Документацията е от решаващо значение за правилното вземане на решения
В света на човешките ресурси и заетостта, документация за работата на служителя може да направи или наруши способността ви да дисциплина, прекратявам, или справедливо насърчаване, възнаграждение и разпознават служителите.
Документацията е от съществено значение за мениджърите и персонала по човешки ресурси, защото трябва да положите сериозни усилия, за да записвате всичко на събитията в трудовата история на вашите служители - както положителни, така и отрицателни инциденти на производителност.
Тук ще намерите всичко необходимо на мениджърите и служителите по човешки ресурси, за да документират внимателно представянето на служителите.
Защо трябва да документирате представянето на служителите
- Документацията предоставя доказателства за това бяха обсъдени проблеми с изпълнението със служителя по навременен и кратък начин.
- Документацията предлага история на подобрение или неуспех на служителите да подобрят представянетос течение на времето. Той е хронологичен и точно описание на действията на служителя, действията на мениджъра и събитията, когато се случват.
- Документацията предоставя доказателства, които подкрепят вземането на управленски решения неблагоприятно действие като дисциплина или прекратяване със служител.
- Документацията предлага доказателство, че даден служител заслужава налична промоция или възможност пред други служители, които също отговарят на условията.
- Документацията предоставя доказателства за оправдаване на увеличенията, намаленията на заплатите или защо даден служител не е получил повишение.
- В случай на съдебен процес пълната и изчерпателна документация защитава интересите на работодателя. Документацията може да подкрепи действията на ръководството в прекратяване на неуспешен служител. Също така може да докаже, че служителят е бил прекратен по причини, които са законни, за разлика от други като незаконна дискриминация.
Какво да документираме
Мениджърите трябва да документират представянето на служителите, както положителен принос, така и пропуски в изпълнението. Те трябва да документират точно какво е направил и казал служителят и какво е направил и казал мениджърът в отговор по време на срещата или разговора.
Трябва да документирате всички споразумения, направени по време на разговора, поставени цели, необходими и очаквани подобрения и график за подобрение. Документацията трябва да съдържа и ангажименти, които ръководителят поема, за да помогне на служителя.
Как да документираме
Документацията трябва да бъде написана по време или непосредствено след срещата или разговора със служителя. Никога не трябва да пропускате да запишете разговора със служителя в деня, в който наистина се е случил. Изчакването до по-късно или до следващия ден се отразява на качеството на документацията, защото се основава на това, което си спомняте.
Една от най-лошите грешки, които мениджърите правят, е да вярват, че могат да възстановят историята на консултирането на служителите, ако е необходимо. Нито един човек по човешки ресурси, който има някакъв опит с прилична, навременна документация, не може да бъде заблуден от реконструиран запис. Мениджърите, които възстановяват по памет, носят ненужен и неприемлив риск за своята компания, защото измислената история няма да издържи в потенциален съдебен процес.
Имате нужда от вашата документация, за да изглеждате професионално, спретнато и организирано. Пишете документация, сякаш говорите за историята на събитията на трета страна. Никога не знаете кой може да прочете вашата документация един ден, така че се уверете, че тя отразява вашия професионализъм. (Гърбът на коктейлна салфетка, плик или лепяща бележка не се квалифицира като професионална документация.)
Вашата документация трябва да отиде при новия мениджър на служителя, ако служителят получи нова работа - или вие - във вашата организация. За ваша памет и за да информирате новия мениджър на служителя, трябва да поставите името и длъжността на служителя, вашето име и длъжност и пълната дата на всеки документ.
Напишете документация, която е фактическа, честна, законна, обективна, пълна и последователна. Избягвайте мнения (Майк е небрежен. Алис е мързелива. Том ме лъжеше.), ругатни, редакторски коментари (Джон е глупак. Марк има проблем с отношението.) и етикетиране (Мери е безотговорна. Джордж не е отборен играч.).
Избягвайте също да се опитвате да тълкувате поведението на служителя. (Марша трябва да не харесва тази задача. Изглежда, че Паула е над главата си.) Намалете до минимум употребата на описателни думи като прилагателни и наречия (бавно, небрежно, нещастно, мрачно, грубо). Посочете конкретното поведение и действия на служителя, а не вашето мнение или тълкуване за него.
Каква документация трябва да предостави
При последващия преглед на документацията е необходим точен запис на разговора. Придържайте се към фактите и запишете само какво сте казали и какво е казал служителят. Уверете се, че вашата документация е недвусмислена и че излага фактите. (Във всяка потенциална правна ситуация, грешки в някое от документираните събития правят цялата останала документация подозрителна.)
И накрая, документирайте всички споразумения, ангажименти, срокове, необходими подобрения, точки за регистрация и други подробности, които може да се изплъзнат от паметта. Уверете се, че сте задали дата и час за крайни срокове и крайни дати, така че да не възникнат недоразумения.
Запознайте се с политиката за документация на вашия отдел Човешки ресурси, която ще ви каже каква документация трябва да бъде поставена в лично досие на служителя Всички документи за дисциплинарни действия със сигурност трябва да бъдат включени.
Къде да документирате и съхранявате документация
Тъй като документацията за служителите е поверителна и лична за служителя, трябва да внимавате че всяка документация остава поверителна за мениджъра, отдела за човешки ресурси и евентуално за следващия служител мениджър. Следователно поставянето на документация на споделено компютърно устройство не се препоръчва. Ръкописната документация и разпечатаната документация на мениджъра е най-добре да се съхранява в заключено хранилище.
Долния ред
Ако следвате тези насоки, когато отидете в отдела за човешки ресурси, за да поискате помощ при дисциплиниране, прекратяване или прехвърляне на служител на работа с по-добро потенциално прилягане, HR ще ви помогне да разрешите проблема или да подобрите ситуацията. Когато HR ви каже да документирате, документирате, документирате или те не могат да ви помогнат; ще трябва да покриете всичките си бази.
Моля, имайте предвид, че предоставената информация, макар и достоверна, не е гарантирана за точност и законност. Сайтът се чете от световна публика итрудови закони и разпоредбите варират в различните държави и държави. Моля те потърсете правна помощ, или помощ от щатски, федерални или международни правителствени ресурси, за да се уверите, че вашето правно тълкуване и решения са правилни за вашето местоположение. Тази информация е за насоки, идеи и помощ.
