Кой е най-добрият начин да напишеш писмо? Хартиените писма все още ли работят или имейлът е по-добър вариант? Няма един най-добър начин за комуникация. В някои случаи има смисъл да общувате по имейл, в други случаи може да се наложи да изпратите традиционни напечатани, отпечатани и подписани писма.
Кое ще изберете зависи от това с кого общувате и целта на вашата кореспонденция.
Имейлът е по-бърз и лесен, но някои имейл съобщения никога не се отварят и в зависимост от това кой сте пишете на и защо пишете, може да се наложи да изпратите написано и подписано писмо или дори да го качите на линия.
Типът съобщение, което избирате, зависи от това с кого комуникирате и от целта на кореспонденцията ви.
Професионални указания за писане на писма и имейли
Ето насоки за писане на писма и имейл съобщения, включително как да пишете, форматирате и коригирате вашите писма, с примери за различни видове бизнес писма.
Какво да включите в писмо или имейл
Независимо от това как общувате, добре написаните писма включват няколко раздела. Какво ще включите във всеки раздел и как ще бъде форматиран документът ще зависи от това дали изпращате написано писмо или имейл съобщение.
Това ръководство за писане на писма включва какво трябва да бъде изброено във всяка част от писмото, как да адресирате и подписвате напечатани и имейл съобщения, формати и оформления на писмата, както и примери и шаблони.
Части от писмо
- Информация за връзка
- Поздрав (поздрав)
- Тяло на писмото
- Затваряне
- Подпис
Информация за връзка
Начинът, по който включвате вашата информация за контакт, ще бъде различен в зависимост от това как изпращате писмото си. Когато изпратите имейл съобщение, вашата информация за контакт ще бъде в края на съобщението, вместо в горната част на страницата.
Примери за поздрави
Поздравът е поздравителният раздел на вашето писмо. Ето списък с примери за поздрави с писма, които работят добре за професионална кореспонденция.
Тяло на писмото
Основната част на вашето писмо ще включва няколко параграфа.
- Първият параграф трябва да включва въведение и кратко обяснение на причината да пишете.
- Вторият параграф (и всички следващи параграфи) трябва да обяснят допълнително причините ви да пишете.
- Последният параграф трябва или да изисква действие от читателя, ако искате нещо, или да посочва как ще продължите.
Уверете се, че целта на вашето писмо е ясна. Читателят ще трябва да знае какво питате и как може да ви помогне. Или, ако предлагате услуги или помощ, какво можете да предоставите на читателя.
Затваряне
Писмото се затваря с термин като „С най-добри пожелания“ или „Искрено“, последван от запетая, след това от вашия подпис, ако изпращате написано писмо. Ако изпращате имейл съобщение, просто въведете името си след затварянето. Ето списък с примери за затваряне на писма, които са подходящи за кореспонденция, свързана с бизнес и работа.
Подпис
Последният щрих на вашето писмо е вашият подпис, който в имейл съобщение ще включва вашата информация за контакт.
- Как да подпиша писмо
- Как да настроите имейл подпис
Как да адресирате писмо
Важно е да се обърнете официално към лицето, на което пишете, освен ако не го познавате много добре. Ето как да адресирате писмо, включително обща информация, която можете да използвате, ако нямате лице за контакт във фирмата.
Форматиране на вашата кореспонденция
Сега, след като разполагате с цялата информация, която трябва да включите, прегледайте стандартния формат, който да използвате за писма и имейл съобщения:
- Формат на писмото
- Формат на имейл съобщение
Насоки за писане на писма
Следващата стъпка е да излъскате писмото си, така че да има достатъчно място между абзаците и горната и долната част на страницата. Вие също ще искате да изберете четлив, професионален стил и размер на шрифта. Това, което казвате, ще зависи от причината, поради която пишете, така че не забравяйте да пригодите писмото си така, че да отговаря на вашата лична и професионална ситуация.
Ето ръководства стъпка по стъпка за писане на различни видове писма, включително полета на страници, шрифтове, интервали и подробности за това какво да включите, заедно с примери за всеки.
- Как да напишем мотивационно писмо
- Как да напишем писмо за кандидатстване за работа
- Как да напишем референтно писмо
- Как да напишем писмо за напускане
- Как да напиша благодарствено писмо
- Насоки за съобщения и покани на LinkedIn
- Указания за професионални имейл съобщения
Примери и шаблони
Използването на шаблон е чудесен начин да започнете свое собствено писмо или имейл съобщение, защото започвате с основния формат. Просто попълнете информацията си в съответния раздел на писмото.
Разглеждането на примери също е полезно, защото ще получите идеи какво да кажете в собствената си кореспонденция.
Образци на писма
Примери за писма, включително бизнес писма, мотивационни писма, благодарствени писма за интервю, последващи писма, приемане на работа и писма за отказ, писма за напускане, писма с признателност, бизнес писма и още образци на писма и шаблони.
Примери за имейл съобщения
Примери за работа, търсене на работа и бизнес имейл съобщения, плюс шаблони за имейли, форматирани примери за съобщения и ред за тема, поздрави и примери за подпис.
Корекция и проверка на правописа
И накрая, преди да отпечатате или качите писмото си или да изпратите имейл съобщението си, проверете правописа, граматиката и го коригирайте. Съвет, за да се уверите, че няма грешки, е да го прочетете на глас. Може да забележите грешки, които не сте забелязали, докато го преглеждате, като просто го погледнете.
