Почніть голосове привітання з короткого «Привіт» або «Ласкаво просимо до компанії XYZ». Не використовуйте фрази на кшталт «ваш дзвінок для нас дуже важливий» тощо. Вони стали використовуватися надмірно і можуть сприйматися як нещирі. Вони роблять ваше повідомлення довгим і марною тратою часу для абонента.
Чітко назвіть своє повне ім’я та вимовте кожен склад, щоб абонент знав, що він зв’язався з людиною, яку очікував, і тому він захоче записати ваше ім’я, якщо захоче. Якщо у вас довге ім’я, уповільніть темп, щоб ваш абонент міг його почути.
Вказівка назви вашої компанії та вашого відділу повідомить абоненту, що він потрапив у потрібне місце, особливо якщо вони пройшли серію автоматизованих підказок оператора або довідник телефонної системи співробітників або відділів. Це особливо важливо для зовнішніх привітань голосової пошти. Його можна пропустити для внутрішніх викликів.
Коротка заява (деякі люблять вибачення в заяві) про те, що ви не можете прийняти їхній дзвінок, є стандартною і швидко переміщує абонента до інформації про те, коли ви можете повернутися до нього, і найважливіше повідомлення звуковий сигнал.
Якщо ваша політика полягає в тому, щоб відповідати на дзвінки до кінця дня, скажіть про це своєму абоненту. Якщо політики немає, запропонуйте абоненту приблизний час, коли ви відповісте на його дзвінок. Якщо вас немає в офісі протягом тижня, повідомте їм про це.
Нікому не подобається опинитися в пастці «в’язниці голосової пошти», чекаючи на відповідь без інших варіантів. Якщо абонент може зв’язатися з кимось для негайної допомоги, надайте вказівки, як зв’язатися з цією особою.
Будьте короткими: максимум 20-25 секунд. Люди зайняті і не люблять витрачати час.
Надайте абонентам лише ту інформацію, яка їм потрібна, щоб залишити вам повідомлення або зв’язатися з вами.
Коли ви відвідуєте сайт, Dotdash Meredith та його партнери можуть зберігати або отримувати інформацію у вашому браузері, переважно у формі файлів cookie. Файли cookie збирають інформацію про ваші вподобання та пристрої та використовуються для того, щоб сайт працював як ви очікувати цього, щоб зрозуміти, як ви взаємодієте із сайтом, і показувати рекламу, націлену на вас інтереси. Ви можете дізнатися більше про наше використання, змінити налаштування за замовчуванням і відкликати свою згоду в будь-який час із дійсністю на майбутнє, відвідавши Налаштування файлів cookie, який також можна знайти в нижньому колонтитулі сайту.
