Проектните екипи не възникват спонтанно като продуктивни групи с висока производителност. По-скоро те са резултат от съзнателните действия на лидерите и членовете на екипа за създаване на среда на доверие и сътрудничество. Отборите обикновено се нуждаят от време, за да започнат да се представят на най-високото си ниво.
Теорията на Тъкман за развитието на екипа - формиране, щурм, нормиране и представяне е толкова валидна, колкото и когато е публикувана за първи път. Динамиката на развитие на отбора е все същата.
Научете някои стъпки, които можете да предприемете, за да ускорите напредъка на екип през сътресенията, които водят до фазата на представяне.
Помислете за миналото и личностите на членовете
Би било хубаво да вярваме, че има прост контролен списък, който да следвате за изграждането на екип с висока производителност. Неприятната истина е, че няма рецепта, която да следвате.
Изграждането на страхотни екипи е смесица от психологически познания и лидерство. Трябва да разберете силните и слабите страни на хората, които работят за вас, и да ги наемете по начин, по който ще бъдат успешни.
Преди да се назначат екипи, трябва да се вземе предвид минало на кандидатите. Когато е възможно, личностите и способностите трябва да бъдат съчетани, така че да се допълват взаимно.
Използвайте модела ШАЛ
ШАЛ (статус, сигурност, автономия, свързаност и справедливост) е модел на начина, по който хората взаимодействат, разработен от д-р Дейвид Рок през 2008 г. Този модел описва социални преживявания, които влияят на човешкото поведение:
- Статус: Чувство за значимост сред връстниците
- Сигурност: Способността да се предвиждат резултатите от взаимодействието с хората.
- Автономия: Усещане за контрол, който някой има върху социалните взаимодействия
- Свързаност: Как човек се отнася към другите - някой може да бъде поддръжник и приятел или съперник.
- Справедливост: Разговорите, обменът на идеи и взаимодействията трябва да бъдат честни навсякъде.
Всичко относно структурата и управлението на екипа трябва да засили тези критични лични проблеми за всеки член на екипа. Ефективният ръководител на проекта трябва да обърне специално внимание на тези поведения и да подсили положителните за всеки член на екипа по проекта.
Членовете на екипа трябва Доверие че ръководителят на екипа се грижи за всеки от тях и е критично фокусиран върху осигуряването на тяхната безопасност и успех. Като ръководител на екип, питайте и отговаряйте, “Защо членовете на моя екип ще ми се доверят да ги водя към безопасност и успех?“
Определете поведенията, които трябва да показвате ежедневно, за да затвърдите своя ангажимент към тях. След това се ангажирайте да демонстрирате тези поведения.
Ако има клиент за даден проект, от съществено значение е той да бъде включен в процеса, за да го поддържа на пистата и в съответствие с целите си.
Не винаги може да има клиент за даден проект. Ако има, не можете да го стартирате, ако нуждите на клиента са неясни. Независимо дали вашата инициатива е фокусирана върху много специфична аудитория или по-общ набор от целеви групи, има техники, които можете да използвате, за да създадете яснота.
За инициативи за разработване на нови продукти, насочени към привличане на нови клиенти, създайте подробни клиентски персони за всеки тип. За големи строителни или развойни дейности, уверете се, че представител на клиента участва в определянето на обхват на проекта и одобрение.
В ситуации, в които клиентът не може да присъства физически, можете да създадете прокси – изрезка или плюшено животно – което да заема място във всяка среща. Групата трябва да пита и да се опитва да отговори „Какво ще каже клиентът за това“ за всяко решение или ситуация.
Комуникирайте и организирайте ефективно
В началото на процеса на формиране на екип, задайте очаквания за междуличностна комуникация и се уверете, че засилвате отчетността. За групови настройки, научете екипа да изследва проблемите чрез подходи за фасилитиране, които фокусират мисленето на групата върху една тема в даден момент.
Научете ги да анализират емоциите, рисковете, идеите и проблемите с информацията и да се справят с всеки един поотделно, преди да прибързат с преценката. За вземане на решения, помогнете на екипите да разберат всеки голям избор от множество гледни точки и ги научете да оценяват множество опции за всяко решение.
