Мениджърите на проекти прекарват много време в създаване на планове и определяне на екипни цели. След това спонсори, заинтересовани страни и екипи прекарват много време в правене на промени в обхвата на работата и процеса на внедряване. Като ясна, лесна процес на управление на промените на място и постоянен поглед върху по-голямата картина, дори когато някои от детайлите се изместват, допринася много за поддържането на напредъка на проекта и ви позволява да запазите хладнокръвие.
Приемете, че промяната се случва
Промените се случват почти във всяка точка на жизнен цикъл на управление на проекта. Признаването, че промените са неизбежни — всъщност често са полезни — части от процеса позволява на най-добрите ръководители на проекти да възприемат по-гъвкави подходи към планирането и изпълнението. Наличието на стратегии за ефективно справяне с промените, когато настъпят, е най-бързият начин за запазване окото на всички е насочено към наградата, дори в лицето на това, което понякога може да изглежда постоянни промени посока.
Дефиниран, структуриран процес за управление на промените е вашият наръчник за изпълнение; вашата стратегия "библия". Той ще определи за вас как най-добре да отговорите като лидер на предложения - дори изисквания - за промяна в процеса на развитие. Това ще ви помогне да навигирате, елегантно и с увереност, понякога спорни пейзажи на сътрудничество към постигането на крайните цели на всички страни.
Процесът на управление на промените
Процесът на управление на промените изглежда така:
- Получаване на заявка/искане за промяна в процеса на проекта
- Оценете искането/търсенето за промяна с фокус върху бюджета на проекта по отношение на:
- материали
- всякакви съответни изисквания за разрешително
- човеко часове
- загубено/спечелено време
- Подгответе и представете на акционерите/лицето за връзка в проекта вашите препоръки за това как да процедирате по отношение на искането(ята)
- Получете одобрение на решението на акционера или отказ, за да продължите
Нека да разгледаме всяка от тези стъпки последователно:
Получаване на заявка/искане за промяна в процеса на проекта
Ще получите заявка за промяна на проекта по стотици различни начини: на среща, по имейл, по телефона, в коридора, когато бързате да излезете от офиса вечер. В идеалния случай ще получите информацията във формуляр за заявка за промяна, но трябва да знаете, че в реалния живот много важни заинтересованите страни смятат, че попълването на този вид документи е работа на ръководителя на проекта - и във вашата компания може бъда.
Шаблонът за заявка за промяна на проект (повече за това след минута) трябва точно и кратко да обхваща всички подробности на заявката, колкото и неофициално да пристигнат при вас. След като почувствате, че всички подробности са точно записани, пуснете формуляра покрай инициатора, за да проверите дали всички точки са разгледани напълно.
Не забравяйте, че промените може да са и свързани с тренировка. Не винаги приемайте, че промените ще са свързани с влагането на работа. Процесът е един и същ, независимо дали увеличавате или намалявате обхвата на проекта.
Извършете оценка на промяната
Разгледайте заявката за промяна в детайли. Ще оцените въздействието върху:
- График
- Документация
- Свършена досега работа и работа, която предстои да бъде свършена
- Бюджет
- Мерки за качество
- Обхват
- Наличност на ресурси
Например, промяната на софтуера може да бъде изчислена за пет дни. Това не просто ще добави пет дни към графика, защото ще изхвърли друга задача и ще я премести във времева рамка, когато ключовият ресурс е на почивка. Тази задача също ще трябва да бъде преместена, така че като цяло тази промяна ще добави осем дни към графика. Това би струвало 5 000 $, а допълнителните осем дни ни тласкат към още един месец с договора за доставчик, така че има разходи, които трябва да вземем предвид и там. Качеството остава същото, но обхватът се променя, за да се включи новата промяна. Цялата съответна документация ще трябва да бъде актуализирана, включително планът на проекта и наръчници за обучение, които вече са започнати.
Така че в голямата картина една проста петдневна промяна има огромен ефект. Важно е да вземете предвид всички съответни фактори, преди да вземете решение за внедряване, тъй като наличието на пълна картина може да промени резултата.
Подгответе и представете препоръки
Въоръжени с разбиране на пълното въздействие на исканата промяна или промени, представете вашите препоръки относно жизнеспособността на промяната.
В някои случаи промените няма да бъдат приложени, защото възприеманата полза ще бъде по-малка от цената. В други случаи може да се намери достатъчно полза за компенсиране на разходите за извършване на допълнителната работа. Други случаи все пак ще докажат, че промените са неизбежни и извън вашия контрол, независимо от отрицателните ефект, произтичащ от регулаторни проблеми или проблеми със съответствието, или вътрешни проблеми като организационни преструктуриране.
Решението
За малки промени, които попадат в лимита ви за оторизация, решението дали да приемете или отхвърлите промените остава на вас (с правилния принос от екипа). Всичко по-голямо трябва да бъде одобрено от спонсора на проекта или борда на проекта. Условията за това какво попада в коя категория обикновено са ясно посочени в началото на всеки проект.
Независимо от резултата е важно всички участници в процеса да бъдат информирани. Отчуждаването на членовете на екипа във всеки момент от разработката може да струва целостта на целия проект, както и всяко бъдещо сътрудничество.
