Работодателите в много индустрии очакват от търсещите работа да притежават умения за Microsoft Office (MS). Дори с възхода на Google Drive, популярен конкурент, Microsoft Office остава най-предпочитаният софтуер за производителност в бизнеса по целия свят. Може да не е необходимо да сте експерт по MS Office за следващата си работа, но ще подобрите своята перспективи за работа и да бъдете обмислени за повече роли, ако сте запознати поне с основите.
Нещо повече, ако кандидатствате за някакъв вид административна длъжност, ще трябва да сте добре запознати с използването на програмите на Office за ежедневните си задачи. Най-вероятно вашият мениджър по наемане на работа ще очаква високо ниво на владеене на MS Office.
За позиции на високо ниво вашият работодател ще очаква да имате поне основни умения в MS Word и MS Excel.
Какви умения за Microsoft Office са ви необходими?
MS Office включва различни настолни приложения. Най-често срещаните са Excel за електронни таблици, Outlook за имейл, PowerPoint за презентации и Word за текстообработка.
Въпреки че следващата ви работа може да използва редица приложения на Microsoft Office, много позиции изискват ежедневно използване на MS Excel, MS Word и MS PowerPoint или на двете. Следните описания обхващат уменията в рамките на тези програми, които работодателят може да изисква, така че можете да ги освежите, ако е необходимо, и да ги включите в автобиографията си.
Видове умения за Microsoft Office
MS Excel
Може да получите допълнително внимание от потенциални работодатели, ако им съобщите, че вашето ниво на умения в MS Excel включва знания и опит в използването на следните функции:
- Пивотни таблици: Можете да управлявате, сортирате и анализирате данни по много начини с помощта на Excel, ако сте в състояние да овладеете изкуството на обобщената таблица. Обобщените таблици извършват автоматични действия като сортиране и осредняване, за да ви помогнат бързо да анализирате данни, като използвате формули, сортиране и други функции, които иначе биха отнели часове, за да извлечете за анализ на данни.
- Функции на формулата: Знанието как да използвате основни формули в Excel може да ви помогне да създавате електронни таблици, които осигуряват истинска стойност за вашия работодател. Запознайте се с формулите за прости математически изчисления и след това научете често използвани умения, като например как да свързвате данни от една електронна таблица с друга, как да намиране на информация в големи масиви от данни с помощта на формули като VLOOKUP и как да използвате функциите за филтриране и междинна сума за сортиране и представяне на данни във визуално привлекателен формати.
- Форматиране: Няма правило, което да казва, че електронните таблици трябва да са грозни или скучни. Електронни таблици, които са форматирани с последователно оразмеряване на шрифта, специфични за марката цветове и еднакво разстояние, ще бъдат приети по-добре от колеги и шефове. Освен основите за правене на електронни таблици визуално приятни, Excel предоставя множество опции за форматиране, които можете да приложите, за да направите вашите данни по-лесни за четене и естетически приятни. Не подценявайте силата на добре поставения разделител на линиите или пестеливо приложената цветова схема.
MS Word
За писмена комуникация в бизнеса, MS Word е системата на избор. Повечето работодатели ще търсят кандидати, които могат да изпълняват следните задачи в MS Word.
- Форматиране и настройка на страницата: Много хора се чувстват неспособни да разберат основите на привидно трудни за използване функции за форматиране и настройка на страницата на MS Word. Ще ви бъде от голяма полза да научите основите на тези функции, защото те са в основата на използването на MS Office. Форматирането може да включва неща като персонализирани повтарящи се заглавки, множество колони, номериране на страници и избор на шрифт и цвят.
- Изграждане и редактиране на шаблони: След като създадете нещо, което харесвате, можете да запазите шаблона и да го използвате отново и отново.
- Използване на SmartArt и текстови полета: MSWord е страхотен за повече от текстови документи. Също така е полезно за неща като листовки и табели. Word улеснява създаването на листовка, след като знаете как да използвате SmartArt и текстови полета. Формите и текстовите полета понякога могат да бъдат тромави, защото е по-трудно да ги накарате да се припокриват и те понякога можете да прескачате из страницата, но щом хванете нещата и разберете странностите, ще бъдете майстор.
