Файл заробітної плати працівника — це сховище всього, що пов’язано із заробітною платою працівника. Основною причиною створення картотеки по заробітній платі є обмеження доступу до решти конфіденційної інформації, яка знаходиться в особовій справі.
Призначення файлу нарахування заробітної плати працівника
Файл із заробітною платою дає змогу працівникам бухгалтерії виплачувати працівнику оплату без доступу до конфіденційної інформації працівника. Бухгалтер може вести облік заробітної плати там, де це доцільно для оплати праці працівника. У випадках, коли нарахування заробітної плати та бухгалтерський облік передано аутсорсингу, це ще більш рекомендована практика для записів про заробітну плату працівника.
Файл платіжної відомості обмежує доступ до конфіденційної інформації про співробітника. Файл відомостей про заробітну плату працівника дозволяє працівникам бухгалтерії та фінансів мати інформацію, необхідну для оплати праці працівника, у зручному місці. Місце має бути безпечним і недоступним для інших працівників.
Вам потрібно переконати працівників бухгалтерії в тому, що інформація у файлах із заробітної плати є конфіденційною і не повинна передаватись без дозволу та підпису співробітників відділу кадрів. Також працівники бухгалтерії не повинні ділитися будь-якою інформацією про підвищення працівників, підвищення по службі, бонуси та будь-яку іншу конфіденційну інформацію про працівників.
Відділу кадрів не потрібно контролювати доступ бухгалтерії до файлів із заробітною платою працівників. Як це рекомендовано для пов’язаних файлів працівників, таких як кадрові та медичні файли, вам слід обмежити доступ до файлу заробітної плати. Лише люди, яким необхідна інформація для виконання своєї роботи, мають бачити вміст.
Вміст досьє із заробітної плати працівника
Це запропонований список того, що належить до файлу заробітної плати працівника.
- Лист-пропозиція, підписаний менеджером з найму, відділом кадрів і працівником
- Дозвіл на оплату, підписаний відділом кадрів і менеджером з найму, якщо існує контракт із працівником
- Форма W-4
- Документи та дозвіл, пов’язаний з будь-якими виплатами працівникам, які передбачають відрахування із заробітної плати
- Форма авторизації прямого депозиту
- Бланки обліку робочого часу по заробітній платі
- Погодинний тижневий табель обліку робочого часу
- Записи годинника, де використовуються
- Облік відвідуваності
- Запити на відшкодування витрат, включаючи документацію та квитанції про відрядження та інші дозволені витрати
- Форми компенсації за навчання та квитанції про оплату, книги тощо
- Оплата наперед форми заявок
- Кредитні документи компанії та графік платежів
- Розпорядження про накладення арешту та записи
- Дозвіл на розголошення приватної інформації
- Оформлення документів щодо підвищення кожного працівника
- Документи, пов’язані з будь-якими бонусами, розподілом прибутку чи нагородами
- форми W-2
- Дозвіл на будь-які інші дії щодо заробітної плати, дозволені вашою компанією
Також відомий як картотеки працівників, облікові записи працівників, картотеки кадрів, документація.
Примітка: Сьюзен Хітфілд докладає всіх зусиль, щоб на цьому веб-сайті пропонувати точні, розумні, етичні поради щодо управління персоналом, роботодавця та робочого місця, але вона не є адвокатом. Вміст на сайті не можна тлумачити як юридичну консультацію. Сайт має світову аудиторію, а закони про працевлаштування та правила відрізняються від штату до штату та країни до країни, тому статті не можуть бути вичерпними щодо всіх із них для вашого робочого місця. Якщо ви сумніваєтеся, завжди звертайтеся до юриста. Інформація на сайті носить ознайомлювальний характер.
