Много собственици на малък бизнес разчитат на имейла като основен начин за бизнес комуникация. Това не е изненадващо; имейлът е бърз, лесен и осигурява следа на хартия. Но това не означава, че вашите имейл съобщения, особено когато става въпрос за бизнес комуникация, трябва да бъдат спокойни. Всъщност лошата комуникация по имейл може да ви струва клиенти, като в същото време навреди на вашата марка и репутация.
Изпращането на професионален бизнес имейл се свежда до създаване на навици, които се фокусират върху ясна, кратка и подходяща комуникация.
1. Използвайте служебен имейл адрес
Когато сте собственик на бизнес и извършвате бизнес от името на вашата компания, уверете се, че използвате бизнес имейл адрес. В идеалния случай това означава, че имате бизнес адрес (т.е. [email protected]), който използвате за цялата бизнес комуникация.
Ако това не е възможно, можете да създадете безплатен имейл адрес, който включва името на вашия бизнес (т.е. [email protected]). Използването на личен имейл адрес, който очевидно не е свързан с вашия бизнес, може в най-лошия случай да навреди на вашия професионализъм и в много случаи може да не бъдете взети на сериозно.
2. Поддържайте съобщенията кратки и сладки
Няма нищо лошо в това да обяснявате нещата много подробно; може да осигури яснота и да намали недоразуменията. Но когато едно имейл съобщение започне да изглежда като роман, можете бързо да загубите вниманието на получателя и да объркате проблема с неуместна информация. За да избегнете това, придържайте се към една тема на имейл и когато трябва да включите повече информация, използвайте удебелени подзаглавия, така че най-важните подробности да са ясни.
3. Използвайте описателни теми
Случвало ли ви се е да отворите имейл съобщение въз основа на темата и да сте напълно объркани и малко раздразнени, когато става въпрос за нещо съвсем различно? Тъй като вече поддържате всеки имейл, който пишете, ограничен до една тема според съвета по-горе, трябва също така да се уверите, че вашият ред за тема отразява тази тема и нищо друго. Това не само ще помогне на получателя, но и ще улесни вас управлявайте собствената си имейл кутия.
4. Намалете тонуса
Лесно е да оставите нещата да летят, когато изпращате имейл, защото може да се почувствате защитени от екрана на компютъра си, но някои разговори могат лесно да бъдат разбрани погрешно в имейла. Всъщност без словесно комуникация сигнали за смекчаване на съобщението, което изпращате, всеки имейл може да бъде възприет по грешен начин. Ако изпращате съобщение, което може да е съмнително, прочетете го отново, преди да изпратите и ако все още не сте сигурни, вероятно е по-добре да вдигнете телефона.
5. Направете своя имейл подпис полезен
Цитати, промоции и абонаменти за бюлетини в имейл подпис може да са ефективни в някои ситуации, но тези елементи никога не трябва да превъзхожда използването на вашия имейл подпис за това, за което е предназначен да бъде използван – предоставяне на вашия контакт информация. Вашият първоначален имейл или отговор трябва да включва имейл подпис с вашето пълно име, фирма и URL адрес. Телефонен номер, заглавие и повторно посочване на вашия имейл адрес също не вреди.
6. Проверете правописа си и коригирайте
Проверката на правописа е лесна. Направете настройка по подразбиране във вашия имейл клиент, за да проверявате всички съобщения, преди да ги изпратите. Имейлът е по-неформален и има малко повече снизходителност към правописните и граматическите грешки, но изглежда ужасно да изпратите съобщение, пълно с грешки. Последното нещо, което искате, е да направите лошо впечатление, защото сте бързали да изпратите имейл и сте пропуснали да проверите правописа и граматиката си.
Имейлът е важен метод за комуникация в бизнеса, дори и да не е първото ви предпочитание. Следването на тези най-добри практики за бизнес имейл ще ви помогне да поддържате комуникацията си по имейл професионална и продуктивени можете да сте сигурни, че впечатлението, което оставяте, е добро.