- Проследяване на промените: Ако преглеждате чернова на работа на някой друг, важно е да можете да използвате функцията за проследяване на промените, която показва всякакви промени от оригиналния текст, като добавени или изтрити думи, или актуализации на форматирането, в различен цвят, подчертано шрифт. Да знаете как да вмъквате коментари също е важно и можете да намерите и двете функции в раздела Преглед.
Ако предпочитате да не използвате Photoshop или нямате достъп до професионален дигитален дизайн, MS Word и Publisher правете страхотни алтернативи на прости проекти за визуален дизайн, като използвате изображения, форми, цветове и друг дизайн елементи.
MS PowerPoint
PowerPoint е софтуер за презентации. Той позволява на дизайнера да създава голямо разнообразие от персонализирани слайдове за прожектиране върху екран. Работодателите ще търсят кандидати, които могат да съставят презентация в PowerPoint, която включва текст, снимки, графики и таблици с електронни таблици. PowerPoint има много функции, като сенки, звуци и преходи на слайдове. Умелите в PowerPoint ще знаят как да използват правилните функции за подчертаване, като същевременно не прекаляват с прекалено много разсейващи фактори.
- Персонализирани слайдове и шаблони: Работодателите искат някой, който може да създаде атрактивен слайд от нулата и който разбира основните елементи на дизайна като композиция, цвят и баланс. Успешният кандидат също ще може да въвежда нови данни в съществуващ шаблон.
- Анимация: Добавянето на анимации към текст и изображения добавя слой вълнение към всеки слайд. Анимациите позволяват на елементите на страницата да се увеличават или избледняват. Работодателите ще предпочетат кандидати, които могат с вкус и обмислено да използват тази функция, без да прекаляват.
Работата с MS Office може да бъде забавна и възнаграждаваща. Уменията за Microsoft Office са полезни в почти всяка роля, но особено в среда на работното място, където административните задачи се ценят.
Помислете за добавяне на раздел за умения към автобиографията си, за да подчертаете най-ценните си умения.
Усъвършенствайте уменията си и бъдете готови да говорите какво можете да правите с MS Office в следващото си интервю.
Повече умения за Microsoft Office
- MS Outlook
- MS Publisher
- MS сертификати
- OneDrive
- Една бележка
- Графики
- Конфигуриране на имейл настройки
- Електронни визитки
- Писмена комуникация
- Сътрудничество
- Организация на цифрови файлове/папки
- Създаване на формуляр
- Създаване на етикет
- Дигитални презентации
- Създаване на заявка
- Създаване на слайдшоу
- Анализ на данни
- Управление на бази данни
- Имейл филтри
- Прикачени файлове към имейл
- Проверка на граматиката
- Обединяване на поща
- Настройка на страницата
- Настройки за печат
- Планиране
- Имейл подписи
- Споделяне на документи
- Проверка на правописа
- Дизайн
Как да изпъкнете уменията си
ДОБАВЕТЕ СЪОТВЕТНИ УМЕНИЯ КЪМ ВАШЕТО РЕЗЮМЕ: Всяка работа ще изисква различни умения и опит, така че не забравяйте да прочетете внимателно описанието на длъжността и да се съсредоточите върху съответните работни умения, изброени от работодателя.
ПОДЧЕРТЕТЕ УМЕНИЯ ВЪВ МОТИВАЦИОННОТО СИ ПИСМО: Използвайте уменията по-горе, докато създавате писмото си. За всяко умение, което включвате, представете си, че ви интервюират и трябва да предоставите пример за времето, когато сте използвали умението.
ИЗПОЛЗВАЙТЕ ДУМИ ЗА УМЕНИЯ В ИНТЕРВЮТО СИ ЗА РАБОТА: По време на интервюто бъдете готови да обсъдите функциите, с които сте запознати и какво можете да правите.
