Багато великих корпоративних зустрічей і конференцій розпочинають програму заходів із відкриття, яке іноді називають пленарним засіданням або вступним загальним засіданням. Ці сесії найчастіше пов’язані з великими конференціями, конгресами чи з’їздами, але їх також можна використовувати для невеликих корпоративних заходів.
Вступні сесії завжди плануються на встановлений період часу на початку програми. Зазвичай вони тривають від однієї до двох годин. Презентації, заплановані на цей час, можуть надати організаторам заходів і господарям унікальну можливість звернутися до своїх учасників.
Що таке вступна сесія?
Відкриття загальних сесій характеризується запланованою презентацією або серією презентацій різноманітних спікерів. Вони орієнтовані на широку аудиторію.
Деякі програми заходів зрештою пропонують одночасні секції, під час яких учасники розбиваються на менші групи для презентацій і семінарів. Інші майже одразу ділять аудиторію на сеанси, присвячені певним ролям, навичкам чи інтересам. Але пленарне засідання – це можливість виступити разом із усіма присутніми.
Керівник організатора може вибрати загальні пункти порядку денного та окреслити цілі загальної програми. Відкриття також зазвичай включає: основний доповідач та інші доповідачі, які допомагають задати тон конгресу.
Ці презентації можна проводити в різних форматах, але самі сесії за визначенням відкриті для всіх учасників.
Навіщо починати з пленарного засідання?
Найефективніші відкриті загальні сесії – це ті, які організовані на користь аудиторії та відвідувачів заходу, ні організатори заходу. Організатори заходів можна скористатися нагодою, щоб розповісти про бізнес компанії чи асоціації, логістику заходів і питання порядку денного, але чудове пленарне засідання також має розважити та мотивувати аудиторію.
Ефективні програми вимагають залучення та інтересу аудиторії. Організатори заходів повинні боротися, щоб повернути цей інтерес, якщо вони втрачають його з самого початку. Відкриття загальних сесій має розпочати програму на сильній ноті.
Цілі та цілі
Чудові вступні сесії, як правило, спрямовані на певну комбінацію таких цілей:
- Мотивуйте, навчайте та/або розважайте та залучайте аудиторію.
- Задайте тон програмі.
- Створіть незабутні враження.
- Поділіться важливою інформацією.
Найкращі вступні загальні сесії досягають усіх цих цілей. Пленарне засідання щорічної конференції може включати вітальне слово від організації президента, а потім звернення ведучого, який виконуватиме функції модератора протягом усього заходу подія.
Пленарне засідання може закінчитися на сильній ноті з запрошеним доповідачем, який виступить з презентацією про мотивацію учасників для досягнення певних цілей.
Коли все зроблено правильно
Гарне загальне відкриття створить настрій усьому заходу. Ви збережете інтерес, якщо зможете тримати своє пленарне засідання бадьорим. Ви хочете мотивувати учасників. Передайте деяку інформацію, яку вони не знали раніше, як смак майбутнього. Встановіть з ними зв’язок.
І, так, це добре, якщо додати трохи розваг, але ви не хочете, щоб розваги складали все шоу.
