За повечето организации, най-важната част от офис техника е телефон. Телефонните системи от бизнес клас обикновено започват с цена от няколко хиляди долара и цената се увеличава пропорционално с увеличаването на размера на системата и броя на функциите, които искате.
Обсъжданите тук телефонни системи от бизнес класа са за офиси с десет души или повече.
Какви функции ще ви трябват
Функциите, които носят стойност за вашия бизнес и свързват вашия бизнес със света, ще увеличат общата цена на телефонната система. Продавачът на телефонната система ще се опита да ви продаде всички звънци и свирки (това е тяхната работа), но трябва да разгледате всяка функция и да решите дали ще добави стойност към вашия бизнес или ще ви спаси пари.
Основни функции
Ето някои от най-често срещаните функции, които са налични в бизнес телефонна система. Всяка марка е различна, така че попитайте продавача за пълен списък с опции.
The автопридружител обикновено заема мястото на рецепционист, като представя на обаждащите се списък с опции
- Функции за конферентна връзка позволи на две или повече разширения да се свържат, за да споделят в разговор. Обикновено по подразбиране са две. Ако имате нужда от повече от двама, попитайте какъв е максималният брой участници. Някои системи позволяват само вътрешни разширения да бъдат конферентни. Ако имате нужда от външни конферентни разговори, попитайте и за това.
- Автоматизиран указател позволява на обаждащите се да търсят разширението на служител, като въведат първите няколко букви от името си.
- Гласова поща позволява да се оставят съобщения за служители, които са недостъпни или по телефона. Някои системи могат да препращат съобщения за гласова поща към имейл на служител и да позволяват отделно оборудване за гласова поща на трети страни да се свързва с тяхното оборудване. В зависимост от цената, това може да ви спести пари.
- Задържане на повикване е възможността за задържане на повикване, докато потребителят се занимава с други въпроси. Обикновено се включва в системата.
- Пренасочване на повикване дава възможност на потребителя временно да пренасочва всички повиквания към друго разширение или към гласова поща.
- Бързо набиране запазва често използвани телефонни номера и позволява на потребителя да ги набере с натискане на бутон или два. Това е полезно средство за спестяване на време за често набирани номера.
- Повторно набиране позволява повторно набиране на последния набран номер с натискане на бутон.
- Пейджинг позволява на потребител да говори по система за обществено озвучаване, за да се обади за служител или да даде съобщения.
- Музика в изчакване дава на обаждащите се нещо за слушане, докато са на изчакване. Това може да бъде музика или предварително записани съобщения, рекламиращи вашата компания.
- Резервно захранване ще осигури алтернативен източник на електроенергия за 10 до 60 минути в случай на прекъсване на електрозахранването.
Разширени функции
Разширените функции ще добавят значителни разходи към цялата система и ще добавят текущи разходи през целия живот на системата. Това обаче може да се компенсира чрез намаляване обслужване на клиенти и спестяващи време предимства, които носят.
- Отдалечено място функцията позволява лесни връзки към служители извън обекта или малки отдалечени офиси чрез просто набиране на вътрешно разширение.
- Намери ме / Следвай ме позволява на потребителите да препращат своя телефон при поискване към друг телефон, мобилен телефон, домашен телефон, секретар и др.
- Компютърна телефонна интеграция (CTI) позволява на телефонната система да взаимодейства с компютърна система. Примерите включват възможността потребител да щракне върху телефонен номер на екрана и телефонната система автоматично да набере номера (намалява грешните номера и спестява време); или предаването на телефонния номер на клиент към компютър, когато той се обади, за да изтегли акаунта на клиента и да го покаже на екрана за служителя, преди да отговори на телефона. Тази опция е много скъпа.
Колко голяма трябва да бъде системата
Следващият въпрос, на който трябва да отговорите, е къде искате телефоните. Следният списък идентифицира често срещани места, където ще искате да намерите разширение на телефона:
- Рецепционист
- Всеки офис
- Факс апарат
- Терминали за кредитни карти, портове за данни
- Конферентна зала
- Етаж магазин/склад
- Обществени зони (чакалня, коридори, входове и др.)
