Работодателите никога не трябва да поставят конкретни елементи във вашите общи досиета на персонала. Съдържанието на личните досиета и записи на вашите служители обикновено е достъпно за персонала по човешки ресурси, служителя и мениджъра или надзорника на служителя в някои компании.
В други достъпът е ограничен до персонала по човешки ресурси и служителите могат да поискат достъп до своите записи. Адвокатите могат също така да призовкат съдържанието на личните досиета за съдебни дела и жалби на Комисията за равни възможности за заетост (EEOC). Бивш служител може също да поиска копие от неговите или нейните лични записи.
Най-добрата практика прави досието на персонала достъпно само за членовете на отдела за човешки ресурси. Трябва да съхранявате лични досиета под ключ в складово помещение, което ги прави недостъпни за други служители.
С всички тези потенциални употреби и потенциални зрители на персоналните досиета на вашите служители, работодателят трябва да вземе грижа за поддържане на безпристрастна, фактическа документация за трудовата история на служителя в персонала на вашия служител записи.
Следователно ще искате да приложите тези общи насоки към документацията, която съхранявате в архивите на персонала на вашата организация.
Указания за съдържанието на кадровото досие на служителя
Информацията в досиетата на персонала трябва да отговаря на фактите.
Становищата на мениджъра или персонала на отдел Човешки ресурси; произволни бележки; клюка; неоснователни слухове; въпроси, доклади или говорни твърдения от други служители, които не са проучени; обвиненията не са преследвани, разследвани и приключени; и всяка друга нефактическа информация, коментари или бележки трябва да бъдат изключени от личното досие на служителя.
Един от най-лошите примери за обидни коментари, които мениджърът по човешките ресурси намери записан в досието на персонала на служителя, включваше бележки от интервюто на мениджър по наемане. Един каза: „Вероятно съм твърде дебел, за да се качвам и слизам по стълбите, ако е необходимо.“ Представете си служител, адвокат и дори бъдещи служители и ръководители да четат коментари като тези.
В друга компания мениджърът откри необосновани бележки, които мениджъри и други са поставили в досиетата на служителя, като например: „Мери е ядосана, защото не е получила увеличение. Тя целенасочено забави работата си, за да се разплати с мениджъра си." Виждате ли проблема?
Досиетата на персонала трябва внимателно да бъдат присвоени на съответните им файлови местоположения.
Определете протокол за документите на персонала на вашата компания въз основа на държавните и федералните закони, трудовите закони като Закона за преносимост и отчетност на здравното осигуряване от 1996 г. (HIPAA) и най-добрият работодател практики.
След това се придържайте към протокола. Не искате да намирате извиненията на случайни лекари, пъхнати в досието на персонала, когато принадлежат към медицинско досие. Нито искате обосновката и обосновката за повишението на служител във файла за заплати.
Вие също не искате записите на решение за наемане, което включва проверки на миналото или бележки от дискусии с бивши работодатели в досието на персонала.
Надзиратели, мениджъри и други служители, които поставят документация в досиетата на персонала, се нуждаят от обучение.
Всяко лице, което има достъп и може да поставя документи в досие на персонала на служител, се нуждае от обучение за подходящо писане на документацията.
Заявяването в порицание на служител, че служителят е пълен мъртвец, няма да спечели никакви награди в досието на персонала ви. Но е известно, че необучени ръководители пишат подобни изявления и ги поставят в персоналните досиета на служителите.
Още по-добре, ограничете достъпа до файловете до вашия служител по човешки ресурси, който отговаря за записите и знае какво трябва и какво не трябва да се поставя в досие на персонала. Вашият служител по човешки ресурси може да провери цялата документация, преди да я подаде, за да се увери, че е фактическа и правилно написана. Процесът на преглед и обратна връзка ще помогне на вашите мениджъри да научат как да пишат подходяща документация.
Балансирайте информацията, която поставяте в архивите на персонала.
Включете както положителните, така и отрицателните аспекти на трудовата история на служителя. Твърде често досиетата на персонала подчертават всяко негативно събитие и пропускат положителните компоненти, които изпитва всеки служител. Помислете за запазване на доказателства за повишения, повишения, награди за отлично представяне и копия на похвали и благодарствени бележки.
Разпознайте разликата между личните бележки на ръководителя относно техния докладващ персонал и официалните записи на персонала на компанията.
Бележките на ръководителя, които се използват за подобряване на ефективността, за проследяване на проекти и изпълнение на целите и за справедливо определяне повишенията и плановете за развитие на ефективността, например, принадлежат към личното досие на надзорния орган, а не към официалния персонал на компанията записи.
