9 умения за улесняване на срещи, които мениджърите да практикуват

Срещите могат да бъдат или възможности за споделяне на идеи, обсъждане на предизвикателства и определяне на планове за действие, или могат да завършат като непродуктивно губене на време. За жалост, мениджърите често са с най-голям принос до дисфункция на процеса на среща. Имате нужда от умения, за да провеждате срещи правилно.

Укрепване на вашите умения за улесняване на срещи

По дефиниция улесняването означава „Да направиш по-лесно или по-малко трудно; помогнете напред.” За да може мениджърът да улесни среща (вместо да я проведе), той трябва да е готов да се откаже от властта си и да бъде отворен за различни резултати и подходи.

Къде мениджърите грешат със срещите

Много мениджъри смятат, че знаят как да „проведат“ среща. Те определят дневния ред, водят всички разговори и вземат всички решения. Въпреки че това може да изглежда лесно и ефективно за мениджърите, често е загуба на време на хората и не се възползва от творческия потенциал на екипа.

Всъщност има обратен ефект, тъй като служителите са склонни да се оттеглят, подчинявайки се на мениджъра, който иска да отговаря.

Тези идеи за мениджъри на всички нива ще засилят техните умения за улесняване на срещи в подкрепа на подобряването на продуктивността на срещите.

Мениджърите с умения, необходими за фасилитиране на срещи

Правилно улесняването на срещата включва получаване на всички на срещата участва в идентифицирането и решаването на проблеми. Екипите почти винаги ще разработват по-добри, по-креативни решения, отколкото всеки мениджър би могъл сам. Освен това е по-вероятно екипите да подкрепят внедряването на решенията, за чието създаване са помогнали. Можете да разделите тези умения за улесняване на срещи в три различни категории:

1. Планиране на среща
2. Провеждане на среща
3. Разрешаване на проблеми със срещи

Как да планирате среща

Преди да започнете каквато и да е среща имате нужда от дневен ред. За съвместна среща поканете присъстващите на срещата, за да ви кажат какви проблеми трябва да разреши екипът или какви промени трябва да преследва екипът. Уверете се, че темите са такива, които позволяват групово участие. Фасилитирането на среща е различно от представянето на информация на среща.

1. Активиране на групово участие

Уверете се, че отделяте достатъчно време за групово участие и че не се опитвате да разрешите твърде много проблеми за кратък период от време. Твърде многото време обаче може също да доведе до безкраен цикъл от „ами какво ще кажете за...“ Уверете се, че вашият дневен ред отговаря на времето, определено за срещата. Необходимите умения включват тези.

• Умения за групово фасилитиране
• Планиране на срещи
• Разрешаване на проблем
• Вземане на решение
• Развитие на дневния ред

2. Уверете се, че осигурявате подходяща логистика

Изберете внимателно мястото и часа на срещата си. Ако се опитате да натъпчете 15 души в конферентна зала с шест стола, срещата ще бъде катастрофа. Когато хората се чувстват неудобно, не могат да се виждат, не чуват или са гладни, резултатите от срещата ще пострадат.

Научете как да използвате логистиката като начин за насърчаване на голямо участие и премахване на бариерите. Трябва да планирате всичко това предварително. Изпращането на някого по средата на срещата да поръча сандвичи прави срещата ви по-малко ефективна. Логистичното планиране включва тези умения.

• Логистично планиране и опит
• Вземане на решение
• Внимателно отчитане на нуждите на другите

3. Записване на протокола от заседанието

Последната критична част от планирането на среща е протоколът от срещата. Кой ще ги вземе? Кой ще ги раздава? Ако нямате определено административно лице, помислете дали да не го направите сами или разпределете отговорността между членовете на екипа. Ако Джейн записа минутите миналата седмица, тази седмица е ред на Джон. Ако използвате бяла дъска или флипчарт за събиране на идеи, дайте на човека да пише достатъчно време, за да ги документира правилно.

• Умения за водене на бележки
• Уместност на документацията 
• Разбиране на разнообразието и приобщаването

Как да проведем среща

Със своя солиден дневен ред, добро местоположение и подходящи освежителни напитки сте готови за вашата среща. За да направите срещата си страхотна работна среща (а не просто изхвърляне на информация), ще трябва да демонстрирате подходящи умения за фасилитиране на среща.

За да направите това, трябва да се съсредоточите върху тези три компонента на улесняването на срещата.

