Надзорните органи издават устно предупреждение, когато лошото представяне на служител изисква дисциплинарно действие, което е по-тежко от съветването и коучинг. Целта му е да привлече вниманието на служителя, когато нормалните управленски дискусии, срещи и предложения не са успели да имат благоприятен ефект.
Документиране на устно предупреждение
Устното предупреждение е документирано от ръководителя в техните неофициални бележки относно положените усилия, за да помогнат на служителя да се подобри.
Ако устното предупреждение не е документирано, с подпис на служителя, че го е получил, то може и да не съществува.
Устното предупреждение би било трудно да се докаже по време на потенциални предупреждения за прогресивна дисциплина или бъдещи съдебни спорове. Но има и друго предимство: служителите също така са склонни да приемат присърце всяка документирана критика към тяхното представяне.
Тази устна предупредителна документация е включена към всяка друга писмена документация които ръководителят поддържа - като цели на служителите, напредък, резервна информация за служителите
Тези бележки не са част от личното досие на служителя; те са частна надзорна документация за работата на служителя. Ако работата на служителя в крайна сметка изисква прекратяване, устната предупредителна документация може да се окаже в личното досие на служителя като резервно копие за доказване на формално прогресивно дисциплинарно наказание действие.
Изпълнение, което изисква устно предупреждение
Няколко вида поведение могат да накарат мениджър да поиска да използва устно предупреждение. Често срещаните включват време, прекарано на работа или липса на такова: служител постоянно закъснява за работа, напуска работа по-рано или не работи необходимия брой часове.
Други проблеми с производителността:
- Служителят не успява да изпълни задачите навреме поради отлагане и лошо планиране.
- Служителят взаимодейства негативно с колеги или клиенти.
- Без причина служителят не успява да събере важна резервна информация и изследвания, необходими за адекватно проучване и представяне на решения на проблем или процес, който се нуждае от подобрение.
- Служителят говори лекомислено и злобно на шефа.
Стъпки след устното предупреждение
Устното предупреждение обикновено е последвано, в процедурите за дисциплинарни действия, от писмено устно предупреждение, което започва документирането на дисциплинарното действие в лично досие. Писменото устно предупреждение дава началото на документацията, необходима на организацията уволни служител.
След това, ако работата на даден служител не успее да се подобри по време на серия от стъпки за дисциплинарно наказание, работодателят е документирал законно предприетите стъпки, за да помогне на служителя да подобри и запази работата си през целия процес. Работодателят също е показал, че е предприел необходимите действия, за да помогне на служител да се подобри и че последващите дисциплинарни действия не са произволни.
Докато стъпките в дисциплинарните действия, включително устно предупреждение, се различават от компания до компания - и дори в рамките на една компания, в зависимост от естеството на неизпълнението - устното предупреждение е отрицателно събитие. Изпълнението на служителя е на ниво, което работодателят определя, че изисква дисциплинарни мерки.
В съответствие с политиката за дисциплинарни действия, описана в наръчник на служителя, устното предупреждение може да бъде първата, последната или единствената необходима стъпка преди прекратяване на трудовото правоотношение, в зависимост от тежестта на неизпълнението или ускоряващото събитие. Поради тази причина наръчниците на служителите трябва да останат неясни по отношение на това дали винаги се следва формално прогресивно дисциплинарно действие.
Ако работодателят има възможност да освободи служителя от работа много по-рано, това обикновено е предимство. Не искате служител да се мотае наоколо, ако оказва влияние върху работата и морала на другите служители или ако активно пречи на напредъка на работното място.