Създайте харта на екипа, за да определите отговорностите на членовете. Хартата трябва да установи лидерството, ролите на членовете, целта на проекта, резултатите и всички други подходящи елементи.
Тези умения не се преподават в програми за управление на проекти и не се изискват като част от тяхното професионално сертифициране, но те са от съществено значение, за да помогнат на екипа да се научи да работи заедно.
Използвайте треньор и се борете за вашия отбор
Коучингът е мощен инструмент за подпомагане на ефективността на екипа и често не се използва достатъчно. Можете да използвате външни или вътрешни ресурси за тази роля, въпреки че треньорът трябва да бъде цел аутсайдер, способен да наблюдава и предлага откровена обратна връзка, основана на поведението, за ефективността на екипа и ефикасност.
Коучът е безценен ресурс, който помага да се наблюдават и идентифицират сривове в процесите на дискусия и вземане на решения. Използвайте треньора, за да оспорите предположенията и да сте нащрек за различни групови пристрастия или случаи на групово мислене.
Страхотните ръководители на проекти работят усилено от името на членовете на своя екип, за да гарантират, че те могат да се съсредоточат и да вършат най-добрата работа. Като ръководител на проект това означава, че може да се наложи да се включите организационна политика с други ръководители на проекти и функционални ръководители, за да преговаряте от името на членовете на вашия екип.
Запознайте се с петте често срещани проблема
Ако прекарвате време в наблюдение и работа с екипи по проекти, които се борят, ще забележите много области, където комуникацията се прекъсва и представянето страда. През повечето време се появяват тези пет често срещани проблема:
- Без ясна и енергизираща цел
- Без участие на клиента
- Без ръководство на проекта
- Лошо дефинирани роли, обхват и контрол
- Твърде много проекти
Участниците в екипа може да не са наясно с важността на проекта и връзката му с клиента или организацията. За членовете на екипа на проекта това е „просто още един проект“. Членовете на екипа могат непрекъснато да се преместват от екип в екип, като работят в кратки срокове по стресиращи проекти без прекъсване между тях. Това може да причини прегаряне на членовете на екипа.
Липсата на информация за даден проект също може да създаде проблеми. Членовете може да не разбират целта или важността на работата - когато клиентът присъства и участва, членовете на екипа са по-склонни да се хранят с тяхната енергия и да се представят по-добре.
Неясни или несъществуващи ценности вредят на ефективността на екипа. Липсата на отговорност и отчетност добавя значително напрежение към проектите. Екипното представяне страда, когато хората не разбират ролите си или нямат автономията да импровизират или правят нововъведения.
Често ръководителите не са толкова ангажирани, колкото биха могли да бъдат. Ръководителите на проекти трябва да работят за установяване на участие, така че ръководителите да искат да помогнат. Ръководителите може да са в състояние да осигурят повече ресурси, време или да утвърдят влиянието си, за да помогнат.
Контролите трябва да бъдат специфични и съобщени на всички членове, така че те да разберат напредъка си в сравнение с другите. Или биха могли да се опитат да напреднат, за да могат да работят по други проекти, към които може да са назначени.
В управление на матрицата стил на организация, членовете на екипа често са разпределени в множество инициативи. Те са назначени за повече от един проект и не им се дава достатъчно свобода на действие от техния докладващ мениджър, за да изпълнят задачите по проекта. Претоварените членове на екипа се борят да се съсредоточат, вършат некачествена работа и са склонни да прегарят.
Ангажирайте се с вашите екипи
Ако оставите представянето на екипа по проекта на случайността, е малко вероятно да се появи висока производителност. Като се има предвид важността на проектите на работните места, всеки от ръководителите до членовете на екипа трябва да разбира желания резултат от даден проект.
Комуникацията и сътрудничеството между ръководителя на проекта, клиента, отговорния мениджър и членовете на екипа са жизненоважни за успеха на всеки проект.
Работете усилено от позицията си на ръководител на проекта или член на екипа, за да осигурите наличието на очертаните инструменти и идеи и шансовете ви за създаване на екип с висока производителност се подобряват значително.
