Картата за поръчки или P-карта е форма на фирмена кредитна карта, която се издава на служители, които след това могат да придобиват стоки и услуги без да се налага да обработвате транзакцията чрез традиционната процедура за покупка, като например използване на заявки за покупка или покупка поръчки.
Има редица различни програми за карти за обществени поръчки; някои включват само използването на одобрени от компанията доставчици, докато други позволяват да се използва всеки доставчик. Покупките, направени от служител с помощта на карта за доставки, обикновено са малки и на ниска стойност. Много негативни реакции относно програмите за карти за обществени поръчки са конкретно насочени към злоупотребата с картата от страна на служителите. Ползите от програмите за обществени поръчки обаче са много по-големи от рисковете и разходите, свързани с функционирането на програмата.
Предимства на картите за обществени поръчки
Правителството на Съединените щати установи, че покупките под 2500 долара съставляват само 2 процента от общите държавни разходи, но представляват 85 процента от всички покупки. Тъй като административните разходи за тези малки покупки често надхвърляха действителните разходи в долари, използването на карти за обществени поръчки се увеличи в много правителствени отдели. Една правителствена агенция, Министерството на търговията, изчисли, че използването на карти за обществени поръчки спестява тях над 22 милиона долара годишно за административни разходи и намаляване на обработката на покупките време. Използването на картите позволи на отделите за покупки да концентрират усилията си върху 15 процента от общите разходи за доставки, които представляват 98 процента от общите разходи.
Прилагане на вътрешен контрол
Злоупотребата с картите за обществени поръчки е водеща новина, но тези злоупотреби, особено в правителството отдели, често показват висока стойност в долари, която обаче е по-малко от половината от един процент от общи разходи. Все пак има злоупотреби, но те могат да бъдат контролирани чрез прилагане на подходящ вътрешен контрол за намаляване на отпадъците и злоупотребите.
Силната посока на управление е от решаващо значение за успешната програма за карти за обществени поръчки. Ръководството трябва ясно да дефинира какви са разрешените употреби на картата и да дефинира и наложи санкции за просрочени плащания, измами и злоупотреби. Разбира се, процедурите и ресурсите на бек офиса трябва да са налице за прилагане на контрола. Ако няма достатъчно ресурси за наблюдение и справяне със злоупотреби с карти за обществени поръчки, тогава злоупотребите ще продължат и ще се увеличат, тъй като липсата на ангажираност в програмата се вижда от нейните потребители.
Кой получава карта?
Друг негатив, наблюдаван в програмите за карти за доставки, е, че компаниите смятат, че трябва да дават карти на всички свои служители, които правят покупки. Това не е така; Издаването на карта за обществена поръчка е доверие. Компанията трябва да може да се довери на потребителя на картата, тъй като той всъщност харчи парите на компанията. Трябва да има процес на одобрение, където служителите трябва да бъдат избрани, прегледани и одобрени. Ако служител има лоша кредитна история, трябва ли да му се даде фирмена карта за обществени поръчки?
Налагане на лимити на разходите
Както всяка кредитна карта, трябва да има кредитен лимит за потребителя. Компаниите за кредитни карти дават на картодържателите лимит въз основа на способността им да плащат. За притежателите на карти за обществени поръчки компаниите трябва да дадат на притежателите на карти лимит на разходите, който е подходящ за тяхната позиция и вероятните им разходи. Например, от лице, наето като ИТ анализатор, може да се изисква само да закупи мастило за принтер и малки компютърни периферни устройства, което може да струва само няколкостотин долара годишно. Лимитът на разходите за този служител трябва да отразява това и той не трябва да получава общ лимит на разходите от $2500, който може да бъде даден на целия ИТ персонал. Лимитите на разходите трябва да се преразглеждат периодично, така че на служителите да се даде подходящо ниво въз основа на действителните им разходи.
