Реєстрація є першою точкою контакту з вашими гостями, а плавний процес реєстрації підтримує високий рівень хвилювання та задає тон чудовій події. З іншого боку, неорганізований і трудомісткий досвід може змусити натовп бурчати до початку вашої події. З такою кількістю їзди на реєстраційному столі ви точно захочете зробити це правильно з першого разу. Дотримуйтесь цього переліку основних важливих речей, щоб забезпечити гарний старт.
Що більше, то краще
Проста математика говорить нам, що великі натовпи вимагатимуть більше робочої сили, якщо ви хочете уникнути довгих черг. Я рекомендую одного супроводжуючого на кожні сто гостей і одного плавзасоба на кожні двісті гостей. Щодо потреб столу, припустимо, що два обслуговуючих персоналу на восьмифутовий стіл і додайте до цього розрахунку додатковий стіл для витратних матеріалів і робочого простору.
Залишайся на зв'язку
Вам не хочеться бігати коридорами в пошуках розетки чи підключення до Інтернету, тож заздалегідь принесіть ці лінії до свого столика. Ви також захочете взяти ноутбук, навіть якщо не плануєте ним користуватися. Онлайн-доступ може стати в нагоді, якщо вам потрібно перевірити електронну пошту або допомогти заблуканим гостям знайти дорогу до закладу та назад. І останнє, але не менш важливе, перевірте освітлення. Якщо коридор слабко освітлений, ви можете додати кілька настільних лампочок, щоб допомогти вам читати списки.
Не забувайте про канцелярське приладдя
Кожен планувальник повинен мати коробку для снастей, наповнену офісні речі першої необхідності як скотч, ножиці та різноманітні маркери. Інші важливі елементи для вашого пакувального списку включають порожні ярлики з іменами, номери таблиць і зарезервовані знаки, які можна використовувати за потреби. Так, ваш заклад матиме доступ до більшості з цих речей, але час і розчарування, які ви заощадите, маючи їх поруч із собою, безцінні.
Прискорити відповіді
Одним із найбільших порушників вашого «ритму реєстрації» стане шквал простих запитань як від волонтерів, так і від відвідувачів. Ви можете запобігти уповільненню реєстраційної лінії через ці запити, налаштувавши довідкову таблицю. Ви будете вражені тим, наскільки ефективніше може працювати реєстрація, коли у вас є спеціальна особа, яка відповідає на запитання на кшталт «де ванна кімната?»
Залишайтеся відкритими
Важливо, щоб принаймні одна особа залишалася за реєстраційним столом протягом усього заходу. Ви ж не хочете, щоб відносно незначна проблема перетворилася на щось більше, тому що ніхто не міг допомогти. Зазвичай це трапляється, коли гості змушені шукати деінде, коли вашу команду неможливо знайти. Щоб відправити нетерплячого відвідувача на кухню, щоб попросити салат без цибулі, знадобиться лише одна перерва в ванну, не вчасно підібрана!
Тримайте своїх друзів поруч
Є кілька контактних телефонів, які ви захочете отримати, перш ніж почнеться подія. По-перше, це мобільний номер вашого координатора місця проведення. Коли у ванній кімнаті закінчаться паперові рушники, не буде часу нишпорити будівлею, тож цей номер просто необхідно мати. Ще один хороший номер для вирішення питань, пов’язаних з їжею, – це номер менеджера з громадського харчування. Нарешті, підтвердьте найкращі номери екстрених служб для поліції та пожежної служби. Деякі готелі мають власну службу безпеки, яка часто є найкращою точкою контакту в таких ситуаціях.
Реєстраційні таблиці повинні надавати більше, ніж просто a вітальний знак і тег з іменем. З точки зору гостя, вони представляють центр обслуговування клієнтів для вашої події. Але щоб виправдати цю надію, ви повинні бути готові. Зрештою, якщо гості не зможуть пройти реєстрацію, решта ваших зусиль з планування залишиться непоміченою.