1. Задавайте въпроси

Страхотните въпроси стимулират страхотна дискусия. Статията, "70 страхотни коучинг въпроса с помощта на модела GROW,“ предлага някои изключителни подсказки за дискусия.

•  Задавайте въпроси, за да получите допълнителна информация
• Задавайте въпроси, за да научите за различни гледни точки
• Задавайте въпроси, за да отбележите областите на съгласие и несъгласие
• Задавайте въпроси, за да потвърдите, че наистина чувате какво точно допринасят членовете на екипа
• Задавайте въпроси, за да се уверите в това вие споделяте смисъл с членове на екипа

2. Демонстрирайте активно слушане

Активното слушане ви позволява да наистина и дълбоко знам че вие ​​и лицето вие слушате, за да споделите смисъл и са стигнали до задълбочено разбиране на позициите на другия. Когато перифразирате, проверявате за разбиране и задавате допълнителни въпроси, това насърчава повече участие и поддържа дискусията да тече.

• Правете кимане с глава и други подходящи жестове, за да покажете разбиране
• Повторете това, което сте чули, на другата страна, за да знаете, че споделяте смисъла
• Задавайте въпроси, за да изясните всичко, за което не сте сигурни
• Задавайте допълнителни въпроси, за да разширите допълнително разбирането си
• Използвайте думи като „а-ха“, „да, разбирам“ и други подобни, за да покажете разбиране

3. Водете подходяща сесия за мозъчна атака

Повечето хора си мислят, че вече са знаят как да правят мозъчна атака. Те обаче обикновено не го правят. В твърде много ситуации ефективността на мозъчната атака се намалява от лошо управление на процеса, силен социален или политически натиск и лоши умения за фасилитиране. Много хора никога не са изпитали истински силата на добре проведената мозъчна атака.

• Практикувайте ефективни умения за фасилитиране
• Управлявайте въвеждането на идеи от участниците
• Уверете се, че всички участници имат еднаква възможност да говорят
• Управлявайте конкуриращи се разговори и хора, които си говорят помежду си
• Измислете ефективен начин да стесните обмислените избори до управляем брой
• Разрешете всички възникнали конфликти

Как да решаваме проблеми по време на среща

Вторият тип среща изисква различни умения за фасилитиране на срещата. Няма да е необходимо да се срещате, ако всички вече са съгласни с решението. Събирате се, за да споделяте информация и да разработвате отговори, а това означава, че ще трябва да обедините хората. Ето уменията, от които се нуждаете.

1. Умения за постигане на консенсус

Консенсусът не означава, че всички трябва да са съгласни с дадено решение. Това означава, че всеки е имал възможност да сподели своите гледни точки (потенциално чрез мозъчна атака) и да предложи идеи. След това ключът към консенсуса е, че всички членове на екипа са съгласни да подкрепят посоката, дори ако това не е техният първоначален избор.

• Правилното фасилитиране на срещата ще насочи групата от споделяне на идеи до разработване на ефективно решение.
• Постигането на консенсус отнема повече време, но обикновено ще спечели по-голяма подкрепа от групата като цяло. Не забравяйте обаче, че консенсусът не е крайната цел.
• Ефективното решение за разглеждания проблем е най-важният въпрос.

2. Умения за разрешаване на конфликти

Винаги, когато има стая, пълна с хора, участващи в решаването на проблем, конфликтът е неизбежен. Всъщност конфликтът около задачата или проблема се разглежда от екипните изследователи като част от процеса за ефективно вземане на решения. Един мениджър трябва да се научи как да впрегнете силата на конфликта по положителен начин.

• Управлявайте дискусията, за да изслушате всички гледни точки
• Водете дискусията, за да идентифицирате областите на съгласие и несъгласие
• Използвайте умения за фасилитиране, за да накарате определени участници да се почувстват чути

3. Умения за невербална комуникация

Докато изследователите спорят за точните проценти, повечето биха се съгласили, че повече от 50% от комуникацията е невербална.

• Мениджърът трябва да може да разчита тона и езика на тялото на групата, за да оцени тяхното ниво на ангажираност, откровеност и ангажираност.
• Вашето разбиране на невербалната комуникация може да ви помогне да видите кога има истинско съгласие срещу устно съгласие само за приключване на срещата.
• Бъдете наясно с езика на тялото като начин да изпитате цялостния комуникационен глас на индивид или екип.