Опитните ръководители на проекти и тези, които работят в големи компании, ще разполагат със софтуер и счетоводители, които да им помогнат да съставят бюджети на проекти. Но какво ще стане, ако не го направите? Ако се взирате в празна електронна таблица или имейл от вашия спонсор на проекта, който ви моли да съберете финансите за проекта, тогава тази статия е за вас.
Ще разгледаме петте неща, които трябва да направите, за да създадете основен бюджет на проекта.
Използвайте своя списък със задачи
Първо вземете списъка със задачи по проекта. Може също да имате структура за разбивка на работата и ако имате такава, най-добре е да я използвате. Но списък със задачи ще свърши работа, стига да обхваща изчерпателно всичко, което трябва да направите по проекта.
Ако нямате списък със задачи, време е да създадете такъв. Запишете всичко, което трябва да направите, и нещата, които трябва да изградите, направите или завършите, преди проектът да може да бъде завършен. Не е необходимо да е в определен ред, но трябва да включва всичко.
И накрая, в тази стъпка, обмислете идеи с вашия екип по проекта, тъй като със сигурност ще има нещо, което сте забравили. Много глави са по-добри от една!
Оценете всеки компонент
Сега прегледайте списъка си и изчислете цената на всеки артикул. Например задача, която гласи „организиране на срещи за обсъждане на изисквания“, може да включва намиране и наемане, запазване на зали за срещи или закупуване на ресурси, от които се нуждаете, като проектор или флипчарт химикалки. Има разходи, свързани с това, така че получете оферти за наем на вашата стая и другото оборудване и го запишете.
Направете това за всичко в списъка със задачи, така че да получите цена срещу всеки елемент. Някои задачи по проекта може да нямат прикачена цена и това е добре.
Добавете оценките заедно
След това добавете заедно всичките си оценки. Най-лесно е да направите това, ако направите списък с елементи в електронна таблица, добавите разходите в следващата колона и след това сумирате колоната в долната част. Оставете електронната таблица да направи изчисленията вместо вас! Става вашата бюджетна таблица.
Добра идея е също да групирате разходите си в категории, за да можете лесно да видите къде отива по-голямата част от парите. Използвайте категории като „Стартиране на проект“, „Инфраструктура“ или „Обучение“ – изберете групи, които означават нещо в контекста на проекта.
Добавете непредвидени разходи и данъци
Би било чудесно, ако имате кристална топка и можете да предвидите тези разходи със 100% точност, но вероятно не се чувствате уверени в способността си да направите това! Тук идва непредвидеността. Това е фонд от пари, базиран на това колко уверени се чувствате, че сте направили правилните прогнози. Не е свързано с конкретна задача. Това е цялостно „пот за спешни случаи“, в случай че сте объркали нещо или сте пропуснали нещо по погрешка.
Ако не знаете колко непредвидени разходи да добавите, вземете 10% от общата сума, която сте създали в трета стъпка. Това е ненаучно предположение, което много ръководители на проекти използват и ви дава малко смекчаване на бюджета ви, в случай че имате нужда от него.
Добавете ред в бюджетната си таблица в долната част, който казва „Непредвидени разходи“ и указва процента, който сте използвали.
Не забравяйте да добавите всеки данък върху продажбите или други данъци, които не са вече изрично включени в оценките на вашите отделни договорени позиции.
Добавете всичко и това е крайната сума на бюджета.
Получете одобрение
Последното нещо, което трябва да направите, е да накарате вашия мениджър или спонсор на проекта да одобри бюджета ви. Говорете с тях за това как го съставяте и какви елементи съставляват общия ви бюджет.
Това е! Бюджетирането на проекти е основно умение за управление на проекти и това ръководство ще ви помогне да започнете да създавате бюджет на проекта.
