Чи готова ваша некомерційна організація бути головними новинами сьогоднішнього вечора?
Самовдоволення вразливістю вашої організації може стати вашим найгіршим ворогом. У сучасному суперечливому світі та блискавичних засобах масової інформації ви можете потрапити в кризу сьогодні до обіду.
Під час моєї неприбуткової кар’єри організації, в яких я працював, стикалися зі смертю клієнта; підробка продукту, яка загрожувала первинному збору коштів; спортивний скандал; і масова стрілянина на кампусі.
Ми навчилися важким шляхом бути готовими або готуватися страждати більше, ніж потрібно.
Ось шість пропозицій щодо кращого управління кризою вашою неприбутковою організацією.
Не чекай.
Багато організацій приступають до реалізації своїх планів на випадок кризових ситуацій лише після того, як сталася катастрофа.
Натомість обміркуйте можливі сценарії чи типи катастроф, які можуть статися, і почніть їх планувати.
Дізнайтеся про кризи некомерційних організацій і поговоріть з тими, хто їх пережив. Запросіть ветерана стихійних лих поговорити з вашим персоналом і правлінням. Доручіть своїм співробітникам зі зв’язків з громадськістю розробити антикризовий план і встановіть термін.
Пропагувати конкретну готовність до надзвичайних ситуацій. Багато людей у некомерційних організаціях, особливо в невеликих організаціях, не думають, що щось погане коли-небудь станеться. Вони не хочуть про це думати. Вони не вірять, що мають час підготуватися.
І вони можуть навіть обурюватися на співробітників, які наполягають на цій темі. Все одно говоріть. Якщо така криза станеться, люди оцінять вашу передбачливість.
Усвідомте, що кризи мають різні форми.
Кризи бувають різного роду. Деякі мають високий профіль. Інші можуть бути більш стриманими. Але в час цілодобових новин думати, що ви можете зберегти ситуацію подалі від громадськості, є фантазією. Якщо нічого іншого, місцеві ЗМІ, а також соціальні мережі, ймовірно, будуть повсюди про це. Чи ти налагодив хороші стосунки з місцевими ЗМІ? Якщо ні, почніть зараз.
Ваша криза може бути нещасним випадком за участю волонтера, смертю клієнта, розкраданням вашим фінансовим директором, судовим позовом колишнього співробітника або хакерська атака, яка загрожує конфіденційності ваших донорів і клієнтів.
Всі вони вимагають різних відповідей. Підготуйтеся до стільки, скільки можете собі уявити, і зробіть усе можливе, щоб розробити плани, щоб мінімізувати шкоду репутації вашої некомерційної організації.
Навіть якщо станеться щось, про що ви не подумали, ваша підготовка до інших типів надзвичайних ситуацій допоможе. Планування може виявити прогалини в безпеці, страховому покритті, неадекватну політику кадрових ресурсів або нестачу людей з певними навичками.
Відпрацювання будь-яких надзвичайних ситуацій, швидше за все, зробить вашу організацію краще підготовленою до інших.
Розробіть план логістики та план комунікацій.
План матеріально-технічного забезпечення полягає в тому, щоб вивести всіх із будівлі на випадок землетрусу, надсилання текстових повідомлень персоналу та клієнтам про те, що в будівлі помічено озброєного чоловіка, або надання медичної допомоги надзвичайна ситуація.
Розробіть програму управління ризиками для вирішення питань втрати життя, власності та страхування. Визначте основних людей, які можуть швидко діяти, повідомити відповідну допомогу та керувати планами евакуації.
Комунікаційний план передбачає визначення речників, призначення когось для збору фактів у міру їх появи, написання прес-релізи, і визначення місця для розміщення a прес-конференція.
Наведіть порядок у своєму будинку соціальних мереж
Соціальні медіа можуть бути благословенням під час кризи, ЯКЩО ви впораєтеся з ними добре.
Майже всі неприбуткові організації використовувати певний рівень соціальних мереж. Вирішіть зараз, хто буде керувати цими медіа під час надзвичайної ситуації. Налаштуйте інформаційну панель (ось дев'ять для розгляду), де ви можете контролювати всі платформи соціальних мереж і швидко реагувати.
Через соціальні медіа шансів контролювати інформацію мало. Як би ви не намагалися закрити витоки інформації, вони будуть. Щоб протидіяти неправильній інформації, ви можете надати точну та корисну інформацію. Боріться з чутками фактами та висловлюйте занепокоєння всім учасникам.
Не залишайте свої сторінки в соціальних мережах просто там. Оптимізуйте свій підхід до соціальних мереж. Некомерційні організації часто не відповідають на запитання, коментарі чи скарги, які з’являються на їхніх сайтах у соціальних мережах.
Переконайтеся, що у вас є хтось, хто постійно стежить за цими сайтами та відповідає на будь-які публікації читачів. Таким чином, ви зможете дізнатися про погану інформацію та заробити довіру своїх підписників.
Крім того, соціальні медіа можуть бути найкращим способом показати людське обличчя вашої організації та зміцнити її репутацію доброзичливості, чуйності, ввічливості, точності та джерела неупередженої інформації.
Підготуйтеся до виступу.
Кожна хвилина на рахунку після кризи. Не витрачайте жодного з них. Мовчання смертельне. Негайно виходьте з відповідними заявами та повідомленнями, навіть якщо це лише те, що ви знаєте про ситуацію, що ви над нею працюєте, і що наразі мало фактів відомо.
Потім слідкуйте за оновленнями в міру розвитку подій. Для багатьох ситуацій ви, можливо, вже підготували заяви.
У будь-якому спілкуванні будьте стурбовані, проявляйте турботу, висловлюйте турботу та завжди говорите правду. Не бійтеся сказати: «Ми не знаємо». Це краще, ніж гадати. Додайте, що ви працюєте якомога швидше, щоб отримати всі факти.
Відмова від спілкування зі ЗМІ втрачає набагато більше, ніж ризикує. Інформаційний вакуум породжує ворожість ЗМІ та втрату довіри населення.
Проведіть тренінг для ЗМІ
Медіа-тренінг стане вашим найкращим другом під час кризи. Не ризикуйте обвалом ЗМІ.
Складіть навчальну програму медіа до того, як станеться лихо. Навчіть будь-кого, кому може знадобитися бути прес-секретарем. Це може бути ваш голова правління, ваш генеральний директор та інший ключовий персонал, наприклад, спеціаліст із зв’язків зі ЗМІ. Крім того, врахуйте свого головного фандрейзера, свого координатора волонтерів і, де це можливо, вашу особу з безпеки або менеджера з об’єктів.
Навчання ЗМІ не повинно коштувати багато, якщо у вашій раді є хтось, хто працює у зв’язках з громадськістю, або хтось із ЗМІ. Головне – робити це регулярно, щоб нові люди пройшли навчання, а інші не застаріли.
