Ръководителите на проекти имат трудна работа. По естеството на своята роля те поемат отговорност за формирането на ефективен екип, който да преследва и да успее с нови инициативи. Тъй като проектите могат да обхващат цялата работа, извършена в една фирма, всеки проект е ново приключение.
Един от най-важните фактори, насърчаващи успеха на проекта, е наличието на ефективен, ангажиран изпълнителен спонсор. Въпреки че мениджърите на проекти може да знаят, че изпълнителните спонсори правят много, за да помогнат на даден проект да успее, много ръководители не разбират как могат да помогнат или какво да правят.
Отговорности на изпълнителния спонсор
Изпълнителният спонсор е от съществено значение за успеха на проекта. Има много причини проектите да се провалят, но липсата на подкрепа в една организация не трябва да е една от тях. Изпълнителните спонсори трябва:
- Поемете отговорност на изпълнително ниво за резултата от даден проект
- Хартирайте проекта и дайте правомощия на ръководителя на проекта и членовете на основния екип
- Подкрепете стремежа на екипа на проекта за ресурси и видимост
- Осигурете присъствие и поддържайте ефективни екипни ценности, включително отчетност и прозрачност
- Подкрепете отбора в лицето на изключителни трудности
- Защитете екипа на проекта срещу организационна намеса
- Останете ангажирани и заинтересовани
- Бъдете държани отговорни като ръководителя на проекта и членовете на екипа, ако инициативата е неуспешна
Присъствие на изпълнителен спонсор
При липса на подкрепящ изпълнителен спонсор, всички горепосочени отговорности падат върху вече претоварените Ръководител проект, който обикновено няма влияние върху други мениджъри или ръководители, които може да са съпротивителни на проекта.
Липсата на ефективен спонсор увеличава риска от проблеми с проекта, включително, но не само неуспех, неоптимална производителност, повишени цели за цена и качество и възможен увеличен екип смут.
Просто казано, наличието на ефективен изпълнителен спонсор е положителен фактор за проекта, който са спонсорирали. Като се има предвид очевидната важност на ролята, може да е разумно да се предположи, че повечето организации приемат сериозно работата си с изпълнителни спонсори.
Организационно третиране на ролята
Въпреки че би било разумно да се очаква, че повечето фирми ще демонстрират зрели практики относно ролята на изпълнителен спонсор в епоха, в която практиките за управление на проекти са добре установени, ситуацията е точно такава противоположност.
- Много фирми нямат официални практики относно спонсорството на изпълнителни директори
- Малко фирми имат формализирано обучение или стандартизирано описание на ролята и отговорностите на спонсора
- Рядкост е фирмата, която осигурява обучение за своите изпълнителни спонсори
- Има малко последователно съгласие относно отговорността на спонсора за успеха на проекта
- Повечето ръководители на проекти изразяват разочарование от липсата на подкрепа от техните спонсори
Според Project Management Institute през 2018 г. 38% от организациите анкетирани не са имали активни изпълнителни спонсори за проекти.
Въпреки че текущото състояние на практиката на изпълнително спонсорство може да остави място за подобрение, ръководителите на проекти нямат друг избор, освен да продължат напред със своите инициативи. Въпреки това, има някои стъпки, които ръководителите на проекти могат да предприемат, за да наемат така необходимата изпълнителна подкрепа.
Стъпки за получаване на подкрепа от изпълнителен директор
- Наемете спонсор. Ако вашият проект има стратегически последици за вашата фирма, или директно за клиентите, или косвено от позволявайки по-ефективни и ефективни вътрешни дейности в подкрепа на клиентите, трябва да наемете a спонсор. Работете директно с вашия отговорен мениджър или ръководителя на вашия офис за управление на проекти, за да подсилите важността на проекта и да поискате помощ. Подчертайте ролята и отговорностите на спонсора и посочете индустриални изследвания който свързва успеха на проекта и ефективното спонсорство.
- Обучете своя спонсор. Подчертайте ролята на спонсора като стратегическа, а не тактическа или като фигура. Повечето ръководители влизат в ролята на спонсор без официално обучение или дори контекст за техните отговорности. Въпреки че сте в донякъде неудобната роля да обучавате ръководител, повечето от тези хора ще оценят вашия контекст и насоки. Въпросите за отчетността, укрепването на ценностите и защитата на екипа трябва да бъдат основният ви фокус, когато привличате вашия изпълнителен спонсор.
- Активно ангажирайте и включете своя спонсор. Отношенията между най-добрия мениджър на проекти и изпълнителен спонсор са силно интерактивни. Важно е двете страни да установят ясен комуникационен протокол за актуализации на дейностите по проекта, както и за маркиране и реагиране при извънредни ситуации. Ръководителят на проекта трябва да насърчи изпълнителния спонсор да посещава статутни или екипни срещи от от време на време, за да проявявате истински интерес и да служите като активна мажоретка на организацията за екип успехи.
- Поискайте коучинг подкрепа от вашия спонсор. Винаги е полезно да имате някой с повече опит от вас, който да наблюдава и предлага конструктивна и положителна обратна връзка и напътствия за вашето представяне.
- Използвайте внимателно спонсора за големите проблеми. Внимавайте да не привлечете твърде много вашия спонсор за тактически въпроси. Най-доброто използване на вашия спонсор е да ви помогне да осигурите ресурси, да служите като говорител на екипа на проекта пред по-широката управленска група и да ви помага да укрепите основните ценности на екипа.
Финалната стъпка
Ролята на изпълнителния спонсор е едно от важните парчета от пъзела към успеха на проектните инициативи. Успешните ръководители на проекти разбират колко важна е тази роля и работят, за да получат изпълнителна подкрепа на правилното ниво и интензивност.
Ако спонсорът липсва или е неясен, поемете отговорността да наемете и/или обучите вашите изпълнителни спонсори да подкрепят вас, вашия екип и вашата фирма за успех.
