Защо някои ръководители на проекти представят проектите си навреме, в рамките на бюджета и с доволни клиенти, докато на други им е трудно? Нека да разгледаме десетте навика, които изключително успешните ръководители на проекти споделят, за да разберем.
Тези навици се споменават отново и отново в оценките на изпълнението и в прегледите в края на проекта, където клиентът, екипът или спонсорът предлагат обратна връзка на ръководителя на проекта.
Не е нужно да имате десет години опит, за да постигнете успех всеки път. Като промените навиците си и усъвършенствате уменията си, можете драстично да подобрите шансовете вашият проект да бъде успешен и да си осигурите по-малко стресиращо време на работа.
#1. Използване на правилния екип
Най-ефективният и успешен ръководители на проекти познават възможностите на членовете на своя екип. Това означава, че те могат да разпределят правилната работа на точните хора.
Използването на грешен ресурс за задача може да доведе до това, че ще отнеме повече време или ще бъде изпълнена лошо. Помага да знаете силните и слабите страни на хората, които работят с вас, за да можете най-добре да ги разпределите към задачите по проекта.
#2. Управление на проблемите на проекта
Всички проекти срещат проблеми от време на време. Успешните ръководители на проекти не позволяват това да ги тревожи. Те познават процесите за управление на проблеми, както и как най-добре да се справят с проблемите, когато възникнат.
Можете да направите и това. След като научите как да оцените даден проектен проблем, ще откриете, че управлението на проблеми става лесен навик за включване в седмичната ви рутина. Отделете малко време, за да прегледате вашите дневник на проблемите всяка седмица и скоро ще откриете, че е лесно да сте в крак с управлението на проблемите.
#3. Справяне с промените
Проектите са предназначени да променят нещата, но този вид промяна се случва на други хора. По-трудно е да се управлява промяната, която е насочена директно към екипа на проекта, разстройвайки подробния график на проекта и създавайки нова работа и цял куп актуализации на документация.
Успешните ръководители на проекти имат процес на управление на промените, който следват. Следването на определени стъпки улеснява превръщането на всяко действие в навик, защото е структурирано и се повтаря.
Процесът на управление на промените изглежда така:
- Получаване на информация за промяната
- Оценете промяната
- Установете колко работа ще бъде извършването на промяната
- Подгответе препоръка дали си струва да продължите
След като подготвите препоръка, помолете вашия спонсор да вземе решение дали трябва да включите промяната или не. Можете сами да одобрите някои малки промени, стига да са в рамките на вашите правомощия и нива на правомощия. Успешните мениджъри на проекти знаят, че справянето с промените е част от работата и имат план да се справят с тях, когато и когато възникнат.
#4. Управление на разходите по проекта
Много е вероятно вашият проект да доведе до разходи, дори ако вие самите нямате пълен контрол върху портфейла. Възможността да управлявате финансови елементи във ваш контрол трябва да ви бъде навик. Ако не подхождате към нея редовно и рутинно, ще откриете, че работата става толкова огромна, че е невъзможно да се справите добре.
Фантастичните мениджъри на проекти остават на върха на разходите със системи за архивиране, които работят за фактури, оферти и оценки. Създайте си навика да използвате вашия софтуер за бюджетиране (дори ако това е само електронна таблица).
Не можете да управлявате разходите по проекта си, докато нямате план какво ще похарчите. Научете как да създадете a бюджет на проекта така че можете да започнете.
#5. Тийм-билдинг
Екипът на проекта може да не работи директно за вас. И така, защо изграждането на екип е част от навиците на успешните ръководители на проекти? Това е така, защото се нуждаете от екипа си, за да работите заедно ефективно и имате нужда от лицата, участващи в проекта, бързо да стигнат до момент, в който да се доверят един на друг. Получавате това чрез изграждането на екипа. Внимавайте за ситуации, в които екипът ви се разпада. По-специално тормозното поведение е неприемливо.
#6. Разбиране на процесите
Шестият навик на изключително успешните ръководители на проекти е, че те разбират процесите, които съществуват в тяхната сфера на контрол. Това означава, че знаят какви работни процедури трябва да се следват. Те не губят време в опити да измислят как да напишат бизнес случай, защото знаят, че има процедура за това и могат да следват стъпките.
