Помилки допускаються в бізнесі та в особистому житті регулярно. Саме так ми ростемо і вчимося. Але деякі помилки дорого коштують. Зробіть необхідні кроки, щоб уникнути цих п’яти дуже поширених планування заходів помилок і — якщо ви все-таки зробили помилку — переконайтеся, що ви не зробите ту саму помилку вдруге.
Не розпочинайте роботу достатньо рано
Прокрастинація — ваш ворог. Це одна з найпоширеніших помилок у плануванні заходів, яких ви хочете уникнути. Якщо не почати процес планування події на ранній стадії, це може спричинити безліч проблем. Як тільки дата буде обрана, а загальний обсяг заходу та бюджет – приступайте до роботи. Готелі та інші місця бронюйте заздалегідь, щоб забезпечити це якомога швидше. Якщо цього не зробити, ваш вибір місця буде обмежено, і ви, на жаль, залишитеся з будь-яким доступним місцем. Запрошені доповідачі та живі розважальні програми також приймають бронювання набагато раніше фактичної дати події. Визначивши дату заходу, проведіть дослідження, і коли ви визначитеся з виконавцем, підпишіть контракт негайно.
Організація себе з an контрольний список для планування заходів є ще одним завданням, яке слід вирішити негайно. Намітивши всі етапи процесу планування події, визначивши, коли їх потрібно завершити, і розробивши розклад для кожного, ви матимете цінний посібник, який допоможе вам розпочати роботу та підтримати вас трек. Починати занадто пізно — одна з найпоширеніших помилок у плануванні заходів.
Без перевірки конкуруючих подій
Ви коли-небудь планували свою подію лише для того, щоб дізнатися — як тільки процес планування розпочато й визначено дату заходу — що в той самий день відбудеться інша конкуруюча подія? Лише одна подія приверне натовп, тому не ризикуйте й не схрещуйте пальці, щоб запрошені вибрали саме вашу подію. Уникайте ситуації взагалі.
Виконайте належну обачність і перевірте, чи немає конфліктів подій, поки не пізно. Подивіться на розклад галузевих зібрань (як великих, так і малих), близькість до свят, великих спортивних подій і місцевих зібрань, які можуть спричинити хаос для тих, хто їде на подію. Визначившись із датою заходу, повідомте гостей. Сповіщення «Зберегти дату» та списки «Майбутні події» дають зацікавленим можливість відзначити вашу подію у своїх календарях.
Постачальники не підтверджуються
Підписано контракт з постачальником є юридично зобов’язуючою угодою, яка дає вам письмові документи, що дають постачальнику відповідальність за послуги, які він надає. Однак це нічого не робить для вас під час події, коли ви розумієте, що постачальник не з’явився. Цей контракт на подію не дозволить подавати їжу вашим голодним гостям або доставити столи та стільці до порожнього бального залу. Підтверджуйте з кожним постачальником не один, а двічі. так, двічі. Підтвердьте отримання підписаного контракту, коли ви обоє погоджуєтеся з умовами. Підтвердьте ще раз перед самою подією. Це не та розмова, яку ви матимете щодо деталей доставки їжі чи декору; це продовження спеціально для того, щоб переконатися, що ваша подія все ще в їхньому календарі.
Продавці подій замовляють кілька подій, і ваші документи дуже легко загубиться в перемішуванні або неправильно подані кимось іншим у компанії. Тому переконайтеся, що цього не станеться, повернувшись до них, щоб зареєструватися та підтвердити, що ваша подія та деталі щодо дати, часу та послуг, які будуть надаватися, дійсно є в їх розкладі. І тримайте цей контракт з постачальником у доступному місці.
Не маючи «плану Б»
Наявність плану на випадок непередбачених обставин є обов’язковою для будь-якої події, але особливо для тих заходів, які планується проводити на відкритому повітрі. Погодні умови непередбачувані, і якщо ураган, попередження про сильний вітер або сильний град можуть скасувати вашу подію, майте запасний план. Дощові дати, альтернативні місця проведення подій і змінені розклади заходів — усі варіанти, якщо вашу подію просто неба або її частину потрібно перенести в приміщення.
Окрім підготовки до невизначеності погоди, інші незвичайні обставини також можна вирішити завчасно. Перебої в електропостачанні можна зменшити, якщо мати на місці генератор. Переливна стоянка може бути перенесена в інше, заздалегідь узгоджене місце. Проблеми з наявністю номерів у готелі можна вирішити, залишивши кілька додаткових номерів у своєму резерві готельний блок. Враховуйте специфіку вашої події та подумайте про ті сфери, які більш чутливі до виникнення проблем. Плануючи заздалегідь і розробляючи альтернативні сценарії, ви можете уникнути однієї з найдорожчих помилок у плануванні заходів.
Не наймають достатньо допомоги
Коли справа доходить до найму персоналу для проведення заходів, більше – тим краще. Це коштуватиме вам більше грошей, але може врятувати вашу подію. Уявіть собі це: резервні автомобілі чекають на стоянку, а паркувальники несамовито намагаються не відставати. Черга розчарованих гостей чекає, щоб замовити напій, поки один сервер намагається встигати за попитом. Працівники, які займаються реєстрацією подій, приголомшені великою кількістю гостей, які щойно прибули, змушуючи втомлених мандрівників надто довго чекати, щоб зареєструватися. Ви зрозуміли. Наявність додаткового персоналу для проведення заходів, який допоможе під час напруженої роботи, надасть додаткові послуги потребуючим районам, вирішить проблеми які виникають, або бути привітною присутністю для гостей, які прибувають із запитаннями, може підняти вашу подію з хорошої події на чудову подія.
Коли найм персоналу заходів, шукайте тих співробітників, які мають досвід роботи на тих заходах, які ви плануєте. Наймайте лише професійних, рекомендованих співробітників. Повідомте їм про ваш захід, про гостей, які будуть присутні, ваші очікування та про те, з ким вони можуть зв’язатися, якщо у них виникнуть запитання чи проблеми. Персонал для проведення заходів — навіть якщо його надає сторонній постачальник — представляє вас і ваш бізнес з планування заходів. Негативне спілкування з персоналом заходів залишиться в пам’яті як гостя, так і клієнта та може зіпсувати навіть добре сплановані заходи.
