Після того, як ви подали податкову декларацію за цей рік, приділіть кілька хвилин, щоб упорядкувати свої податкові записи та зберегти їх там, де їх можна знайти. Ви ніколи не знаєте, коли вас або ваш бізнес можуть перевірити, і вам потрібно бути готовим.
Але як довго їх потрібно зберігати?
Навіщо зберігати податкові записи?
На додаток до використання ваших податкових записів для власних особистих чи ділових цілей, вам потрібно буде зберегти їх, щоб задокументувати джерело інформації у вашій податковій декларації та для підтримки вашого бізнесу та особистого доходу, відрахувань і кредитів у разі податку аудит.
Підприємства мають більш детальні вимоги до ведення обліку, оскільки вони можуть брати податкові відрахування на звичайні та необхідні господарські витрати. Наприклад, у квитанціях про відрядження та інших квитанціях вони повинні вказувати ділову мету.
Терміни ведення податкової звітності Служби внутрішніх доходів (IRS) однакові як для підприємств, так і для фізичних осіб.
Що таке правила ведення податкового обліку?
Загалом IRS каже, що ви повинні вести записи, які підтверджують ваші претензії у вашій податковій декларації про доходи, відрахування та кредити протягом того, що агентство називає «періодом давності» для цієї декларації.
Період позовної давності - це час, коли:
- Ви можете змінити своє повернення, щоб отримати кредит або відшкодування; або
- IRS може нарахувати додатковий податок
Обмеження часу зазвичай починають відраховуватись, коли ви подаєте декларацію, але якщо ви подаєте її до настання терміну виконання, цей ліміт починає відраховуватися з дати виконання. Наприклад, якщо ви подаєте заявку 15 березня, термін обмеження почнеться 15 квітня (або дати закінчення цього року). Але якщо ви отримаєте продовження та подасте заявку 15 жовтня, обмеження почне діяти з цієї дати.
У деякі роки податки не сплачуються 15 квітня. У 2021 році компанії в Техасі, Луїзіані та Оклахомі мають подати свої податкові декларації за 2020 рік до 15 червня. Це одноразове продовження, надане IRS у відповідь на зимові шторми 2021 року. Платники податків в інших регіонах мають подати федеральні податки на 2020 рік до 17 травня 2021 року, але це стосується лише фізичних осіб, а не підприємств.
У більшості випадків термін позовної давності становить три роки з дати подання декларації, але для деяких ситуацій існують інші обмеження.
Обмеження, коли ви не звітували про доходи
Обмеження становить шість років, якщо ви не повідомили про дохід, який слід було повідомити, і він перевищує 25% валовий дохід (з усіх джерел) на прибуток, або він відноситься до іноземних фінансових активів і більше ніж $5,000.
Обмеження на подання претензій
Якщо ви хочете вимагати відшкодування, ви повинні подати претензію протягом трьох років із дати подання декларацію за цей рік (або дату сплати) або через два роки з дати сплати податку, залежно від того, яка з цих дат пізніше.
Щоб подати претензію щодо переплати від відрахування безнадійної заборгованості або збитку від безцінних цінних паперів, ви повинні подати претензію протягом семи років із дати повернення.
Обмеження щодо записів власності
Зберігайте облік майна до закінчення терміну позовної давності за рік, коли ви продали чи відчужили майно.
Наприклад, якщо вас перевіряють через те, що ви заборгували гроші за податковою декларацією за 2020 рік, і ви продали службовий автомобіль протягом 2019 року, ви повинні зберігайте записи про цей транспортний засіб протягом трьох років з дати, коли ви подали свою податкову декларацію за 2020 рік, або дати, коли ви подали її до цього дата.
Якщо ви подасте шахрайську декларацію або не подасте декларацію, немає жодного періоду обмеження щодо того, коли IRS може нарахувати податок на цю декларацію.
Збереження податкових декларацій і податкових записів із заробітної плати
Не забудьте зберегти свої попередні податкові декларації. Терміни зберігання таких декларацій такі ж, як і для інших податкових реєстрів: у більшості випадків три роки.
Підприємства повинні зберігати відомості про заробітну плату та інформацію про співробітників для перевірки щонайменше чотири роки після того, як працівник залишить вашу компанію. Перегляньте цю статтю на ведення обліку заробітної плати для більш детальної інформації.
Американська асоціація юристів застерігає вас не знищувати старі податкові декларації.
Коротке порівняння щодо ведення податкового обліку
Кількість років, протягом яких ви повинні зберігати записи:
| Ситуація | Кількість років від дати подання або терміну виконання |
|---|---|
| Якщо ви винні гроші | 3 роки з дати подання (вважається датою погашення) |
| Якщо ви не відзвітували про всі свої доходи | 6 років від дати сплати або дати подання, залежно від того, яка настане пізніше |
| Якщо ви хочете отримати відшкодування | 3 роки з дати подання декларації або 2 роки з дати сплати податку, залежно від того, що настане пізніше |
| Якщо ви хочете подати позов про переплату за відрахування безнадійної заборгованості або збиток від безцінних цінних паперів | 7 років з дати повернення |
| Шахрайська податкова декларація або її відсутність | Немає межі |
| Обліки майна | Перебіг позовної давності починається з моменту продажу майна або іншого відчуження. |
Державні вимоги до збереження податкового обліку
Більшість штатів США дотримуються федеральних правил IRS щодо ведення податкової звітності, але деякі мають довші періоди обмеження. Ця стаття про ведення державного податкового обліку має реквізити.
Що робити, якщо запис відсутній або знищений?
Що ви робите, якщо у вас немає запису про відрахування чи витрати, які ви заявляли щодо своїх податків?
Якщо, наприклад, у вас немає скасованого чека чи електронної квитанції, щоб підтвердити відрахування, ви можете почати з перевірки у своєму банку, чи є в нього копія запису. Ви також можете використовувати фінансовий звіт банку чи інвестиційної компанії, щоб показати трансакцію, за умови, що він «дуже розбірливий».
Якщо ваші записи були знищені внаслідок стихійного лиха, наприклад повені чи пожежі, ви можете:
- Отримайте копії своїх податкових декларацій, скориставшись службою IRS Get Transcript або зателефонуйте за номером 800-908-9946, щоб замовити їх.
- Отримайте виписки з кредитної картки та банківського рахунку у вашій фінансовій установі.
- Отримайте копії записів, пов’язаних із майном, зв’язавшись з компанією, яка займалася покупкою.
- Зв’яжіться з підрядниками, які будували чи реконструювали ваш будинок. Ви також можете отримати письмові описи від друзів і родичів, які бачили майно до і після його знищення.
- Щодо успадкованого майна, перевірте судові документи або поговоріть з адвокатом, який займався трастом чи майном.
- Щодо автомобілів, шукайте поточну справедливу ринкову вартість у Kelley Blue Book, Національній асоціації автомобільних дилерів або Edmunds.
