Кожна організація та бізнес (від юридичних фірм до виробничих компаній) потребують політики, спрямованої на відвідувачів робочого місця. Ці правила на робочому місці захищають відвідувачів, працівників і бізнес загалом. Відвідувачі можуть завдати шкоди собі, іншим або завдати шкоди майну.
Існує також ризик крадіжки (інтелектуальної чи фізичної), диверсії та навіть тероризму. Хоча кожна організація потребує чогось іншого (штаб-квартира зі списку Fortune 50 має набагато більше відвідувачів, ніж невеликий цех з виробництва електроніки), наведений нижче зразок охоплює основні моменти.
Політика доступу відвідувачів розробляється відділом кадрів, і більшість кадрових спеціалістів або мають таку політику, або знають, як її написати. Якщо ні, вони можуть отримати його від професійної організації, як-от SHRM (Товариство управління людськими ресурсами).
Зразок справи
Zipline International (фіктивна компанія) успішна, тому що вони наймають талановитих професіоналів і виробляють провідні продукти у своїй галузі. Оскільки неавторизовані відвідувачі можуть викрасти інтелектуальну власність, отримати травми в небезпечних виробничих зонах або завдати шкоди співробітникам, компанія Zipline запровадила сувору політику доступу відвідувачів. Ця політика спрямована далеко на збереження комерційної таємниці та захист відвідувачів і працівників.
Заїзд і виїзд
Усі відвідувачі повинні бути зареєстровані в програмній системі керування відвідувачами, якою керує портьє на головному вході. Система фіксує ім'я та приналежність до компанії кожного відвідувача, а також мету та тривалість їх візиту.
Бейдж відвідувача
Під час реєстрації кожен відвідувач фотографується та отримує бейдж з фотографією. Поряд із фотографією на значку відображається ім’я відвідувача та тривалість його візиту. Бедж відвідувача необхідно носити постійно.
Відвідувачів має весь час супроводжувати спонсорський працівник
Усі відвідувачі повинні супроводжуватися працівником (працівниками), якого вони відвідують протягом усього періоду перебування. Ця вимога не поширюється на відвідувачів із відділень Zipline. Можуть бути укладені спеціальні домовленості щодо розміщення підрядників, найнятих для виконання довгострокових завдань, але ці домовленості повинні бути узгоджені з директором служби безпеки.
Фотографії
Не можна фотографувати без попереднього дозволу юридичного відділу або директора служби безпеки. Крім того, дозволені фотографії не можна публікувати без попереднього дозволу директора з маркетингу.
Нерозголошення
Під час реєстрації всі відвідувачі повинні підписати NDA (угоду про нерозголошення інформації).
Гостьовий доступ до мережі
Відвідувачам, яким потрібен доступ до Інтернету, надається ім’я користувача та пароль гостя для бездротової мережі Zipline. У жодному разі гостю не дозволяється отримати доступ до інтранет-програми компанії зі свого ноутбука чи іншого мобільного пристрою.
Роль Маршала на підлозі
Будь-який працівник, який помітив відвідувача без бейджа, повинен негайно повідомити про це відповідального начальника відділу. Маршал поверху несе першочергову відповідальність за дотримання політики управління відвідувачами. У разі екстреної евакуації портьє роздруковує список усіх відвідувачів і передає його черговому поверху в зону евакуації. Маршали поверхів відповідають за облік усіх відвідувачів під час евакуації.
Відмова від відповідальності:Це зразок політики і не є юридичною консультацією. Він призначений лише для відправної точки у створенні політики, адаптованої до конкретних потреб вашої компанії. Zipline International є фіктивною компанією (наскільки мені відомо), і назва використовувалася лише як приклад у написанні цієї політики.
