Въпреки че един прост списък със задачи може да е достатъчен за изпълнение на малки проекти около къщата, когато става дума за управление на проекти, обикновено е необходим по-подробен план за действие. Един от най-популярните и практични начини за управление на времето за всички задачи на a проект е да използвате диаграма на Гант.
Какво е диаграма на Гант?
Диаграмата на Гант е диаграма, която показва всички различни подзадачи на проект и как те се свързват една с друга във времето.
Диаграмата на Гант показва всички задачи, които трябва да бъдат изпълнени, времето, за което се очаква всяка задача вземете, времевите рамки, в които отделните задачи трябва да бъдат изпълнени, и връзката между различните задачи. По този начин всичко става направено по график, и никога не губите време в чакане да бъде завършена задача, която вече трябва да е свършена.
Какви са частите на диаграмата на Гант?
Диаграмите на Гант се състоят от девет компонента.
-
Дати. Един от основните компоненти на диаграмата на Гант, датите позволяват на ръководителите на проекти да видят не само кога целият проект ще започне и завърши, но и кога ще се изпълни всяка задача. Те се показват в горната част на диаграмата.
- Задачи. Големите проекти винаги се състоят от голям брой подзадачи. Диаграмата на Гант помага на ръководителите на проекти да следят всички подзадачи в проекта, така че нищо да не бъде забравено или отложено. Задачите са изброени отляво.
- Барове. След като подзадачите са изброени, се използват ленти за показване на времевата рамка, в която всяка задача трябва да бъде изпълнена. Това помага да се гарантира, че всяка подзадача се изпълнява по график, така че целият проект да бъде завършен навреме.
- Важни етапи. Основните етапи са тези задачи, които са инструмент за завършването и успеха на проекта. За разлика от незначителните детайли, които също трябва да бъдат направени, завършването на крайъгълен камък предлага чувство на удовлетворение и движение напред. На диаграма на Гант етапите се показват като диаманти (или, понякога, различна форма) в края на определена лента на задачите.
- Стрелки. Докато някои от вашите задачи могат да бъдат изпълнени по всяко време, други трябва да бъдат изпълнени преди или след като друга подзадача може да започне или приключи. Тези зависимости са обозначени с малки стрелки между лентите на задачите на диаграма на Гант.
- Ленти със задачи. Въпреки че много подзадачи могат да бъдат изпълнени сравнително бързо, ще има много моменти, когато ще искате да видите с един поглед как точно се развива вашият проект. Напредъкът се показва чрез засенчване на лентите на задачите, за да представи частта от всяка задача, която вече е завършена.
- Маркер за вертикална линия. Друг начин да наблюдавате напредъка на вашия проект, маркер с вертикална линия показва текущата дата на графиката. Помага ви да управлявате времето си ефективно, тъй като можете да видите с един поглед колко ви остава да направите и дали сте на път да завършите проекта навреме.
- ID на задачата. В днешния забързан бизнес свят вероятно имате няколко задачи, които се изпълняват едновременно. Включването на идентификатора на задачата в диаграмата на Гант помага на всички участници бързо да идентифицират задачата, за която говорите.
- Ресурси. Въпреки че не всяка диаграма на Гант изброява имената на хората, които ще работят по нея, ако вашият проект ще бъде такъв изпълнени от редица хора, изброяването на имена и задачите, които са им възложени, може да бъде невероятно полезно. Идентифицирането и присвояването на ресурси за всяка задача ви помага ефективно да управлявате хора, инструменти и умения, за да завършите всеки проект навреме.
Инструменти за управление на проекти и диаграми на Гант
Когато диаграмите на Гант бяха първоначално разработени, те бяха написани на ръка, което правеше промяната или актуализирането на диаграмата трудоемка. За щастие, с днешния софтуер за управление на проекти ръководителите на проекти могат лесно да добавят, изваждат и променят задачи, без да е необходимо да коригират цялата диаграма на ръка.
Има много популярни инструменти и софтуер за управление на проекти, които използват диаграми на Гант или структури на задачи. Те могат да се използват за вашите бизнес, лични нужди и нужди за кариерно развитие.
Когато управлявате проект, трябва да се уверите, че всички отделни задачи са изпълнени своевременно и ефективно. Диаграмата на Гант ще ви помогне да направите точно това.