Най-успешните ръководители на проекти не са роби на процеса. Те знаят кога правилното нещо е да следват процеса. Те знаят кога е по-добре да го променят леко, за да улеснят задачите като цяло за всички. Пример за това би било премахването на бюрокрацията от малък проект чрез адаптиране на процесите по съответния начин.
#7. Актуализиране на графика
Графиците на проектите не трябва да се оставят на случайността. Най-успешните мениджъри на проекти ще си създадат навик редовно да проверяват графици за точност и да ги актуализират.
Има много начини да проследите напредъка на вашия проект. Най-важното е да го направите. Ако се борите да превърнете този навик в свой собствен, тогава резервирайте кратка среща в дневника си със себе си и графика си веднъж седмично. Използвайте едно и също време всяка седмица и отделете 30 минути, за да прегледате къде се намирате и къде трябва да бъдете. Направете необходимите промени, кажете на екипа и продължете с проекта.
Ако промените в графика ви оказват влияние върху крайната дата за проекта или върху датата на доставка за основния крайъгълни камъни, след което говорете със своя спонсор. Не трябва да променяте основите на вашия базов план, без да преминете през официален процес на одобрение.
#8. Управление на риска на проекта
Да знаете какво да включите във вашия рисков регистър е едно, но обичайното преразглеждане и действие спрямо възникналите рискове е нещо различно. Не е достатъчно да използвате началото на вашия проект, за да идентифицирате рисковете и след това да не мислите отново за тях. Управлението на риска трябва да бъде част от вашите проектни навици защото без него ще откриете, че рисковете се превръщат в проблеми и създават проблеми за вас.
Това е друга област, в която стандартните процеси и резервирането на редовен слот за извършване на преглед на риска могат да помогнат. Можете да го включите като част от срещите на вашия екип. Създайте си навик да преглеждате рисковете си с екипа, затваряйте всички, които вече не представляват заплаха, и планирайте действия за тези, които искате да смекчите.
#9. Време за проследяване
Мениджърите на проекти знаят много за управление на времето на проекта, но това обикновено е в областта на планирането и планирането. Това, за което говорим, е по-редовно, ежедневно проследяване на времето. Говорим за разписания.
Екипите по проекти често не са толкова склонни да използват графици, ако не са го правили преди. Много софтуерни инструменти за управление на проекти имат проследяване на времето, присъщо на продукта. Това може да улесни въвеждането на преминаването към проследяване на времето като екип.
Независимо дали следите или не времето на вашия екип (което е препоръчително), важно е да знаете къде отива вашето собствено време за един ден. Трябва да си създадете навик да си записвате как прекарвате времето си. Това ще ви помогне да разберете дали отделяте време за най-приоритетните задачи по проекта. Може да мислите, че сте, но дали сте? Графиците или записването на време в някакъв формуляр ще помогнат, дори ако това е просто почасов дневник в бележник.
#10. Предоставяне на бизнес промяна
И накрая, навикът, който прави мениджърите на проекти най-успешни, е способността им да приравняват резултатите от проекта към бизнес резултатите. Ако потребителите не използват вашия продукт или софтуерът бързо остарява или клиентите не са толкова изумени като вас, тогава проектът ви е бил загуба на време.
Най-успешните проектни екипи се уверяват, че знаят към какви бизнес резултати се стремят. Те изграждат решение, което предоставя тази бизнес промяна по устойчив начин. Това, което доставят, когато проектът приключи, се използва напълно и се възприема изцяло от клиента. Това е успех, защото е създаден да бъде успешен от самото начало.
Разбирането на бизнес целите е ключов критерий за всеки ръководител на проекти, който иска да окаже влияние върху клиентите и заинтересовани страни. Ако можете да покажете, че сте предоставили нещо ценно, тогава е лесно да демонстрирате въздействието, което имате, и стойността, която носите на компанията.
Създайте си навик да питате вашите заинтересовани страни каква бизнес стойност очакват и как искат да използват каквото и да е това, което вашият проект предоставя за тях. Говорете с тях за това как те определят успеха. Можете да вградите това в повтарящ се процес в началото на всеки проект.
