Лошото управление на доверителна сметка може да има ужасни последици за кариерата на адвоката, понякога дори до лишаване от адвокатска правоспособност. Юридическите факултети вършат ужасна работа, като обучават студентите по право как да се справят с лихвите по доверителни сметки на адвокати (IOLTA). Повечето адвокати получават малко или никакво обучение как да управляват доверителна сметка, преди да открият своя собствена.
Как работи акаунт в IOLTA
Адвокатите често получават хонорари за задържане от клиенти, когато подписват взаимно а споразумение за задържане който очертава условията на представителството на адвоката. Тези пари трябва да влязат в доверителната сметка на адвоката. След това те имат право да изплатят тези пари на себе си, когато завършат работа за клиента.
Може да се съгласят да представляват Хари в неприятен развод. Хари им пише чек за 10 000 долара такса за задържане. Адвокатът депозира парите в тяхната доверителна сметка, след което прекарва един час в работа по досието на новия си клиент. Почасовата ставка на адвоката е $150. След това адвокатът има право да премести $150 от тези $10 000 от доверителната сметка в своята бизнес сметка. Заслужиха си го.
Междувременно $9 850 остават в сметката на IOLTA и печелят лихва. Тези лихви отиват за финансиране на различни правни услуги, обикновено за бедните, под управлението и надзора на Програма IOLTA.
Адвокатите са склонни да правят три често срещани адвокатски грешки при управлението на тези сметки.
"Вземане" на пари от сметката
Има не легитимен начин за вземане на заем от доверителна сметка, но някои адвокати се опитват.
Понякога адвокатите използват средства от доверителна сметка, преди да имат право да го направят. Те могат да вземат пари от доверителна сметка, преди да са спечелени, защото имат проблеми с паричния поток. Може да не са завършили платима работа преди да трябва да бъдат платени някои задаващи се разходи - заплати, наем на офис или разходи, които да бъдат авансирани в случай на условен хонорар.
Така те вземат повече от доверието, отколкото имат право да вземат в този момент. Адвокатът, който „заема“ тези средства, може да има всички намерения да ги върне обратно, но този вид ситуация обикновено е снежна топка и завършва много зле за адвоката — както и за клиента.
Понякога или адвокатът, или някой с достъп до доверителния акаунт е достигнал точка на алчност или отчаяние. Адвокатите с проблеми със злоупотребата с вещества или пристрастяването към хазарта могат да бъдат особено уязвими към този тип грешки, но понякога това се случва по причини, които не изглеждат ясни.
Тази грешка в доверителния акаунт е най-вероятно да сложи край на юридическа кариера, когато е извършена от адвокат, но адвокатът все още е този, който е на куката за връщане на средствата, дори ако това е извършено от помощник-юрист или счетоводител.
Смесване на адвокатски средства с пари на клиенти
Втора голяма грешка често възниква поради липса на разбиране за това как трябва да работи доверителната сметка.
Лора А. Калоуей, консултант по управление на правната практика в щатската адвокатска колегия на Алабама, казва:
„Много адвокати не разбират какво влиза и какво не влиза в доверителната сметка. Някои управляват всичко, включително спечелените такси, чрез доверителната сметка, като я използват като един общ дневник за своите фирми. Други приемат „задръжки“, без да разбират, че поне в някои юрисдикции няма такова нещо като невъзстановима заплата. Така че те не поставят депозит срещу бъдеща работа на доверие, както би трябвало, особено ако имат нужда от него сега, за да поддържат осветлението включено."
Адвокатът може да каже на клиента си, че правните такси ще бъдат $1000, а съдебната такса за подаване ще бъде $200. Клиентът пише на адвоката чек за $1200. Някои адвокати ще вложат целия чек в своите бизнес сметки, защото повечето от парите така или иначе отиват при адвоката.
Но правилата на адвокатската колегия изискват чекът да отиде в доверителната сметка, дори ако адвокатът има право на пълния адвокатски хонорар веднага. Частта от таксата за подаване на този чек трябва да се държи на доверие.