Инструменти за управление на промените
Бяха разработени редица инструменти за управление на промените, за да направят този процес по-лесен и по-рационализиран. В центъра на всеки инструментариум за управление на промените трябва да бъде:
- Контролен списък или карта на процеса, превеждащи заинтересованите страни през правилните стъпки за внасяне на промяна в обхвата на проекта
- Формуляр за заявка за промяна на шаблон (Забележка: Ако вашите проекти работят онлайн от автоматизиран работен процес, страхотна идея е този формуляр да бъде включен в списъка ви с документи)
Разработване на формуляр за заявка за промяна на проект
Формулярът за искане за промяна на проекта трябва да включва:
- Името на лицето, което иска промяната („заявителят“).
- Уникален идентификатор, като номер на промяна (можете да добавите това към себе си по-късно, тъй като е малко вероятно някой от хората, повдигащи заявката и използващи формуляра, да знае какво да въведе тук).
- Описание на предложената промяна с възможно най-много подробности.
- Категорията на промяната. В идеалния случай заявителите трябва да могат да избират от предварително попълнена категория за този раздел, така че да трябва само да маркират квадратчето. Това е добро място да отбележите дали искането за промяна е свързано с регулиране или вътрешно съответствие - ако е (наистина), можете да заобиколите много от стъпките за планиране и оценка и просто да продължите с то.
- „Защо“ на промяната. Какво е основанието за прилагането му? Защо заявителят го иска?
- Потенциално въздействие на предложената промяна върху различни елементи на проекта, включително време, цена, качество и обхват. Заявителят може да не разполага с всички подробности, така че може да се нуждае от вашата помощ за попълване на тези празни полета през стъпката за оценка на промяната. Минимумът, който търсите в този момент, е изясняване дали може да увеличи, намали или промени съществуващите параметри на проекта.
Формулярите за заявка за промяна трябва да бъдат закръглени с място за подробности, които да попълните, докато промяната се обсъжда допълнително. Шаблонът трябва също да включва място за:
- Промяна на решението: Приемане, Отхвърляне или Отлагане
- Името на лицето, което взема решението (или групата), плюс датата, на която е взето решението, и всякакви допълнителни коментари.
Промени и управление на обхвата на проекта
Управление на обхвата на проекта е процесът, който филтрира и прецизира разграниченията между това, което е необходимо за успешното изпълнение на даден проект, и това, което не е. Когато се получат заявки за промяна на проекта, е необходимо да се обмисли как тези промени могат да повлияят на проекта като цяло. Вашият процес на управление на промените ви помага да прецизирате и дефинирате в контекста защо дадена промяна е или не е практична или необходима.
Ръководство към сборника от знания за управление на проекти (Ръководство PMBOK) – шесто изданиеСтрува си да се спомене управлението на промените в проекти за покритие, тъй като не е толкова интуитивно, колкото си мислите. „Ръководството за PMBOK“ включва отлични насоки за начинаещи под формата на процес, наречен „Обхват на контрола“ в раздела за управление на обхвата на проекта. Процесът на управление на промените в проектите обаче трябва да се управлява по по-интегриран начин и това е отразено в текста. Потребителите на "PMBOK Guide" също трябва да се позовават на Извършване на интегриран контрол на промените процес, тъй като показва ясно как всичко се свързва в по-големия пейзаж.
За целите на ставайки PMP, важно е да разберете как „Ръководството за PMBOK“ обхваща управлението на промените, тъй като то ще бъде част от вашия изпит. Но имайте предвид, че процесът на управление на промените, който всъщност ще използвате в проекти, трябва да бъде интегриран, лесен за следване и практичен.
Водене на вашия екип през процеса на промяна
Екипът на проекта е от решаващо значение за успеха на всеки проект, така че помага той да бъде активно ангажиран при управлението на промените в процеса.
Ето пет начина, по които можете да помогнете на вашия екип бързо да се справи с процеса на управление на промените в проекта:
1. Бъдете отворени за промените. Уведомете екипа си, че се очакват промени в проектите.
2. Бъдете открити относно процеса. Обсъжданият тук процес на управление на промяната не идва естествено за всеки. Повечето членове на екипа няма да знаят какво се очаква от тях, докато не бъдат посъветвани. Организирайте брифинг, за да преминете през процеса с тях и уведомете всеки каква е ролята му в изпълнението му.
3. Направи го лесно. Промяната на проекта често е в най-добрия случай контролиран хаос. Стъпките, които предприемате, за да го навигирате успешно определете своята смелост като ръководител на проекти. Вашият екип може да сметне промените за обезпокоителни – особено големи или такива, отменящи решения, за които отдавна се е смятало, че са решени, и препятствия, смятани за отдавна преодоляни. Графикът е грешен, бюджетът може да е различен, изискванията със сигурност са различни.
Вашият екип очаква от вас насоки и стабилизация. Направете процеса възможно най-лесен за тях.
4. Бъдете там, за да помогнете. Нов начин на работа отнема време за успешна интеграция. Ако преди това сте управлявали промяната на проекта по неформален начин (или не изобщо), тогава промяната към официален процес може да отнеме известно време, за да стане „начинът, по който правим нещата тук“. Уведомете екипа, че сте там, за да им помогнете, ако трябва да пропуснат нещо покрай вас.
5. Не се страхувайте да кажете „не“. Не всички промени са разумни предложения. Уведомете екипа си, че ако смятат, че промяната не е правилното нещо за проекта в този момент, вие ще застанете зад тях в този разговор с заявителя на промяна.
Неуспехът да управлявате промените ефективно е главният сред начините, по които даден проект може да бъде напълно провален, така че внимавайте. Въоръжени с правилната информация и процеси, промените в проекта могат да се извършват по контролиран, интелигентен и полезен начин за всички участници.