Признайте също така необходимостта от обучение на супервайзорите как да си водят бележки и да поддържат документация в тяхното управленско досие. Същите критерии за факти, а не за мнения и конкретни примери, а не за слухове, важат за личните бележки.
Личните бележки на ръководителя могат да бъдат призовани в случай на съдебен процес, така че се препоръчва повишено внимание дори за личните бележки. Освен това не се препоръчва практиката на някои ръководители или мениджъри да съхраняват копия от записи, които съществуват в официалното лично досие на служителите, в тяхното управленско досие.
Документацията за наемане и бележките от интервюто представляват малко затруднение.
Най-добрата практика е да поддържате отделен файл за всяка позиция, която заемате, който включва цялата документация, свързана със заемането на тази позиция от обявата за работа до референтните проверки. Автобиографиите, мотивационните писма и заявленията на кандидатите принадлежат към този файл, с изключение на това, че трябва да преместите заявлението на наетия служител в досието на служителите.
Според Обществото за управление на човешките ресурси (SHRM). „Наемното досие включва документите и предприетите действия по наемането на всяка позиция. Включени са обяви за работа, автобиографии, молби за работа, поръчки за работа, изпратени до всяка агенция, оценки на интервюта, референтни проверки, резултати от физически изпити, резултати от тестове за наемане на работа, кредитни отчети, документация за валидност на тестовете, използвани в процеса на подбор, данни за кандидати за ненаети кандидати и свързани информация."
Този файл също така съдържа официалните контролни списъци и формуляри, които използвате, за да се стремите към безпристрастно представяне на квалификациите на потенциалния служител и подкрепят решението ви да наемете най-квалифицирания кандидат. Мненията и бележките на мениджъра по наемане, направени по време на процеса на наемане, не принадлежат към този файл.
Отдел „Човешки ресурси“ може да събира тези бележки, за да поддържа пълна документация относно решение за наемане на работа, но те не принадлежат към досиетата на персонала.
Фактическа документация относно решенията за наемане на работа.
Тази документация включва такива решения като повишение, преместване на странична възможност и увеличения на заплатите и те принадлежат към досиетата на персонала. Мненията на ръководителя или на HR за служителя не го правят. Официалната документация за дисциплинарно действие, като например писмено предупреждение, също принадлежи към личното досие на служителя.
Конкретни примери за документация, която не трябва да бъде в досиетата на персонала
Следната информация не трябва да се поставя в досието на персонала. Документацията може да изисква отделен файл, може да бъде класифицирана като надзорни или управленски бележки или изобщо не трябва да се съхранява от работодател.
- Всяка медицинска информация принадлежи към медицинското досие.
- Информацията за заплатите принадлежи към файла за заплатите.
- Документи, които включват социалноосигурителни номера на служителите или информация за защитените класификации на служителите като възраст, раса, пол, национален произход, увреждане, семейно положение, религиозни вярвания, генетичен състав, тегло и т.н. никога не трябва да се държат в персонала файлове.
- Надзорна документация за целите на управление на работата на служител, поставяне на цели, предоставяне на обратна връзка и т.н. трябва да се съхранява в лична папка, папка, собственост на ръководител или мениджър.
- Материали за разследване, включително жалба на служител, интервюта със свидетели, интервю със служител, констатации, препоръки на адвокат, и разрешаването, плюс последващите действия, за да се гарантира, че няма отмъщение, трябва да се намират в досие за разследване, което е отделно от персонала записи.
- Запишете I-9 формуляри на служител във файл I-9 или на място, далеч от документите на персонала на служителите. (В случай на федерален преглед на вашите I-9s, не искате да разкривате друга информация, свързана с вашите служители.)
- Поставете основни проверки, включително криминално минало, кредитни отчети и т.н., както и резултатите от тестване за наркотици в отделен поверителен файл, който надзорниците, мениджърите и служителят не могат достъп. SHRM препоръчва или това отделно поверително досие, или алтернативно, тази информация да може също да бъде подадена в поверителното медицинско досие на служителя.
- Записите за равни възможности на служителите, като например формуляри за самоидентификация и правителствени доклади, не трябва да се съхраняват в досието на персонала, нито където и да било, където ръководителят има достъп.
Долния ред
Ако следвате тези насоки, вашата организация ефективно съхранява фактическа, поддържана трудова история и досиета на персонала на подходящите места.
Моля, имайте предвид, че предоставената информация, макар и достоверна, не е гарантирана за точност и законност. Сайтът се чете от световна аудитория, а трудовите закони и разпоредби варират в различните щати и държави. Моля, потърсете правна помощ или помощ от щатски, федерални или международни правителствени ресурси, за да се уверите, че вашето правно тълкуване и решения са правилни за вашето местоположение. Тази информация е за насоки, идеи и помощ.
