєднавшись.
Якщо вам цікаво, як скласти лист-запрошення приймаючого комітету, скопіюйте та вставте шаблон нижче та вставте свою інформацію в кожну з дужок.
[Дата]
Шановний [Insert Name]:
Я пишу, щоб повідомити вам про захоплюючу подію, яку [назва вашої організації] планує на [місяць] у [вставити місто].
У [Місяць + рік (якщо відрізняється від поточного)] [Організація] переносить [Назва події] до [Місто], щоб збільшити обізнаність про [причину/соціальну проблему/проблему, яку вирішує ваша організація] та створити підтримку [програми/ініціативи/зусилля]. [Додайте відповідну інформацію про подію/ціль/тему].
Подія відбудеться в [місто] в [місце проведення події (якщо воно є)] [дата й час].
[Ім’я], ми будемо раді вашій допомозі зробити цю подію та інші схожі на неї успішними. Якщо ви хочете взяти участь у цій події, а також у майбутніх подіях, ми будемо дуже вдячні, якщо ви приймете це офіційне запрошення стати частиною нашого приймаючого комітету.
Є кілька простих способів взяти участь:
- Назвіть своє ім’я або назву вашої організації як члена приймаючого комітету
- Запросіть своїх колег, друзів і сусідів придбати [столик/квиток] на нашу подію (-и)
- Приєднуйтесь до нас на захід
- [Вставте конкретний запит на основі статусу людини, зв’язків.]
Нам також буде приємно, якщо ви захочете організувати власний столик і запросити друзів і колег на веселий вечір. Ваша щедра підтримка допоможе нам поширити інформацію про [причину] і справити вплив.
Член [Організації] зв’яжеться з вами протягом [вставте часовий проміжок], щоб обговорити деталі нашого приймаючого комітету та обговорити вашу участь, якщо ви зацікавлені.
Ми з нетерпінням чекаємо співпраці з вами, щоб зробити [Event Name] і майбутні заходи успішними! Дякуємо за вашу щедру увагу та підтримку.
З повагою
[Твоє ім'я]
[Посада в організації]
[Назва організації]
[Контактний номер]
Після того, як ви наберете приймаючий комітет
Після того як ви запросите обраних членів комітету, ви отримаєте кілька листів або дзвінків. Однак перед тим, як поглибити подробиці події або те, що б ви хотіли, щоб вони зробили, заплануйте коротку зустріч з комітетом. Не вимагаючи від них нічого, дозвольте їм:
- Познайомтеся один з одним
- Обговоріть, як вони залучені до вашої організації
- Перегляньте матеріали або презентації про вашу справу/роботу
- Обдумайте ідеї щодо того, як би вони хотіли зробити внесок
Звідти ви можете повідомити їм про свої цілі збору коштів і про те, як ви хотіли б, щоб вони працювали разом (запрошення контактів або просування предметів на аукціоні). Вони також можуть розділитися на «підкомітети», якщо у вас велика група.
Звичайно, спланувати та провести ваш захід не є завданням лише приймаючого комітету. Має працювати приймаюча комісія з ваших волонтерів або комітету з планування заходів, щоб продати квитки, переконатися, що нові спонсори заявлені, що предметів на аукціоні багато, і що вечір стане хітом для відвідувачів.
Визнання зусиль вашого приймаючого комітету
Коли захід закінчиться, члени приймаючого комітету мають бути одними з перших, кому ви подякуєте, як під час заходу, так і з письмовою подякою наступного дня. Чим більше ви залучатимете свій приймаючий комітет, тим більше вони будуть готові приймати гостей у майбутньому.
Знайдіть людей у вашій організації чи спільноті, які могли б допомогти вам організувати ваш наступний захід. Вони можуть значно змінити кількість грошей, які ви збираєте, і програми, які ви можете підтримати.
