Ведучим наради є працівник, який є відповідальний за планування, організацію, управління деталями про та запросивши учасників на зустріч. Він чи вона є працівником, який відповідальний і відповідальний за хід фактичної зустрічі. Вони вживають певних дій до, під час і після наради, щоб переконатися, що нарада успішно досягає своїх цілей.
Що таке ведучий зустрічі?
Ведучий зустрічі є ключовим зробити зустрічі та команди успішними. У деяких зустрічах лідер уже є керівником відділу, керівником групи або особою, призначеною вищим керівництвом керувати ініціативою. Ці працівники були обрані на керівну посаду через їхні передбачувані навички менеджера чи лідера.
В інших випадках працівник може стати лідером природним шляхом. Ці лідери — співробітники, на яких інші працівники дивляться та поважають їх. В інших випадках команда може вирішити поміняти керівну роль між усіма членами. Це дозволяє всім членам команди продовжувати розвивати свої навички як керівників зустрічей і в цілому створювати успішні зустрічі.
Обов'язки ведучого зборів
Ось деякі з ключових обов’язків керівника зборів.
- Ведучий наради визначає мету, завдання або мету, які повинні бути досягнуті на нараді. Часто це завдання або частина посадової інструкції лідера.
- Керівник наради вирішує, чи є нарада найкращим можливим методом для досягнення мети чи мети чи досягнення бажаного результату. Дайте відповідь на запитання: чи потрібна зустріч?
- Ведучий зустрічі визначає, хто повинен допомогти спланувати зустріч.
- Головний наради приймає рішення порядок денний засідання. (У поточних нарадах це завдання виконується в кінці поточної наради.)
- Керівник наради визначає дату, час і місце найчастіше за допомогою спільного організаційного календаря.
- Керівник зустрічі збирає перед зустріччю такі роботи, як читання, фінансова інформація, історія, відповідні протоколи зустрічі команди тощо.
- Ведучий наради запрошує учасників і розподіляє завдання та попередню роботу, щоб учасники прийшли на нараду якомога більше часу.
- Керівник наради гарантує, що на нараді є протоколіст або протоколіст документувати провадження будь-які зобов’язання, дії або рішення. Вона також призначає хронометриста, коли це необхідно для упорядкованого проведення зустрічі.
- Ведучий зустрічі може використовувати айсбрейкер для розігріву учасників і створити середовище, в якому учасникам зустрічі комфортно спілкуватися один з одним і обмінюватися ідеями та інформацією.
- Ведучий зустрічі приходить рано і веде засідання продовжуючи це робити та залучаючи всіх учасників, щоб кожен відчував, що їх присутність на зустрічі є важливою. Це забезпечує їхню участь у наступному засіданні
- Ведучий зустрічі прикрашає зустріч компанії щоб учасникам не було нудно та нудно. Незалежно від того, чи використовуються айсбрейки, гумор чи веселі приклади, жодна зустріч не повинна закінчуватися без сміху.
- Керівник наради гарантує, що наступні кроки та дії призначені та оброблені.
- Ведучий наради підсумовує нараду та планує порядок денний наступної наради.
- Керівник зустрічі спілкується з учасниками між зустрічами, щоб переконатися, що завдання виконуються за планом, і запропонувати допомогу та/або ресурси, якщо у волонтера виникають проблеми.
Додаткові ролі лідера
Керівник зустрічі бере на себе ці обов’язки, але також має ролі, пов'язані зі спілкуванням, звітність, і продуктивність товариша по команді.
Кожен член міжфункціональної команди або наради зобов’язаний інформувати свій відділ чи функцію про діяльність і хід наради чи поточної групи. Вони також зобов’язані отримати інформацію від колег, які не входять до команди чи не беруть участь у нараді. Не кожен працівник може відвідувати кожну зустріч.
Якщо учасник наради неефективно працює на нараді, лідер несе відповідальність за виправлення поведінки за допомогою ефективних методів ведення наради під час наради та ефективний коучинг поза нарадою. Учасник наради, який монополізує нараду своїми думками або критикує інших учасників за їхню думку, має бути виправлений до того, як ця особа саботує успіх наради.
Суть
Ефективний керівник наради не гарантує, що проект або команда успішно працюють, але він або вона є ключовим фактором, що сприяє успіху проектів, відділів, нарад або команд.
