Шаблон за протоколи от заседания на борда – и съвети за протоколи

Всички щати изискват корпорациите да водят и разпространяват протоколи от срещите и всички щати изискват бордовете на директорите да водят протоколи от срещите. Но няма конкретни правила за това какво да се включи в протоколите от заседанията на борда и как да се вземат тези протоколи. Ето някои съвети как да направите живота на вашия корпоративен борд по-труден, включително съвети за виртуални срещи.

Защо да пазите протоколи от заседанията на корпоративния борд

Всъщност има няколко причини да вземете и записвате протоколи от вашите корпоративни срещи.

За правни цели. Първата и най-важна причина да водите протоколи от срещи е да имате запис на това, което сте решили, в случай че протоколите бъдат изискани от съда по време на съдебно дело.

За целите на отговорността. Членовете на съвета са в позиция на доверие. Защитата на членовете на борда от отговорност се нарича корпоративен воал, защото поддържа правна бариера между борда и бизнеса. Членовете на борда вземат решения относно парите, инвестирани от корпоративните акционери, и те трябва да бъдат способни да докажат, че са действали разумно, в най-добрия интерес на корпорацията и без конфликти интерес. Протоколите помагат на членовете на борда да избегнат лична отговорност за своите действия.

Какво един борд прави – и какво не – прави

Корпоративният съвет взема решения относно цялостната политика за бизнеса или организацията. Ежедневните решения се вземат от ръководителите на корпорацията въз основа на тази политика. Понякога бордовете прекаляват и се опитват да вземат решения, които е най-добре да оставят на ръководството.

Приемете дневен ред преди срещата

Дневният ред на срещата изброява темите, които трябва да бъдат обсъдени и одобрени по време на срещата. Наличието на конкретен дневен ред не само прави срещата по-гладка, но позволява на борда (и всеки, който чете протокола по-късно) да разбере относителната важност на всяка точка от дневния ред. Президентът обикновено представя предложен дневен ред в началото на срещата и бордът го приема, след като направи промени.

Вашият дневен ред на борда трябва да включва специфики за всяка от тези области, които ще бъдат обсъдени, гласувани от членовете на борда:

• Дневен ред за одобрение (бордът може да одобри допълнение)
• Протокол от последното заседание за одобрение
• Доклади от ръководители и комисии
• Стар бизнес (пренесен от предишна среща)
• Нов бизнес
• Коментари и съобщения
• Отлагане (с време)
• Определена дата за следващата среща.

Важни части от протокола от заседанието на борда

Образецът за протокол от заседание на борда трябва да включва:

Какъв тип среща на борда — редовна, специална или годишна (всички щати изискват корпорациите да имат годишна среща). Ако презентациите се правят от комисии или други, включете имената и титлите на презентаторите.

Кой присъстваше, отбелязвайки директори, гости и членове на персонала и кои членове на борда не присъстваха. Имената на всеки, който закъснява или си тръгва рано, трябва да бъдат отбелязани.

Дали има кворум. Обикновено се изисква кворум от корпоративния правилник за всяко гласуване. Изискването за кворум обикновено е повече от половината от членовете. (За борд от девет члена, например, петима членове трябва да присъстват за кворум).

Какво да записвате и какво НЕ да записвате

Вероятно най-голямата грешка, която бордовете правят, е да изискват подробна информация за дискусии (понякога аргументи) и процеси. Срещите трябва да отразяват какво е направено и решено на срещата, а не кой какво е казал в дискусията.

Да приемем, че вашият борд гласува предложение за продажба на нова линия продукти. Протоколът от срещата трябва да гласи: „Предложение за добавяне на нова линия подправки. Предложението е подкрепено и одобрено, с едни и други несъгласия." Ако групата е имала дискусия, не е необходимо да казвате нищо за това.

Използване на дневен ред за съгласие, за да поддържате срещите кратки

Никой не обича дългите срещи, но има някои начини да съкратите срещата и минутите. Може да искате да спестите време за срещи на борда, като създадете дневен ред за съгласие. По принцип този дневен ред е списък с въпроси, които могат да бъдат решени бързо без обсъждане. Списъкът може да включва протоколи от предишната среща, финанси и доклади от комисиите или главния изпълнителен директор.

Опции за виртуални корпоративни срещи на борда

Можете да провеждате виртуални срещи на борда в един от няколко различни вида:

• По телефона или високоговорител, със или без интернет поддръжка
• Комбинация от членове онлайн и лично
• „Пълнофункционална“ среща с възможности за интернет, телефон, аудио, видео, текст и гласуване 

Някои съображения и въпроси, на които трябва да отговорите:

• Как могат членовете да гласуват? Ще позволите ли анонимно гласуване по телефона или SMS? Как ще работи това? Ще бъде ли достатъчно влизането?
• Как членовете ще виждат дневния ред и важните документи? Какво ще кажете за промени в документ преди гласуване? Ще трябва ли предложенията да бъдат представени в писмен вид?
• Ще бъде ли някой на разположение, за да помогне на членовете с технически проблеми и отстраняване на неизправности?
• Как ще решите кой има думата за дискусия?

Водете записи на протоколите от срещите

След всички проблеми, на които се налагате, за да поддържате добри минути за вашата корпорация, не забравяйте да съхранявате протоколите от корпоративните си срещи на сигурно и достъпно място. Настройте процес за съхраняване на протоколи в корпоративна книга с записи или „в облака“ в защитен с парола файл.

Добавете адвокат към вашия борд на директорите

Независимо дали вашата корпорация е частна, публична или с нестопанска цел, трябва да имате адвокат, който да ви съветва как да вземете корпоративни минути и да присъствате на важни срещи на борда, за да сте сигурни, че вие ​​и вашият борд сте защитени.