Бути організатором подій — це не тільки влаштовувати вечірки; мова йде про створення програм, які відповідають меті, повідомленню або враженню, які ваш клієнт намагається передати.
Організатори подій працюють багато годин, щоб організувати та виконати деталі практично будь-якого формату зустрічі, включаючи приватні семінари, публічні конференції, галузеві виставки, відпочинок для співробітників тощо.
Індустрія організації заходів
Дослідження, проведене Events Industry Council у 2018 році, показало, що глобальні ділові заходи принесли понад 1 трильйон доларів прямих витрат і підтримали 10,3 мільйона робочих місць у всьому світі. Сполучені Штати лідирують у світі за загальним обсягом подій, за ними йдуть Китай і Німеччина.
Бюро статистики праці США визначає три основні категорії професійного планування: для зустрічей, конгресів і заходів. У 2018 році середня оплата кожного типу планувальника становила 49 370 доларів на рік. Конкретні необхідні обов’язки відрізнятимуться залежно від конкретної галузі, але всі планувальники зазвичай відповідатимуть за такі завдання:
- Зустріньтеся з клієнтами, щоб зрозуміти, чому вони проводять зустріч чи захід
- Плануйте деталі події, включаючи її час, місце та вартість
- Запитуйте пропозиції від закладів, закладів громадського харчування та інших постачальників послуг
- Відвідайте заклади, щоб переконатися в зручності використання та відповідності вимогам
- Координуйте номери, меню, роздачу продуктів, транспорт та інші послуги
- Контролюйте всі дії, щоб усі були задоволені
- Переглядайте рахунки, рахунки-фактури та затверджуйте платежі
«Организатори подій [зокрема] координуватимуть такі святкування, як ювілеї, зустрічі та інші великі соціальні заходи, а також корпоративні заходи, включаючи презентації продуктів, гала-концерти та нагородження церемонії. Є також некомерційні організатори заходів, які планують великі заходи з метою збору пожертвувань для благодійних або правозахисних організацій. Події можуть включати банкети, благодійні забіги та роздачу їжі».
Навички планування заходів
Щоб досягти успіху, організатори заходів повинні володіти різними навичками. Перш за все, вони повинні досягти успіху в усному та письмовому спілкуванні та мати виняткові навички організації та управління часом. Для них також важливо мати досвід управління проектами та вміти виконувати багато завдань одночасно.
Самопочатківці, які чудово працюють з командою та можуть залишатися спокійними та представницькими під тиском, також мають тенденцію досягти успіху як організатори заходів. Необхідні навички ведення переговорів, бюджету та управління персоналом, а також уміння взаємодіяти з усіма рівнями управління. Успішні організатори подій розвинули чутливість, коли йдеться про вибір місця проведення, кейтеринг, виробництво, розваги, подарунки, транспорт, житло та конференц-послуги.
Необхідний ступінь
Ті, хто робить кар’єру в плануванні подій, мають різні професії та наукові кола. Багато роботодавців віддають перевагу ступеню бакалавра в галузі готельного менеджменту, бізнес-адміністрування, маркетингу, зв'язків з громадськістю або комунікацій. Однак багато планувальників починають працювати в інших професіях або вступають на адміністративні посади, які включають обов’язки з планування зустрічей.
Якщо ви хочете підвищити свою кваліфікацію, подумайте про те, щоб взяти Сертифікований спеціаліст із проведення зустрічей (CMP) призначення іспит, або отримати ваш Сертифікований спеціаліст із проведення урядових засідань (CGMP) позначення. Облікові дані CMP і CGMP доступні для планувальників конференцій, зустрічей і виставок.
Починаємо
Сплануйте свій перехід до планування подій так само, як плануєте свою наступну подію — зі стратегією та детальною документацією. Почніть із цих кроків:
- Щоб отримати цінний досвід, присвятіть свій час некомерційній організації чи іншому бізнесу, наприклад, кейтеринговій компанії, флористу, дизайнеру заходів чи іншому організатору заходів.
- Якщо ви вже плануєте заходи для іншого організатора, візьміть на себе більше відповідальності. Часто це так само просто, як попросити свого менеджера про додаткову роботу в контексті вашої наступної події.
- Приєднуйтеся до таких асоціацій, як Meeting Planners International або International Live Events Society до мережі. Чим більше людей ви знаєте та чим більше стосунків у вас налагоджено в галузі, тим легше вам буде будувати кар’єру організатора подій.
- Створіть портфоліо подій, щоб продемонструвати свій досвід і знання.
- На додаток до розвитку відносин з іншими організаторами подій, налагодьте зв’язок із зовнішніми постачальниками або партнерами. Організатори громадського харчування, музиканти чи медіа-персони — усі вони можуть збільшити вашу відкритість і коло впливу.
Організація та методи управління часом у вашому власному житті є чітким показником для інших вашого хисту планувати події. Незалежно від того, збираєтеся ви проходити співбесіду на роботу в іншу компанію з планування чи відкриваєте та розвиваєте власну, вашою метою буде залишатися спокійним, організованим і завжди виконувати розклад.
