Една от най-важните ви задачи като работодател е да поддържате записи за заплатите и обезщетенията на служителите, както и данъците върху заплатите, платени от вашия бизнес и вашите служители. Тези записи се изискват от федерални и държавни агенции. Документите за заплати и данък върху заплатите са необходими по различни причини.
Защо работодателите трябва да водят записи за заплати
Както федералните, така и държавните агенции изискват от работодателите да водят записи за заплатите на служителите и данъците върху заплатите.
Трябва да съхранявате записи за няколко цели:
- Необходими са точни записи за попълване на вашите бизнес финансови отчети, връщане на данъци, и доклади на служители и държавни агенции.
- Федералните, щатските и местните агенции могат да одитират вашия бизнес и да проверяват досиетата на вашите служители по всяко време без предизвестие.
- Ако служител има оплакване или заведе дело срещу вашата компания, колкото по-пълни са вашите записи, толкова по-добре можете да подкрепите защитата си.
Друга причина да поддържате записи за заплати на служителите е да им позволите да преглеждат своите файлове. Трябва да им предоставите достъп до тези документи, както се изисква от закони в 22 щата.
Какви записи за заплати са длъжни да водят работодателите?
Федералните агенции имат различни изисквания за това какви записи на заплатите да се съхраняват и колко дълго. Виж отдолу:
| Федерална агенция | Тип на документите | Колко дълго да се съхранява |
| Дълбочина. на труда | Записи за заплащане за поддържане на минимална заплата, извънреден труд и други | 3 години за повечето, 2 години за изчисляване на заплатите и графици |
| IRS | Формуляри за заплати и цялата информация за заплати и придобивки | 4 години за данъци върху заетостта |
| Планове за пенсиониране | Информация за участник в плана и бенефициент | Докато планът е в сила и изплаща обезщетения |
| EEOC | Всички лични и трудови досиета | 1 година за настоящи служители или 1 година след прекратяване |
| ADEA | Записи за заплати и записи за участници в плана за обезщетения | 3 години; докато планът за обезщетения е в сила и една година след края му |
Изисквания за водене на документация на Закона за справедливите трудови стандарти
Министерството на труда налага предприятията да водят записи за заплати и друга документация на служителите, за да покажат, че спазват Закон за справедливите трудови стандарти разпоредби за минимални заплати, извънреден труд, равно заплащане и детски труд.
Записите могат да се поддържат във всякаква форма, включително електронно. За всички неосвободени служители и тези, обхванати от изискванията за минимална заплата, трябва да пазите:
- Лична информация
- Ставки на заплащане, включително заплащане за извънреден труд
- Цялата информация, използвана за изчисляване на брутното и нетното заплащане, включително удържания и удръжки.
Трябва да пазите повечето записи поне три години, но трябва да пазите някои изчисления и графици само две години.
Записите, изисквани за освободените служители, се различават от тези за неосвободените работници и се изисква специална информация за домакинствата, за служители, работещи при необичайни споразумения за заплащане, за служители, на които е осигурено жилище или други удобства, и за служители, получаващи поправителни образование. Ако някой от вашите работници попада в тези категории, консултирайте се с адвокат.
Изисквания за документите на IRS
Службата за вътрешни приходи (IRS) изисква да съхранявате всички записи за заплати за всички настоящи служители за минимум четири години за целите на данъка върху заетостта. За всички служители пазете всички формуляри, свързани със заплащането на служителите и данъците върху заплатите, включително текущия формуляр W-4 на служителя за целите на удържането.
Вашите записи трябва да включват:
- Вашият данъчен идентификационен номер на работодател (EIN)
- Суми и дати на всички плащания на заплати, анюитети и пенсии
- Суми бакшиши, докладвани ви от служители, и записи на всички разпределени бакшиши
- Справедливата пазарна стойност на изплатените заплати в натура
- Име, адреси, SSN и професии на служители и получатели
- Дати на работа за всеки служител
- Периоди, когато служителите и получателите са получавали заплащане, докато са отсъствали поради болест или нараняване и сумата и седмично размер на плащанията, направени от вас или трети страни-платци към тях (за обезщетение на работниците или застраховка за инвалидност, за пример)
- Записи за доходи на служители и възстановяване на разходи, предоставени на служителите, включително обосновка (доказателство)
- Документация за всякакви кредити, поискани от вашия бизнес (за данъчни кредити за семеен отпуск или данъчни кредити за възможност за работа)
- Документация за размера на всеки дял от работодател или служител данък социално осигуряване че си отложил и платил
Изисквания за записи на пенсионен план
Ако вашата компания има пенсионен план, трябва да съхранявате вашите книги и записи на разположение за преглед от IRS и да отговаряте на въпроси от участниците. Съхранявайте тези записи, докато не бъдат изплатени всички обезщетения и изтече достатъчно време, за да не бъде одитиран планът. Тъй като пенсионните планове може да изплащат обезщетения в продължение на десетилетия, ще трябва да пазите всички записи за неопределено време.
Освен всички планови документи, за всеки участник и бенефициент пазете:
- Салда по сметки
- Вноски и доходи
- Документи и информация за заема
- Данни за компенсация
- Изявления и записи на участниците
Изисквания за водене на записи на EEOC и ADEA
Комисията за равни възможности за заетост (EEOC) изисква от работодателите да пазят всички лични и трудови досиета за една година. Ако служител бъде уволнен или съкратен, неговите записи трябва да се съхраняват една година от датата на прекратяването.
Законът за възрастовата дискриминация при наемане на работа (ADEA) изисква от работодателите да съхраняват записи за заплати в продължение на три години. Ако вашата компания има план за доходи, трябва да съхранявате записи на участниците в плана и файлове на писмени системи за старшинство или заслуги, докато планът е в сила и най-късно една година след края му.
Други формуляри за заплати, които трябва да пазите
В допълнение към записите за заплати, трябва да съхранявате няколко други документа за всеки служител.
- Копие от всеки формуляр, на който служител е разрешил удръжки от заплати, включително обезщетения и специални удръжки като United Way или вноски в пенсионен план. Трябва да имате документирано писмено съгласие за всяко приспадане от заплатата на служител с изключение на данъците FICA и гарнитури.
- Копие от оригиналния формуляр за кандидатстване на служителя и всички подкрепящи документи като автобиография или преписи.
Ако сте объркани относно това кои записи да съхранявате и за колко време, най-добре е да съхранявате всяка ведомост за заплати и записи на персонала за всички служители и служители, уволнени, възможно най-дълго. Някои записи, като документи за пенсионни планове, трябва да се съхраняват за неопределено време.
