Трябва ли да напишете писмо за бизнес, професионални или трудови цели? Съдържанието и форматът на писмото, което напишете, ще зависи от обстоятелствата. Може да се наложи да напишете писмо или имейл съобщение, за да кандидатствате за работа или да се свържете с клиент. Или може би трябва да изпратите благодарствено писмо, бизнес съобщение или писмо за оставка или пенсиониране.
Независимо от причината, поради която пишете, важно е да изпращате добре написана кореспонденция, която е внимателно коригирана и редактирана.
Не сте сигурни какво да напишете или как да започнете? Вижте списък с типове писма, както и примери за всеки. Освен това прегледайте списък с елементи, които да включите във всяко бизнес писмо или имейл.
Кейти Карпел / Балансът
Какво да включите в бизнес писмо или имейл
В някои случаи какво включвате, как пишете кореспонденцията и формат на писмото ще варира. Основното професионално писмо обаче ще включва следното:
-
Тема: Ако изпращате имейл, включете ясен ред за тема, който накратко обяснява целта на вашия имейл. Например може да гласи „Тема: Поздравления за повишението ви“.
- Информация за връзка: Включете цялата си информация за контакт — пълно име, адрес, телефонен номер и имейл адрес. По този начин е лесно за лицето, с което се свързвате, да ви отговори. В писмо ще включите тази информация в горната част на страницата (след това ще последвате тази информация с датата и информацията за контакт на лицето, на което пишете). В имейл ще включите тази информация в имейл подписа си под вашето име.
- Поздрав: Включете a поздрав в началото на вашето писмо. Уверете се, че използвате подходящо име и заглавие за човека.
- Кратко въведение: След поздрава включете кратко въведение. Това може да включва кратко „Надявам се, че сте добре“ или някаква друга приятелска уводна фраза. След това се потопете направо в обяснението защо пишете.
- Основната цел на вашето писмо: Основната част от вашето писмо ще се фокусира върху причината да пишете. Когато пишете писмото, бъдете кратки. Два-три абзаца са предостатъчно.
Вашето писмо не трябва да е по-дълго от една страница. Ако е имейл, трябва да е още по-кратък.
- Ако имате допълнителна информация, която да споделите с читателя, предложете да я обсъдите по време на разговор или предоставете прикачен файл или приложение с подробностите.
- Затваряне: Завършете писмото си с a професионално закриване което изразява вашата благодарност и уважение. Завършващи думи като „С уважение“, „Най-добри“ и „Поздрави“ работят добре.
- Подпис: Ако изпращате хартиено копие на писмото, включете собственоръчния си подпис над въведеното име. Ако изпращате писмото като прикачен файл, просто включете въведеното от вас име. Когато вашият имейл е писмото, включете вашата информация за контакт под въведеното име.
Ето как да настроите и форматирате an имейл подпис което включва вашето име и информация за контакт.
Как да използвате примери за писма
Добра идея е да прегледате примери за писма и имейли, преди да напишете своя собствена кореспонденция. Примерите ви позволяват да видите какво съдържание трябва да включите в писмото си. Те също могат да ви помогнат с оформлението и формата на вашето писмо.
Въпреки че примерите, шаблоните и насоките са чудесна отправна точка за вашето писмо, винаги трябва да сте гъвкави.
Не забравяйте да отделите време, за да персонализирате вашето писмо или имейл съобщение, така че да отразява конкретната причина, поради която пишете.
Примерно съобщение за бизнес имейл
Прегледайте примерно имейл съобщение, написано като продължение на среща.
Пример за бизнес писмо по имейл
Предмет: Благодаря ви за срещата с мен
Уважаеми г-н Маркъм,
Оценявам, че отделихте време да поговорите с мен днес за ABC News Company и непрекъснато променящия се медиен свят. С наближаването на датата на завършване на факултета по журналистика XYZ съм пълен с въпроси относно наличните роли в медиите. Вашите прозрения, получени от кариерата ви в индустрията, както и вашата гледна точка за петгодишния план на ABC News Company, бяха изключително полезни.
Бях особено поразен от вашите идеи за дългосрочна журналистика, заедно с помощта (и проблемите), която социалните медии могат да осигурят на разследващите журналисти. Дадохте ми много неща за размисъл, докато се впускам в търсенето на работа. Освен това оценявам съвета ви относно портфолиото ми за писане – беше толкова любезно от ваша страна, че наистина се задълбочихте и споделихте идеите си как да го структурирате.
Очаквам с нетърпение да поддържаме връзка и ще ви уведомя как напредва търсенето ми на работа. Надявам се, че ще ме имате предвид, ако се отворят някакви роли и в ABC New Company. Благодаря ви отново, че отделихте време да се срещнем днес и за вашите обмислени бележки за моето портфолио.