След това ще трябва да определите колко едновременни телефонни обаждания ще влизат и излизат от офиса. Общата сума на входящите и изходящите повиквания във всеки един момент е броят на линиите (или линиите), които ще ви трябват.
Обичайните конфигурации са 3, 8, 12, 16, 24 или 48 реда. По-големите системи имат слотове за разширение, така че можете да добавите още линии на по-късна дата. Не забравяйте да вземете предвид бъдещия растеж (25% не е необичайно). Важно: ако подцените това, обаждащите се ще получат сигнал заето, ако всички линии се използват.
Намиране на търговец на телефонни системи
Намирането на дилър не е трудно. Първо, можете да потърсите в мрежата „телефонно оборудване и консумативи“, за да намерите дилър близо до вас.
Търговските изложения за бизнес и офис технологии също са добри места за начало. Не само ще можете да се срещнете с хората от продажбите и поддръжката, но може и да изпробвате система.
И накрая, най-добрият начин е да попитате наоколо. Попитайте хора, които познавате, които имат бизнес с офис. Можете също така да получите тяхната оценка за качеството на оборудването и нивото на предоставената услуга.
Изчисляване на общата цена
Общата цена на системата ще се състои от следните компоненти:
- Базов модул / система е звеното, което контролира цялата телефонна инфраструктура. Цената зависи от броя на функциите, които имате, броя на телефонните комплекти, които може да обработва, и броя на линиите, идващи от телефонната компания.
- Слушалки / Настолни комплекти са единиците, които стоят на бюрата или са прикрепени към стената. Предлагат се в няколко различни стила, възможности и цени. Цените могат да варират от $70 до $1000. Примерите включват Basic (най-евтините), Mid-level, Executive/High-End, комплекти за рецепционист (най-скъпите) и конферентни маси. Други опции включват слушалки със свободни ръце и безжични връзки. Повечето телефони са патентовани и ще работят само с базова система от този производител. Ако подменяте съществуваща телефонна система, цената на всички нови телефони (ако смените марката) може да направи надстройката до следващия по-висок модел единственото достъпно решение, което имате.
- Електрически инсталации е кръвоносните съдове на организацията и не трябва да се маргинализира. Ако строите офис, инсталирайте допълнително окабеляване и контакти във всяка зона, която смятате, че може да имате нужда от телефон в бъдеще. Цената ще бъде малка част от цената, ако трябва да се върнете по-късно и да пробиете дупки в таваните и стените. Ако го инсталирате в сграда със съществуващо окабеляване, помолете търговеца да провери окабеляването за съвместимост, преди да подпишете договора.
- Инсталация и първоначална конфигурация ще бъде най-отнемащата време част от проекта. Телефонните системи не работят незабавно и най-вероятно ще трябва да бъдат инсталирани и първоначално конфигурирани от обучен техник. За да започнете да работите възможно най-бързо, уверете се, че това е включено в договора. Други опции, които могат да бъдат договорени, са поддръжка, бъдещи модификации и обучение за вашите служители.
Вземане на окончателно решение
Окончателното решение е на вашите плещи. Търговците на телефонната система могат да бъдат агресивни, но не забравяйте, че вие сте „клиентът“ и вие отговаряте. За да получите най-добрата цена за желаната от вас система, предайте вашите изисквания на няколко компании и ги оставете да наддават за проекта. Уверете се, че получавате подробно предложение, което обхваща всички области, описани по-горе. Няма да получите обратно сравнение на ябълки с ябълки, така че поискайте цената на функциите да бъде посочена отделно (или подробно, ако са включени като пакет от функции). Това ще ви позволи да определите на какво се дължат разликите в цените. Ако все още не сте сигурни за ясен лидер, поискайте да видите демонстрация на сайт на съществуващ клиент. И накрая, сравнете предложенията и изберете това, което отговаря на вашите нужди, позволява растеж и, най-важното, с което се чувствате най-комфортно.
