Кварталните организации в градовете в цялата страна са домакини на специални обществени и обществени събития като фестивали на открито, улични панаири и карнавали. Много от тези публични събития - особено успешните - се превръщат в очаквани празненства и понякога повод за гордост за общността домакин. Въпреки че има аспекти на планирането и изпълнението на събития, които се споделят във всички видове събития от сватби до корпоративни конференции, публичните събития обикновено имат свои собствени нужди и предизвикателства. Един от тези уникални фактори за планиране на публични събития е работата с и получаването на разрешение от държавните агенции.
Понякога най-добрият начин да научите е просто да влезете веднага. Друг път си струва да се поучим от уроците и опита на другите. В този случай ще се учим от град Чикаго. С опит в организирането на около 350 специални събития в Чикаго, Службата на кмета за специални събития създаде своя ресурс за специални събития Пакет за водачи и разрешителни за специални събития, който включва практически идеи, които други градове може да пожелаят да включат в своята общност събития. Ето основните съвети за планиране на успешни обществени събития от самите майстори.
Имате официален процес на кандидатстване
в Чикаго, общински кодекс изисква организациите, които желаят да бъдат домакини на обществено събитие, да подадат официално заявление, което е съгласно с определени насоки за събитието, като например:
- Не може да се изисква такса за вход (задайте сума за дарение).
- Доставчиците на храни трябва да са лицензирани и да притежават сертификат.
- Продавачите на алкохол трябва да имат лиценз (само за бира и вино).
- Доставчиците на стоки трябва да бъдат лицензирани.
- Транзитният орган на Чикаго трябва да бъде уведомен.
Наличието на официален процес на кандидатстване за обществени и обществени специални събития може да намали натоварването и да рационализира одобренията, което е печелившо за всички.
Изискване на разрешение за специално събитие
В допълнение към процеса на кандидатстване за събитие, град Чикаго също изисква от организаторите да подадат специално заявление за разрешение за събитие, което носи свои собствени изисквания като:
- Заявката трябва да бъде подадена минимум 45 дни преди събитието.
- Заявленията трябва да бъдат нотариално заверени.
- Организаторите трябва да издадат сертификат за застраховка за 1 милион долара обща търговска отговорност, посочвайки град Чикаго като допълнителен застрахован.
Въпреки че на пръв поглед може да изглежда, че Чикаго просто създава доста бюрократични обръчи, през които трябва да се премине, когато става дума за обществени събития, без правейки приложенията твърде трудни, градът гарантира, че всички публични събития ще отговарят на техния набор от изисквания - много от които се отнасят до безопасност.
Изискване на карта на събитието със заявление за разрешение
Организаторите трябва да подадат като част от всяко заявление за разрешение за специално събитие карта на събитието, която идентифицира предложените зони за затваряне на улици и план за промяна на маршрута. Картата трябва също така да вземе предвид местата за обществени гаражи, достъпа до алеята и пространството за противопожарни алеи. Знаците за заобикаляне и барикадите трябва да отговарят на изискванията на града и организаторите са длъжни да получат тези доставки директно. При издаване на разрешение се вземат предвид следните точки:
- Обществена безопасност.
- Близостта на друго събитие в района по същото време.
- Предишно издаване на разрешително за друго събитие на същото място карта.
Изискват се разрешителни за палатка и балдахин
В Чикаго палатки или сенници, по-големи от 240 квадратни фута на публични събития, изискват разрешителни от града. Ако са по-големи от 600 квадратни фута, чертежите трябва да бъдат подпечатани от лицензиран архитект или строителен инженер и трябва да бъдат представени планове за изход и аварийни ситуации, включително знаци и осветление. Ако размерът надвишава 4000 квадратни фута, искането за разрешение трябва да бъде подадено от компанията, отговорна за изграждането на конструкцията. Този процес гарантира, че мерките за безопасност се вземат сериозно.
Изисквайте партньорства със служители на обществената безопасност
Специалните събития в Чикаго трябва да включват както полицията, така и пожарната. Организаторите трябва да се срещнат с полицейския началник (и/или негов представител), за да разрешат проблемите като лента за движение за аварийни превозни средства, планове за сигурност и определен команден пункт на събитие. Организаторите трябва да посочат лице, което да действа като връзка с полицейското управление, пожарната, уличните и санитарните служби, офиса за специални събития и други. Ще ви помогне да имате поне един знаещ и опитен човек във вашия екип, който да служи като точка за координация за всички тези публични отдели.
Предоставете контролен списък с кодове за пожарна безопасност
Организаторите на фестивали и събития на открито в Чикаго получават контролен списък и се изисква да отговарят на определени изисквания за пожарна безопасност, включително:
- Палатките трябва да бъдат изработени от огнеупорен материал (изисква се сертификат).
- Пожарогасителите са задължителни във всяка кабина.
- Временните редове за сядане трябва да побират от 5 до 14 души (максимум).
- Временните пътеки за сядане трябва да бъдат минимум 36 инча.
- Запалими течности не трябва да се съхраняват в палатки, навеси или будки.
- Не трябва да се допуска натрупване на боклук.
- Електрическите кабели трябва да бъдат залепени и се препоръчват множество контакти.
- Препоръчват се противопожарни ленти за аварийни превозни средства (10-футова противопожарна лента).
- Основен C.P.R. и курсове за първа помощ се препоръчват за членовете на персонала.
Опитните и новите организатори на обществени събития оценяват добрия контролен списък.
Осигурете безопасни практики за обработка на храни
Град Чикаго изисква от продавачите да присъстват на клас от Министерството на здравеопазването, преди да подадат каквито и да било заявления. Освен това продавачите трябва да получат обучение и сертификат за хигиенизиране на летния фестивал (предлага се от Асоциацията на ресторантите в Илинойс). Здравният служител, който определя дали продавачът ще получи разрешение за работа, запазва правомощията да спре всяко разрешение по всяко време.
Градът очертава подробни правила за храни, контейнери, етикети, защита на храните, лична хигиена на персонала, хранително оборудване, отпадъци, конструкция на щандове и токсични материали. Той също така изисква продавачите да присъстват на задължителен санитарен семинар.
Във връзка с това трябва да има лиценз(и) за алкохол за специални събития получени 20 дни преди събитието.
Имайте план за договаряне на градски услуги
Публични или частни изпълнители трябва да бъдат наети за набор от услуги, включително командироване Паркирането забранено знаци, осигуряване на барикади, теглене, варели за отпадъци, варели за рециклиране, облицовки, метене, събиране на отпадъци, електрически услуги и/или звуково оборудване. В Чикаго Министерството на улиците и канализацията е на разположение да предоставя такива услуги на почасов график въз основа на опит.
Освен това се изисква програма за рециклиране като част от пакета за разрешение за специално събитие в Чикаго. С нарастването на популярността на зелените събития, това не е лоша идея!
Изискване на разрешителни за животни
Ако животните участват в събитието по някакъв начин, град Чикаго изисква изпращане със заявлението за събитието на името на местен ветеринарен лекар, който ще присъства на събитието. Това лице ще отговаря за осигуряването на всякакви болни или ранени животни. Също така Комисията за грижа и контрол на животните може да инспектира животните преди използването им в обществени дейности.
Управлявайте означения и промоции на събития
Организаторите на публични събития в Чикаго имат възможността да получат допълнителна експозиция на събитието с банери за светлинни стълбове. Разбира се, градът управлява тези заявки, като изисква от организаторите да попълнят заявление за разрешение за банер включително копие от предложената банерна графика, датата на събитието и всички други важни аспекти на искане. Отделът за улици и канализация управлява тези типове заявки.