На Ваше разположение,
Джеймс Фицпатрик
Имейл адрес
Телефонен номер
LinkedIn URL (по избор)
Видове писма с примери
Прегледайте този списък с писма и имейл съобщения с примери за всяка корица, включително благодарствени писма писма, писма за кандидатстване за работа, писма на служители, референтни писма и писма за препоръки, благодарствени писма и Повече ▼.
Използвайте примерите като отправна точка за вашите собствени писма, след това персонализирайте писмата си, така че да отговарят на вашите лични и професионални обстоятелства и причини за писане.
Бизнес писма
Бизнес писмото е професионална кореспонденция. Това означава, че следва определен формат и професионален, официален тон. Ще използвате този формат често по време на търсенето на работа, от мотивационни писма до благодарствени бележки.
- Бизнес писма
- Бизнес благодарствени писма
- Имейл съобщения
Писма на служителите
Дори когато имате работа, пак ще трябва да пишете професионална кореспонденция. Това е малко по-различно от ежедневните имейли относно проблеми и комуникация, свързани с работата. В този вид кореспонденция вероятно ще искате да бъдете малко по-официални и да запазите езика си — и формата на писмото — строго професионални.
- Писма на служителите
- Извинителни писма
- Довиждане Писма
- Извинително писмо със закъснение за работа
- Извинително писмо за грешка в работата
- Писмо за намаляване на заплатата
Информационни писма
Понякога ще искате да си кореспондирате с хора, за да ги уведомите за промяна в живота ви, като смяна на име или ново местоположение на офиса. Ето примери как да споделите, че сте променили името си с колеги и колеги:
- Съобщение за промяна на името - Общо
- Обява за смяна на име - моминско име
- Писмо за промяна на името - женен
Писма за кандидат за работа от работодател
Ако се занимавате с наемане на работа, ще трябва да си кореспондирате с кандидатите за работа. Понякога това ще бъде с добри новини, като насрочване на интервю или предлагане на работа. Друга кореспонденция може да изисква споделяне на по-малко положителни новини.
- Писма за отказ на кандидати
- Покани за интервю
Писма за интервю за работа за търсещи работа
Освен да изпратите благодарствена бележка след интервю, може да се наложи да изпратите и последващо писмо, за да разберете дали работодателят е близо до вземането на решение за наемане. Или, ако пропуснете интервюто изцяло, ще трябва да изпратите извинение.
- Последващи писма
- Липсва извинително писмо за интервю
Писма с предложения за работа
Чудесна новина, разбира се, е да получите предложение за работа. Но в някои ситуации може наистина да решите да отхвърлите работата. Или може да искате да направите насрещна оферта. Прегледайте тези писма, за да видите най-добрия начин да отговорите на предложение за работа, независимо дали приемате работата, отказвате я или искате да опитате да коригирате компенсационния пакет.
- Писма с насрещна оферта
- Писма с предложения за работа
Писма за търсене на работа и работа в мрежа
Процесът на търсене на работа е пълен с моменти, в които ще трябва да изпратите писмо. Може да искате например да се свържете с вашата мрежа за помощ при установяване на връзки. И, разбира се, докато кандидатствате за роли, ще трябва да напишете молба или мотивационни писма, които да придружават автобиографията ви.
- Писма за кандидатстване
- Мотивационни писма
- Писма за запитване
- Писмо за кандидатстване за работа
- Писма с искане за помощ при търсене на работа
- Мрежови писма
- Писма с предложения за стойност
Писма с препоръки и препоръки
Както кандидатите за работа, така и хората, кандидатстващи за прием в колеж или висше училище, може да се окажат в нужда от препоръка или референтно писмо. Тези писма, които могат да бъдат от учители, ръководители на работа, колеги или лични връзки, дават представа за опита, характера и личностните черти на кандидата. Ако не сте писали такъв вид писмо преди, разгледайте примери, за да видите каква информация да включите.
- Писма с академична препоръка
- Справочни писма за знаци
- Лични препоръчителни писма
- Професионални писма
- Писма с професионални препоръки
- Препоръчителни писма за работа
- Референтни писма
- Писма за препоръки
Писма за оставка и пенсиониране
Можете да споделите новини за нова позиция или пенсионирането си чрез писмо. Може да искате да изпратите една бележка на колеги и друга на клиенти.
- Писма за напускане
- Писма за пенсиониране
- Писма за нови обяви за работа
Благодарствени, признателни и поздравителни писма
Ако някой ви помогне по време на търсенето на работа или с голям проект по време на работа, добре е да покажете тази услуга в благодарствено писмо. Можете също да използвате писма, за да изпратите своите поздравления до колеги, тъй като имат големи постижения, като сключване на сделка или повишение.
- Благодарствени писма
- Поздравителни писма
- Благодарствени писма
Указания за писане на рецензионно писмо
Прегледайте тези насоки за писане на писма и имейл съобщения което ще бъде прочетено, преди да започнете писмото си.