Някои държавни адвокатски колегии забраняват на адвокатите да имат лични средства в доверителна сметка, докато други позволяват на адвокатите да държат малка сума в сметката за покриване на разходите, свързани с работата на сметка. Препоръчителната практика е всички такси за доверителна сметка да бъдат приспаднати от бизнес сметката, но това не винаги се случва.
В никакъв случай на адвокат няма право да използва доверителна сметка като оперативна сметка, спестовна сметка или място за скриване на активи.
Понякога адвокатите не успяват да разберат, че не могат да плащат сметки като режийните си офис разходи директно от доверителната сметка дори когато чековете се изписват от средства, които вече са били спечелен. Друг път адвокатите умишлено злоупотребяват с доверителната сметка като начин да скрият активи.
Някои адвокати използват доверителните си сметки като средства за черни дни. Вместо да премахне всички такси, след като са спечелени, адвокатът забавя преместването на парите от тръста, за да намали риска от тяхното харчене. Това е както лоша бизнес практика, така и нарушение на етиката, въпреки че държавният фонд IOLTA може да се възползва от допълнителните приходи от лихви.
Неуспешно проследяване на клиентски средства
Третият основен начин, по който адвокатите прецакват своите доверителни сметки, е като не поддържат подробни записи на доверителната сметка на всеки клиент сделки.
Въпреки че повечето адвокати са добри в запазването на копия от чековете на своите доверителни сметки, не всички помнят, че трябва да отбелязват името или номера на файла на клиента на всеки чек, когато е издаден. И докато може да е лесно да си спомните защо даден чек е изписан преди месец, може да е трудно да си спомните след година.
И въпреки че не се случва често, понякога адвокатските кантори и всичките им записи се унищожават. Пожар може да изпепели тези хартиени файлове доста бързо, както и да унищожи твърдия диск на компютъра.
Ако адвокат се окаже в положение, в което трябва да реконструира записите на доверителната сметка на фирмата, като използва банкови извлечения и копия на стари чекове, наредени от банката, задачата ще бъде практически невъзможна, освен ако тези проверки не показват чии пари са били използвани във всяка сделка.
Адвокатите са задължени от техните адвокатски колегии да водят записи, показващи колко пари има всеки клиент на доверие във всеки един момент. Депозитите и плащанията трябва да бъдат ясно проследявани по някакъв начин, който улеснява определянето на баланса на доверителната сметка на всеки клиент. В противен случай би било доста лесно да похарчите парите на един клиент по делото на друг клиент.
Адвокатите трябва да се уверят, че общата им доверителна сметка е балансирана в края на месеца, а също така трябва да се уверят, че сметката на всеки клиент е балансирана. Сравняването на балансите може да разкрие счетоводни грешки. Тази проста стъпка понякога ще открие грешки, които биха могли да доведат до отхвърлена проверка на доверителен акаунт.
Получавам помощ
Някои адвокати осъзнават, че доверителните им сметки са прецакани, но не знаят как да решат проблема. Едно решение е да се свържете със съветник по управление на адвокатска практика. Много държавни адвокатски колегии сега предлагат безплатни съвети за управление на правната практика на своите членове, а редица частни съветници по управление също предлагат услугите си срещу заплащане.
Някои адвокати може да се страхуват да обсъждат ситуацията с доверителната си сметка с адвокат, работещ за щатската адвокатска колегия, поради задължителните изисквания за докладване за нарушения на етичните правила. Но правилата за професионално поведение в много щати сега изрично изключват консултантите по управление на правни практики от докладването на подобни проблеми на техния съвет по етика.
Правилното управление на доверителен акаунт може да бъде караница, но загубата на лиценза ви за практикуване поради небрежно водене на записи би било много по-лошо. Адвокатите, които имат проблеми с управлението на доверителните си сметки, трябва незабавно да се справят с проблема, като получат помощ от квалифициран специалист.
