Професионален шаблон за бизнес писмо

Бизнес писмото е професионална кореспонденция. Ако пишете мотивационно писмо, препоръчително писмо, благодарствена бележка или друга професионална кореспонденция, ще трябва да следвате официалните правила на бизнес писмо.

Следването на тези указания е важно, тъй като показва, че приемате кореспонденцията сериозно. Освен това гарантира, че получателят на писмото може да се съсредоточи върху вашето съобщение (а не върху несъответствия във форматирането, правописни грешки или други малки, но разсейващи грешки).

Преди да напишете или финализирате следващото си бизнес писмо, отделете малко време за преглед как да форматирате писмото, от избор на шрифт до стил, заедно с информация за това кои поздрави и отписвания са подходящи за използване.

Видове формати за бизнес писма

Има три основни формата, използвани в бизнес писмата:

• Формат на блока: В този стил целият текст е ляво подравнен. Пропуснете един ред между всеки раздел.
• Модифициран блоков формат: По-голямата част от съдържанието е подравнено вляво в този стил, точно както в писмото с блоков формат. Ето изключенията: за вашата информация за контакт и безплатно затваряне, отидете с таб в центъра на страницата и напишете информацията си там.
• Полублоков формат: Понякога наричан също блоков формат с отстъп, този стил е същият като модифицирания блоков формат, с изключение на това, че всеки параграф е с отстъп.

Всеки от тези стилове е приемлив за използване в бизнес писмо, но тъй като правилата за блоковия формат са толкова ясни, това може да е най-лесният вариант за избор.

Възползвайте се от тези шаблони, за да можете да се съсредоточите върху съдържанието на вашето писмо, вместо върху форматирането. Какъвто и формат да изберете, уверете се, че буквата е с един интервал и пропускайте интервал между всеки абзац и раздел.

Как да форматирате и напишете писмо

Външният вид има значение. Бизнес писмото е професионална кореспонденция, но няма да бъде възприето по този начин, ако изберете шантав шрифт или имате много правописни грешки. Ето някои насоки, които да следвате:

• Изберете подходящ шрифт и размер на шрифта. Основното тук е, че искате прост, незабележим шрифт (като Times New Roman, Calibri или Arial), който няма да се откроява. Шрифтът по подразбиране във вашата текстообработваща програма вероятно е приемлив избор.
• Избягвайте непринуден език или жаргон. Това е официално писмо, така че ще искате да използвате по-официален език.
• Предотвратете правописни и граматически грешки от корекция внимателно.
• Ако разпечатвате писмото,помислете за избор на висококачествена хартия. Каквато и хартия да изберете, сгънете внимателно писмото, преди да го поставите в плика. Ако можете, напишете адреса на получателя върху плика; ако това не е възможно, използвайте най-чистия си почерк.

Какво да включите във всеки раздел на писмото

Информация за връзка

Включете вашата информация за контакт в следния ред:

Твоето име
Вашият адрес
Град, щатски пощенски код
Вашият телефонен номер
Вашата електронна поща.

Дата: В Съединените щати форматът за изписване на датата е месец, дата и година, например, 12 май 2022 г. Не съкращавайте месеца.

Информация за контакт с получателя: Включете информацията за контакт на лицето, на което пишете. Ако нямате конкретно име, оставете го изключено.

Име
Заглавие
Компания
Адрес
Град, щатски пощенски код.

поздрав: Започнете писмото с поздрав, като например „Уважаеми“, последвано от заглавието и името. Вижте още примери за подходящи поздрави, които да използвате в бизнес писмо както и съвети какво да правите, ако нямате конкретно лице за контакт. Следвайте името на човека с двоеточие или запетая.

Уважаеми г-н/г-жо Фамилия:

Тяло на бизнес писмо

Поддържайте писмото си просто и фокусирано, така че целта му да е ясна.

• Първият параграф на вашето бизнес писмо трябва да съдържа въведение в това защо пишете.
• В следващите параграфи предоставете повече информация и подробности за вашата заявка.
• Последният абзац трябва да повтори причината, поради която пишете, и да благодари на читателя, че е прегледал молбата ви.

Поставете буквата си с един интервал и подравнете буквата си вляво. Оставете празен ред между всеки параграф.

Безплатно затваряне:

С уважение,

Подпис

Саморъчен подпис (за изпратено писмо)

Напечатан подпис.

Имейл подпис

За имейл писмо включете вашата информация за контакт в подписа си вместо в горната част на писмото:

Твоето име
Вашата електронна поща
Вашият телефонен номер

Шаблон за бизнес писмо

Това е пример за професионално бизнес писмо. Изтеглете шаблона за професионално бизнес писмо (съвместим с Google Документи и Word) или вижте по-долу за още примери.

Още шаблони и примери

Затрупани сте от всички стъпки, свързани с форматирането на бизнес кореспонденцията? Шаблонът може да помогне. Шаблони за писма на Microsoft са достъпни за безплатно изтегляне за потребители на Microsoft Word или са налични във вашата програма Word. Можете да използвате тези шаблони, за да създадете различни бизнес писма и писма за работа.

Ако не сте сигурни какво да напишете в основната част на бизнес писмо, прегледайте тези примерни писма за търсене на работа и работа за вдъхновение.